できませんの正しい敬語表現とは？ビジネス例文と英語表現・言い換え表現

2021 10/09

2021年10月9日

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「できません」と断らなければならない場面が、ビジネスではよく起こります。「できません」の正しい敬語表現やビジネスで使う際の例文、英語表現を解説します。角が立たないようやんわりと、上手に断る敬語表現を身につけましょう。

「できません」の正しい敬語表現とは？

「できません」という言葉は、実は「できない」の敬語です。「できません」は、「できる」という動詞と「ます」という丁寧語である助動詞と「ん」という打ち消しの助動詞が組み合わさった言葉です。丁寧語が含まれているので、正しい敬語表現ではあるのですが、ビジネスシーンで使うにはふさわしくない表現だと言えます。その理由と、ビジネスシーンにふさわしい言い換えの表現を紹介します。

「できません」も敬語表現だがビジネスでは不可

敬語表現である「できません」は、なぜビジネスシーンにふさわしくないのでしょうか。それは、「NO」を言うだけでも相手をがっかりさせるのに、その言い方として角が立つような言葉だからです。どうしてもできないことをできないということは、必要であり重要なことでもあります。しかし、ビジネス上で関係のある人や会社とは「NO」を言ったあともよい関係を続けなければなりません。そこで、相手の大きく感情を損ねるような言い方はふさわしくないのです。

「できません」の正しい敬語表現「できかねます」の意味

「できません」と同じ意味ですが少しやわらかくて丁寧な言葉が、「できかねます」です。「できかねます」も丁寧語の「ます」が含まれているので、正しい敬語表現だといえます。しかし「できる」という動詞の部分が丁寧語になっていないので、相手にはやはり「NO」のニュアンスが直接的に響くのです。お客様や目上の人など気を遣う人にはふさわしくないといえます。日常の業務でよくやりとりをする先輩社員などには使ってもよいでしょう。

「できません」の正しい敬語表現「いたしかねます」の意味

「できません」とやはり同じ意味ですが、言葉全体が丁寧に聞こえるのが「いたしかねます」という言葉です。「できる」の部分を「する」の謙譲語である「いたす」に言い換えているので、かしこまったニュアンスの「NO」になります。謙譲語は、相手よりも自分を下位にあるものとして示す働きがあるので、「いたしかねます」はビジネスシーンで「NO」を言う際に正しい敬語表現なのです。

「できません」を伝える際の正しい敬語表現と使い方・ビジネス例文｜会話編

「できません」を伝える際の正しい敬語表現「できかねます」と「いたしかねます」の使い方を、ビジネスシーンの例文で紹介します。

敬語表現「できかねます」の使い方・ビジネス例文

「できかねます」という敬語表現のほうが、「いたしかねます」という敬語表現よりもふさわしい場合もあります。「いたしかねます」では丁寧すぎて、かえって相手の感情を損ねてしまうような場合です。例えば、時々一緒に飲みに行くような間柄の先輩社員に何かの仕事を依頼されたとします。その際に変にかしこまって「いたしかねます」と答えると、先輩社員には冷たく聞こえます。次の例文のように、理由も含めて答えるとよいでしょう。

例文

先輩社員「これ、明日までにできるかな？」
自分「課長の急ぎの仕事をしているので、明日までにはできかねます。」

敬語表現「いたしかねます」の使い方・ビジネス例文

「いたしかねます」は、お客様や目上の人、日常にあまりやりとりのない部長以上のクラスの上司などに使うのにふさわしい敬語表現です。こういった自分より明らかに上の人には、「できかねます」と答えると失礼にあたりますので、「いたしかねます」と答えましょう。以下が例文です。

例文

部長「●日のイベントに〇〇部からも応援を頼みたいんだが、行けるかね？」
自分「その日は△△社に打ち合わせに行くことになっておりますので、応援はいたしかねます。」

「できません」を伝える際の正しい敬語表現と使い方・ビジネス例文｜ビジネスメール編

「できません」の正しい敬語表現「できかねます」と「いたしかねます」をビジネスメールで伝える際の使い方を、例文で紹介します。

敬語表現「できかねます」をビジネスメールで使う

「できかねます」は、日常の業務でよくやりとりをする先輩社員になら使えます。先輩社員にビジネスメールを送るのは、例えば出先で電話できないようなシーンでしょう。メールの場合は書き言葉になるので、それほど気を遣わなくてすむ先輩社員でも多少改まった言葉遣いになります。以下が例文です。

例文

先輩社員「〇〇社より、見積書を今日持ってきてもらえるかと電話がありましたが行けますか？」
自分「これから△△社も回りますので、今日持っていくのはできかねます。私から△△社に後ほどお電話します。」

敬語表現「いたしかねます」をビジネスメールで使う

「いたしかねます」は非常に丁寧な敬語表現なので、気を遣う取引先や部長以上のクラスの上司にも使えます。この場合、取引先はもちろん、部長室など自分が業務を行う部屋とは違う部屋にいる上司とも、ビジネスメールでのやりとりは日常的にあるでしょう。間違った使い方をしないよう気をつけましょう。以下が例文です。

例文

取引先社員「先日お願いした商品の仕様を変更したいのですが、可能でしょうか？」
自分「恐れ入りますが、今から仕様の変更となりますと、ご依頼の納期では納品いたしかねます。納期の延長をご検討いただくことは可能でございますか？」

「できません」の前にクッション言葉を入れる

クッション言葉とは、前章の例文で自分が送るメールの「恐れ入りますが、」といった言葉です。本題の「NO」をいきなり書く前にクッション言葉を入れると、相手のダメージが軽減されます。また、先にクッション言葉を入れて「NO」を匂わせることにより、相手に「NO」を受け止める準備をしてもらえるのです。

この言葉は、「できません」を「いたしかねます」という敬語表現に言い換えるのと同じぐらい必要なことですので、ぜひ覚えておきましょう。ビジネスメールに限らず直接「NO」を言う際にも使えます。また、どれぐらい気を遣う相手かにかかわらず、いつでも使うとよい言葉です。「NO」を言う際のクッション言葉の例は以下のとおりです。

例

大変申し訳ございませんが～
あいにくでございますが～
せっかくでございますが～

「できません」と断る際の気持ちや態度も重要

「できません」を「できかねます」や「いたしかねます」に言い換えて断る際に重要なのが、自分の気持ちや態度です。もともと、「NO」を相手に伝えるのは難しいものです。どんな気持ちや態度でのぞめばよいのか、考えてみましょう。

「できません」と断る際の気持ち

「できません」と断るのは、相手が無理なことを依頼してくるときです。「そんなのできるわけないだろう」というのが自分の本音だったとしても、その気持のままに言ったりメールを書いたりすると、本音が相手にわかってしまいます。自分にとって大切な取引先だったり上司だったりすることを念頭に、「できかねます」や「いたしかねます」と伝えましょう。