断るの正しい敬語とは？意味や使い方・例文を解説！メールでの断り方も

2022 1/14

2022年1月14日

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ビジネスシーンではいろいろと断らざるを得ない場面に出くわします。取引先の要求にこたえられない、せっかくのお誘いだが遠慮したい、相手を不快にさせないように気を遣いますね。メールで伝える場合も含めて、断るときの正しい敬語表現を解説します。

「断る」の意味とは？

「商談の前にお断りしておきますが」と言われて断られるんじゃ話してもしょうがないと席を立つ人はいませんね。「断る」には2つの意味があります。

意味1　辞退する、拒否する

一つ目は、申し出を辞退する、拒否する、の意味です。この意味での使い方としては「取引をお断りする」や「電話での勧誘はお断り」などがあります。

意味2　事前に許可を取る

二つ目は、自分の行動に対して事前に許可を取る、の意味です。この意味での使い方としては「あらかじめお断りしておきますが」や「お断りしておいたとおり」などがありますね。

参照：Weblio辞書「断る」

「断る」の敬語の種類は？

「断る」ことは、多少なりとも相手を不快にさせてしまうものですから、なかなか言いにくいものです。ましてやビジネスシーンで気を遣う相手に言うとなればなおさらでしょう。そんなときのために、正しく敬語で「断る」ことができるようにしておく必要があります。言い換え表現も含めて5つ紹介します。

「お断りします」は謙譲語

例文

お心遣いはありがたいのですがお断りします。
大変残念ですがお断りいたします。

「お断りします」は謙譲表現の接頭辞「お」を付したうえで丁寧形にしているので立派な敬語です。目上の方などにも問題なく使えます。さらに気を遣うばあいは「お断りいたします」を使うとよいでしょう。「お断りいたします」は厳密には謙譲の接頭辞「お」と謙譲語の補助動詞「いたす」を両方使っているので二重敬語ですが、習慣的に使われており、「お断りします」よりもかしこまった表現として通用しています。

「辞退させていただきます」

例文

ありがたいお話ですが辞退させていただきます。
分不相応なことですので辞退させていただきます。

「辞退させていただきます」は、遠慮して断る意味の「辞退」を謙譲表現にした言い方です。相手の話を嫌がっているわけではなく、プラス評価しながらも断っているニュアンスがあり、目上の方や、ありがたい話などを断る場合にも使いやすい表現です。

「遠慮させていただきます」

例文

魅力的な品物ですが遠慮させていただきます。
すでに契約した業者があるので遠慮させていただきます。

「遠慮」は、慮って遠ざけることを意味し、理由があって断る場合に謙譲表現で用います。「遠慮」自体に断る意味があるので、日常的には「遠慮します」「ちょっと遠慮しておく」と気軽に用いることもできます。

「ご要望には添いかねます」

例文

今回のご依頼に関してはご要望には添いかねます。
長いお付き合いではありますが、ご要望には添いかねます。

相手側の「要望」に「添って」いくのは難しいことを、謙譲表現しています。「かねる」と表現することで、不可能ではないが困難である、という婉曲的な断り方になっています。相手側からの依頼を断るときの定型的な表現です。

「見送らせていただきます」

例文

今回のパーティーへの参加は見送らせていただきます。
来月の入札は見送らせていただきます。

相手からの申し出を受けない意味の「見送る」の謙譲表現です。魅力的な申し出だが、今は受けられない、またの機会を待つようなニュアンスがあります。今後のお付き合いを断つわけではなく、今を限りの対応であることを伝えたい場合に使える表現です。

理由に応じた断り方

一言で「断る」と言っても、その事情は千差万別です。「断る」ときにもその理由が伝われば納得も得やすくなります。ここでは理由別に「断る」表現を考えてみます。

都合が悪いとき

例文

申し訳りませんが、先約がありますので～。
大変残念ですが、すでに契約した業者がおりますので～。

せっかくの申し出はありがたいと思うけれど、こちら側の都合がつかないときの断り方です。ビジネスシーンでは、約束の早い順に履行していくのは常識ですから、相手側も無理は言えないはずです。

遠慮するとき

例文

お声掛けいただき恐縮ですが、若輩者から手を付けるわけにはいきませんので～。
大変ありがたいお話ですが、まだまだ力不足ですので～。

何かを勧められても、年回りや立場を考えるとお受けするのははばかられる場合の断り方です。「若輩」や「力不足」などの言葉は、遠慮する理由を明確にするための謙譲表現として押さえておきたいですね。

