仕事で何気なく「了解しました」を使っていませんか？「了解しました」は、相手との関係性によっては失礼にあたることがあります。ここでは「了解しました」の敬語表現や、言い換え、ふさわしい利用シーン、例文などについて紹介します。
「了解しました」の意味と使い方
「了解」は、「物事の筋道、理由、意味を理解し、納得して承認すること」という意味があります。「了」は古くは「諒」を使って「諒解」としていましたが、当用漢字である「了」に書き換えられました。「了」は、おわる、あきらか、さとる、「解」は、わける、ほどく、わかる、ときあかすという意味があります。ビジネスなどでは「了解」に「しました」がつくことによって、要求や指示、申し出などに対して「わかりました」という承認や承諾の意味で使われることがほとんどです。「15時からのチームミーティング、了解しました」「○○を△△に修正ですね、了解しました」などのように使われます。
「了解しました」はビジネスでは使い分ける必要がある
「了解しました」は、「はい」や「わかりました」の代わりに使える一見便利な言葉に思えますが、使い方や使う相手を間違えると失礼に当たることがあります。特に、気をつけたいのはビジネスシーンでの利用。相手がどう受け取るのか理解しておきましょう。
敬語は、尊敬語、謙譲語、丁寧語に分類されます。尊敬語は、上司や先輩、年長者などを敬う言葉遣いです。謙譲語は、自分をへりくだった表現で相手を敬うときに使われます。丁寧語は、「です、ます」を使った丁寧な言葉です。このうち、「了解しました」は丁寧語にあたります。ちなみに「了解です」も「です」がついているため丁寧語の範疇ではありますが、「了解しました」より軽くカジュアルなイメージをもつ人が多いのではないでしょうか。
目上に使うと失礼に当たるため注意
了解にはさらに、容認や許可といった意味もあります。これらの言葉からは、目上の人が目下の要求を認めるというイメージが感じられるのではないでしょうか。必ずしも「了解」を使ってはいけないわけではありませんが、現代のビジネスシーンでは上司に「了解」という言葉を使うことを避ける傾向にあります。そのような風潮があるため、安易に「了解しました」を使うと、相手が不快に感じる場合もあるのです。また、「了解しました」の意味の敬語表現がいくつかあるため、そちらを使わないのが失礼に当たるという考えもあります。
「了解いたしました」なら使える？
それでは、「しました」の代わりに、謙譲語である「いたしました」を使えば失礼にならないのかと考える人もいるでしょう。「了解いたしました」と言ったがために、目くじらを立てて怒られることはそうそうないはずです。しかし、いかんせん、近年のビジネスマナーに関する記述では、目上に対して「了解」そのものが失礼とされています。つまり、「了解いたしました」も相手が目上や取引先、お客様に対しては使わないほうが無難です。
関係性により「了解しました」「了解です」を使う場合も
ビジネスの現場で絶対に「了解」を使ってはいけないというのではありません。上司が部下に対して使うことはありますし、関係性によっては問題ない場合もあるのです。要は、シチュエーションに応じた使い分けが必要なのです。
同僚やチームの仲間には失礼にあたらない
昨今のビジネスマナーでは「了解」が使われない傾向にあると説明しましたが、どんなときでも使ってはいけないというわけではありません。チーム内で、気心の知れた仲ならあまり堅苦しく考えることはないでしょう。「銀行回りで30分ほど外出します」「了解！」などのやり取りは、同僚や後輩に対してよく見られる会話です。
チャットでは仲間内で気軽に使う場面も
現に、社内で使うビジネスチャットツールなどでは、「了解です！」などの言葉やワンクリックでスタンプを送ったり、了解のリアクション機能でやり取りしたりすることも多いものです。チャットツールではなるべく簡潔なやり取りのほうが好まれます。「了解です」や「了解しました」の絵文字が組み込まれているものもあるほどです。特に、リモートワークなどではコミュニケーションツールを活用する場面も多く、チーム内で気軽に「了解」を使うケースが見られます。
「了解しました」の類義語は？ビジネスでの使い分けと違い
では、目上に対しては「了解しました」ではなく、何を使うのが正しいのでしょうか。ビジネスで使われるさまざまなケースを想定して紹介します。
「承知しました」
「承知しました」は「了解しました」という意味の尊敬語として使われる一般的な言葉です。社内の上司や取引先に対して広く使える言葉ですので覚えておきましょう。「承知」には、事情などを知っていること、要求を聞き入れること、目上の人の命令や指示を承ることという意味があります。「承」の漢字自体に謙譲の意味がありますので、へりくだって相手を立てるときに適した言葉といえるのです。さらに、丁寧に伝えるには「承知いたしました」もよく使われます。口頭だけでなく、ビジネス文書やメールの文章としても使える言葉です。
「うけたまわりました」
