「経緯報告書」は、重要案件の進捗確認やトラブルの原因追求など、さまざまなビジネスシーンで作成する機会があります。報告事項を書き連ねるだけではなく、ふさわしい構成を意識しなければなりません。この記事では、「経緯報告書」の書き方を解説します。
「経緯報告書」とは？
「経緯報告書」とは、仕事中に起きたトラブルの原因を追求するために作成する報告書のことを指し、経過報告書ともいいます。トラブルの処理が進行中の段階で作成するものですが、企業によっては重要案件の進捗状況について確認するための中間報告資料として、作成を求められることがあります。
「経緯報告書」の基本的な構成
「経緯報告書」を作成する際には、起きた事実に関して簡潔に記載することが求められます。具体的にはどのような構成で作成をしたらよいのでしょうか。ここでは、簡潔にわかりやすく作成するための基本的な文章構成について解説します。
時系列で報告する
「経緯報告書」は、現在の状況を相手や上司に理解してもらうことを目的として作成します。「現在の状況」と「そこにいたるまでの経緯や原因」、「今後の展開予想」を記載しましょう。発生した出来事だけでなく関わった人物についても記載することで、記憶違いによるトラブルを防げます。
5W1Hを意識して書く
ビジネスシーンで作成する文章すべてに共通しますが、5W1H（いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように）を意識した文章を書くよう心がけましょう。5W1Hを意識した構成であれば、誰が見てもわかりやすい報告書を作り上げやすくなります。
簡潔に書く
前置きを長々と記載することはせず、まずはじめに結論から書きます。曖昧な表現や言い訳のような長い文章を書くことは避け、事実をありのまま簡潔に記載して正確な情報が伝わる文章構成を心がけましょう。
「経緯報告書」の書き方とテンプレート
ここでは、社内向けと社外向けそれぞれの「経緯報告書」の書き方について解説します。どちらも記載する内容は同じですが、社外向けの「経緯報告書」は慎重に作成しなければなりません。
社内に向けた「経緯報告書」の書き方・テンプレート
社内向けの「経緯報告書」は、どのような問題が発生しているのかといった事実と今後の対処法について記載しておけば問題ありません。記載する内容は下記のとおりです。
- 作成日時と文章作成者
- ◯◯に関する経緯報告書というタイトル
- 発生日時、内容、原因と現状
具体的な対策を盛り込んでおくと、ビジネスシーンにふさわしい文書になりますが、社内向けであることから口頭説明でも十分といえます。ただし、曖昧な文章表現では信頼を失いかねませんので、ビジネスマナーに則った文章を作成しましょう。
社外に向けた「経緯報告書」の書き方・テンプレート
社外向けの「経緯報告書」では、ありのままの事実をわかりやすく簡潔に記載するようにしましょう。トラブルの状況を正確に把握し、今後の対策について協議する可能性があります。
- ◯◯につきまして調査を行いましたので、ご報告いたします。
- ◯月◯日◯時頃、◯◯の問題が発生。△△のように対処し、結果△△のようになりました。
- 関係者に聞き取り調査を行い、以下の原因が判明いたしました。（原因を箇条書きで記載）
- 今後はこのような問題が発生しないよう、◯◯を徹底し再発防止に努めます。
社外向けの「経緯報告書」には、相手との関係性を考えた上ですべての事実を記載しない方がいい場合もあります。会社が発表する公式文書として扱われることから、必ず上司に確認を取るように気をつけましょう。
顛末書や始末書との違いとは
「経緯報告書」と似たものに「顛末書」と「始末書」があります。トラブルが発生した際に作成するという観点では同じ部類に入りますが、目的や内容に違いがあります。ここでは、それぞれの違いについて解説していきます。
顛末書
「顛末書」とは、トラブルが発生した経緯や原因を報告し、再発防止に努める旨を報告する文章です。「経緯報告書」との大きな違いは、文章の目的です。「経緯報告書」はトラブルの原因を追求中など、まだ解決に至っていないときの中間報告のような役割を担います。対して「顛末書」は、トラブルの原因追求を終えた結果報告として作成します。
始末書
「始末書」とは、トラブルを起こした当事者が謝罪した上で、二度とトラブルを起こさないようにする旨を記載した反省文として作成します。「経緯報告書」や「顛末書」はトラブルの原因などを客観的視点で作成しますが、「始末書」はトラブルを起こした本人の感情や意思を盛り込んだ文章です。
「経緯報告書」をメールで送る場合
「経緯報告書」をメールで送るように指示された場合には、わかりやすい件名と本文の内容にも気をつけなければいけません。「経緯報告書」をデータで添付する場合と、メール本文で報告を行う場合の2通りを解説していきます。
件名の書き方
件名はわかりやすく「◯◯に関する経過報告」と書きましょう。メールを読み飛ばされないようにするためにも、件名の前に「【重要】」と記載するなど、送信相手が一目でわかるような件名にするのがよいでしょう。
本文の書き方
本文の書き出しは、「標題の◯◯の件について、以下の通りご報告いたします。」と記載します。文書として送るよう指示された場合は、文書ファイルで作成し添付して送信しましょう。メール本文で報告を行う場合には、見やすいように経緯を箇条書きで記載しましょう。メールでの送信は、情報が外部に漏れてしまう可能性がありますので細心の注意を払いましょう。内容次第では、メールではなく紙ベースで作成、もしくは暗号化して送るという対策を取る必要があります。
「経緯報告書」を書く際のポイント
「経緯報告書」は、トラブルが発生している場合に作成することが多いのですが、問題がない場合でも作成を求められることがあります。ここでは、状況に応じた書き方についてポイントをおさえながら解説していきます。
問題がない場合
大きな問題が起きていないにもかかわらず、報告書の作成を求められることがあります。この場合は社内向け、社外向けにかかわらず注意すべきポイントはありません。ビジネス文書にふさわしい表現で作成できれば問題ありませんが、念のために相手が記載を求めている内容をヒアリングし、文章内に盛り込んで作成しましょう。
トラブルが起きた場合
トラブルが発生したものの、原因が相手側なのかこちら側なのか、責任の所在がはっきりしないこともあるでしょう。この場合は、過度の謝罪表現は必要ありません。報告程度にとどめておき、原因追求を含めて対応中であることを書き添えておきましょう。
外的要因によるもので、こちらに非がない場合
トラブルの原因が自然災害などの外的要因で、こちらに落ち度がない場合でも報告書の作成を求められることがあります。社外向けの報告書ではありますが、起きた出来事と原因についてきちんと記載してあれば問題ありません。ただし、外的要因でも対策次第で予防できたものであれば、対策についても記載しておくと無難でしょう。
謝罪が必要な場合
こちらに問題があり謝罪をしなければならない場合には、原因と現状、今後の対策についてきちんとした文書を作成する必要があります。社会的な観点からトラブルの隠蔽は避けましょう。ただし、先ほどもお伝えしたとおりすべての事実を伝えることが正しいとは言い切れない部分があります。必ず上司に相談して、適切な報告書を提出するようにしましょう。
まとめ
「経緯報告書」は、トラブルの原因追求のために作成する文章です。トラブルが発生した経緯や考えられる原因、今後の動きや対応について簡潔に記載することが求められます。社外向けの報告書では、トラブルの内容によっては相手との今後の取引を左右することになります。会社の公式文書となりますので、必ず上司の確認を取るようにしましょう。「経緯報告書」作成時には、本記事で解説した構成を参考にしていただければ幸いです。