行きたくないとき

例文

せっかくのお誘いが分かっていれば、ほかの約束は入れなかったのですが～。
そのような先輩方の集まりに参加するのは若輩の身には不相応ですので～。

正直行きたくない集まりに誘われることなどよくありますが、はっきりと「行きたくないので」と言ったのでは角が立つばかりです。大人として、相手の立場を立てつつ、やんわりと断れるのも大事なマナーです。丁寧な言葉遣いをすることで、相手の不快感をやわらげるのも重要なスキルです。

メールで断るときのポイント

広域化の進む現代のビジネス社会ではメールを介しての付き合いも多くなっています。断りを入れるのにもメールを通さざるを得ないことは少なくありません。相手の表情を見ながらではないので、より失礼のないように文面を練る必要があります。

基本的な構成

遺漏のないように文面を構成するには、テンプレートに沿って文を練ることが大切です。お断りのメールの基本構成は次のとおりです。
・宛名、時候の挨拶
・申し出や依頼に対する感謝
・断りの旨を短く書く
・断る理由
・相手の了承を得るためのお願い
・署名

注意すること

相手に嫌な思いをさせないことが大切なので、そうした点での心配りが重要になります。

まず申し出をしてくれた相手への感謝をしっかりと述べることです。申し出そのものに断る原因がないことを明らかにするための配慮です。

次に断りの旨は簡潔に、かつ明瞭に書くことです。「今回のお申し出はお受けいたしかねるような思いがつのっております」のように婉曲的に断ろうとすると、結局断っているかどうかが伝わらなくなります。

そして断る理由が自分にあることをはっきり述べます。言い訳がましく書く必要はありません、都合がつかないとか、余裕がないとか、やむを得ない事情をわかりやすく伝えましょう。最後に、とにかく丁寧な言葉遣いで書くことです。メールで真摯な態度を示すには言葉遣い以外に方法はありません。

丁寧な断り方

「訪問販売お断り」のように、一刀両断な断り方は、相手が不当な場合にしか通用しません。ビジネスシーンでそんな場合はごくまれで、相手を不快にさせないよう細心の注意が必要なことがほとんどです。慎重のうえにも慎重に言葉を選ぶ必要があります。ポイントを挙げます。

クッション言葉を使う

クッション言葉は、要件である断りの言葉の前後に添える言葉をいいます。「ありがたいお話ですが」のように感謝を述べたり「大変申し訳ないのですが」と謝罪の意を伝えたりすることで、断りの意を相手が受け止めやすくします。断りの後で「またの機会をお待ちしています」や「本当にありがとうございました」のように添えるのも効果的です。

より丁寧な敬語表現を用いる

「お断りいたします」でも十分に丁寧な敬語ですが、より丁寧な表現を使うことも考えられます。「お断りさせていただきます」や「ご遠慮申し上げます」のような言い方がありますね。「いただく」や「申し上げる」のような補助動詞を使うことは、より丁寧な印象を与えるのに効果的です。

理由や代替案を示す

わけも分からず断られたり、二度と会わないような言い方をされたりするのはたいへんに嫌な印象を受けます。合理的な理由を挙げたり、次の機会を約束したりすることは、印象をとてもよくします。嘘の理由を並べたり、できもしない約束をしたりするのはいけませんが、可能な限り断る理由や解決策を示すことは、丁寧に対応している態度を印象付けます。

「断る」を英語でいうと？

例文

We regret that we cannot contract to purchase.（残念ながら買取契約はお断りします。）

基本的にはcannotの形で「～できない」と断れます。これだけでは丁寧さに欠けるので、We regret that ～を使うことで「残念ながら」とクッション言葉になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回は断るの敬語について解説しました。

「断る」のが上手にできたらビジネスマンとしては一人前といえるかもしれません。しかし、ただ「断る」だけでは一流とはいえません。「断り」を入れた後でも、なお相手との関係を良好に保ち、より信頼を勝ち得るところまでいって一流といえます。そのためには「断る」言い方の引き出しを豊かにし、相手や状況に応じた適切な言葉が出てくるようにしておきたいものです。

最後に「断る　敬語」のまとめです。

「断る　敬語」のまとめ

「断る」には「申し出を辞退する、拒否する」と言う意味と「事前に許可を取る」という2つの意味があります。
「お断りします」は謙譲表現の接頭辞「お」を付したうえで丁寧形にしているので立派な敬語です。
「してください」は他人に動いてもらうための命令文に使われます。一言で「断る」と言っても、その事情は千差万別です。「断る」ときにもその理由が伝われば納得も得やすくなります。
メールで断る際は、相手の表情を見ながらではないので、より失礼のないように文面を練る必要があります。
「申し出をしてくれた相手への感謝をしっかりと述べること」「断りの旨は簡潔に、かつ明瞭に書くこと」「断る理由が自分にあることをはっきり述べる」この3点に注意する。
基本的にはcannotの形で「～できない」と断れます。