「うけたまわりました」は漢字では「承りました」と書きます。前述のとおり、承るは謙譲の表現ですので、さらに丁寧でへりくだったイメージがあります。よく使われるのが、電話の問い合わせや申し込みなどでオペレーターが「私○○が承りました」「たしかにお申し込みを承りました」というシーン。この場合は「引き受ける」「担当する」という意味合いが強くなります。どちらかというと、社外のお客様に対して使われることが多い言葉です。もちろん社内で使ってもよいのですが、相手との関係性によっては仰々しいと捉えられることもありそうです。
「かしこまりました」
「かしこまりました」も「了解しました」に代えて、目上に対して使える言葉です。どちらかといえば「承知しました」よりも、あらたまったイメージがあります。「かしこまる」の字は「畏」で、おそれる、敬服する、つつしむなどの意味があります。女性の手紙の結語で「かしこ」が使われますが、かしこまると同源ともいわれています。そのため、「かしこまりました」には女性的でやわらかなイメージをもつ人もいるようです。しかし、男性でも目上の人やお客様などに対して、敬意をもって「謹んでお受けします」というシーンで使われます。
「了承しました」は「承知しました」や「かしこまりました」とは少し意味合いが異なってきます。「承」の漢字が使われているため謙譲表現のように感じられるかももしれません。しかし、「了承」は「了承を得る」という言い回しがあり、「許可を得る」に通じる表現です。つまり、目上の人が目下に対して使う言葉であり、「了承しました」は「それでいいですよ」と受け入れる意味があります。上司や取引先、お客様に対して使うべき言葉ではありません。
「了解しました」を外国語で言うと？
外国語では「了解しました」に変わる表現があるのでしょうか。特にグローバル企業でなくても、英文メールなどでやり取りすることがあるかもしれません。これを機に、覚えておくとよいでしょう。以下に、例文を紹介します。
敬語がないと思われがちな英語ですが、ビジネスシーンでは相手に失礼にならない言い回しが求められます。会話でうっかり「OK」や「All right」が出てしまうことも多いかも知れませんが、推敲できるメール文などでは敬意を持ったフレーズを使いましょう。
日本語の「承知しました」に置き換えられる英語は「Certainly」が使われます。あらたまったフォーマルなシーンで使えるため覚えておくとよいでしょう。しかし、100％同意ではないとき、承るかどうかでは定かではないが、とりあえずの確認の返事として「Noted.」ではカジュアルになる場合に、「Noted with thanks. 」を使うことがあります。
漢字のルーツ中国でも、日本語のように数種類の複雑な敬語があるわけではありませんが、敬語感覚の言葉があります。日本語の「承知しました」「かしこまりました」に代わる中国語なら、「知道了」が当てはまるでしょう。発音は「Zhī dào le」で、ヂーダオラやチィタオラと表されることが多いです。「知道了」は、目上や上司、あらたまった返事として使われる敬語的な感覚をもつ言葉で、「承知している」という意味合いがあります。
また、理解しましたという意味合いで「明白了（Míngbáile ミンバイラ）」も目上や上司に使える言葉です。説明に対して理解できたときに使います。カジュアルに「了解！」のように使うなら、「可以（Kěyǐ クァ イー）」「行（xíng シン）」などがあります。
韓国は上下関係を重んじる国民性があり、オフィシャルな場では目上や年長者に対しての礼儀が不可欠です。韓国ドラマなどでもわかるとおり、他人に対して自分の親を話題にするときに敬語を使います。大人を敬って大切にする文化ができていますので、上司や目上に対するきちんとした敬語表現があります。
「承知しました」を韓国語では「알겠습니다（アルゲッスムニダ）」と言います。口語では、「예, 알겠습니다.（イェ アルゲッスムニダ）」とすると、よりかしこまった言い方になります。
了解できない場合の丁寧な表現は？
いくら上司の指示でも、安請け合いできないときもあるものです。取引先に無茶な要求をされて困った経験をもつ人もいるかもしれません。そのときに失礼にならない断り方について悩む人もいるでしょう。「承知しました」の反対で「承知できません」ではかえって失礼にあたります。この場合は、「申しわけありませんが、○○致しかねます」や「せっかくなのですが、ご遠慮申しあげます」など、やんわりと、かつ、きっぱりと意思表示をすることが大切です。
「すみません。できません。」ではなく、「ありがたいお話ですが」「大変残念なのですが」など、クッション言葉を挟むことが、関係性を円滑にする秘訣です。可能であれば「明日の午後なら手が空きます」などの一言を添えればずいぶん印象もよくなります。
まとめ
社会人で「はい」や「わかりました」の代わりに「了解しました」を使う人もいます。しかし、厳密には敬語ではないため上司や取引先には「承知しました」を使いましょう。諸説ありますが、「了解しました」は現代のビジネスマナーではタブー視される見方が多いため、できれば使わないほうが無難です。
