学生や新社会人の方は「相見積もり」という言葉自体は聞いたことがあっても、どういう場面で使うかはあまりイメージできない方も多いのではないでしょうか。「相見積もり」の意味からメール作成方法まで、詳しくみていきましょう。
そもそも「相見積もり」とは何か？
上司の方から「相見積もりを取っておいてほしい」といわれたとき、どうしたらいいか戸惑った経験をした方はいませんか？そもそも「相見積もり」とは、外部の業者に何かを依頼するとき、複数の業者に見積書の依頼を出し、社内で費用や諸条件を比較することを指します。略語で「あいもり」ともいいます。「相見積もり」は各社の違いをまとめ、1番いい条件を選ぶことが目的であり、会社だけでなく、引っ越しや大きな買い物など、日常生活でも活用できるわざです。
「相見積もり」を取る意味・メリット
「相見積もり」は複数の業者から同じ条件で見積書を出してもらうことなので、チャートなどでまとめると一目で条件を比較できるというメリットを持っています。費用の面でももちろんコストダウンというメリットがありますが、納期やサービス、その会社ならではの長所もあわせて比較できるので、より好条件で仕事を進められます。
「相見積もり」取る前に準備しておくこと
「相見積もり」を取った経験がない方は、「とにかくいろいろな業者にメールすればいいのかな？」と思ってしまうかもしれません。しかし、「相見積もり」依頼の前にまずは下準備をしっかりしておくことが大事です。どういう準備をしておくべきか、かんたんに説明します。
まずは社内で条件を決定しておく
自分がプロジェクトの担当者なら、まずはプロジェクトの目的や期限、予算、特記事項などをまとめましょう。そのうえで上司やチームメンバーと会議を通じて条件を定めておきましょう。この作業を怠ると見積書を依頼した後、いろいろと条件変更の依頼が必要になってくる可能性があります。そうなると、業者によって変更事項を伝えた・伝えていないの差が発生しやすく、結局ちゃんとした「相見積もり」が取れない可能性もありますので、気を付けるべきですね。
「相見積もり」を依頼する業者を選定する
あまり多くの業者に依頼することは比較が難しくなるので避けるべきですが、一般的には3～4社、多くても6社以内で比較した方がいいといわれています。各社の情報はインターネットや社内、社外の専門家などに問い合わせて下調べしましょう。サービスによってはインターネットに比較サイトが存在する場合もあるので、あわせて活用するといいでしょう。最初はできるだけ手広く調べ、後から社内で定めた条件と照らし合わせながら絞っていく方法が選定しやすいかもしれません。
「相見積もり」を依頼するときのマナーと例文
「相見積もり」を取ること自体は違法ではありませんが、取るときには守るべきポイントがいくつかあります。注意点についてかんたんに説明します。
「相見積もり」であることを相手に伝える
まずは依頼する相手に「相見積もり」であることを必ず伝えてください。見積書作成は相手に時間と手間をかけることですので、他社と比較していることを前もって伝えることがビジネスマナーです。
また、「相見積もり」であることを伝えることにより、業者側も選定されるために条件を変更したり調整するので、1社のみ見積依頼を出した場合よりも好条件を提示される可能性が高いです。
相手先によって伝える条件を変更しない
「相見積もり」の目的は複数業者の比較ですので、相手先によって伝える条件を変えては意味をなくしてしまします。後の変更で連絡が2重3重にならないようにするためにも、「相見積もり」を依頼する全相手に同じ条件を伝えましょう。
予算や納期などを明確に伝える
見積書作成において最も重要な基準になることが予算と納期です。明確な予算を伝えないまま見積書を作成してもらった場合、必要以上のサービスや項目が含まれ、予算をオーバーしてしまう可能性があります。またそもそも相手の事情によってこちらが希望する納期に間に合わないケースもあります。仕事のスムーズな進行のためにも予算や納期は明確に伝えましょう。
（件名）見積書ご作成の依頼
（本文）
お世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の林でございます。
さて表題の件、弊社内の全フロアに空気清浄機を設置する運びとなり、貴社の製品を検討中でございます。
つきましては、下記条件にて見積書をご作成いただきたく、ご連絡申し上げます。
・商品番号：A10253（大型空気清浄機）
・必要数：50台（15階×2台）
・希望納期：4月16日（金）
・予算：500,000円
※本案件は複数の同業他社にも見積もりを依頼しております。後日ご提示いただいた見積書をもとに検討させていただく旨、あらかじめご了承願います。
第一希望の商品は上記のA10253ですが、もし予算をオーバーする場合は類似スペックの製品もあわせて紹介いただけると幸いです。
お忙しい中お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
「相見積もり」の見積書を確認するときのポイント
「相見積もり」を確認するとき、つい金額ばかり比較してしまう方もいるかもしれません。ここでは何を中心に「相見積もり」を確認すれば漏れがないか説明していきます。
確認のポイントではありませんが、1つ追記したいビジネスマナーは「連絡を受け取ったら相手に連絡をすること」です。「相見積もり」を受け取ったらまずは、見積書を受け取った旨と見積書を作成してもらった感謝の気持ちを相手に伝えることも忘れないようにしましょう。
金額の合計だけじゅなく、内訳まで確認する
見積書を受け取ると、誰でもつい合計の金額に目が行ってしまいがちです。しかし、合計の金額がどういう項目で構成されているか、重複されている項目はないか、各項目の内訳金額は妥当かもあわせて確認することがとても大事です。自社内で対応し、カットできる項目があるかも確認した方がいいでしょう。
納期や支払い期日、特記事項などを確認する
見積書には金額だけでなく、さまざまな条件が記載されています。代表的な項目として納期や支払い期日等があります。こちらで提示している条件と一致しているか確認しましょう。また、特記事項はないかもしっかり確認し、予想しない追加費用が後から上乗せされることを避けましょう。
いつまで有効な見積もりかを確認する
一度作成された見積書がいつまでも有効だとは限りません。一定の期限を過ぎると費用が変動したり、契約内容が変更される場合もあります。いつまで業者選定を終えるべきかを決める基準としても見積書の有効期限を必ずチェックしておきましょう。
「相見積もり」を断るときのマナーと例文
複数の会社から「相見積もり」を作成してもらっても、多くの場合は1社のみが選定されます。ビジネスマナーを守りながら、相手の気分を損なわない丁寧な断り方を説明します。
「相見積もり」を断るときのマナー・注意点
お断りの連絡は仕事だとしても気が引けるので、つい先延ばしにしてしまうこともあるでしょう。しかし、相手が定めた期限内に必ず返信をすることがマナーとしてとても大事です。
また、返信するときは相手を傷つけない配慮が重要です。今回はご縁がなかったものの、今後もお付き合いしていきたい旨をお伝えするといいでしょう。時間と手間をかけて見積書を作成した相手への感謝の気持ちも忘れず伝えましょう。
「相見積もり」を断るときの例文
（件名）商品番号A10253見積書の件
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の林でございます。
表題の件、先日は商品番号A10253の件で見積書をご作成頂き、ありがとうございました。
弊社内で慎重に選考した結果、誠に恐縮ですが、今回は見送りさせていただくことになりました。
貴社の製品はスペックやデザインの面でもとても素晴らしいですが、弊社の予算の関係でどうしても折り合いがつきませんでした。
大変申し訳ございません。
今回は残念な結果となりましたが、またの機会、ぜひご依頼させて頂ければと存じます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
「相見積もり」の英語表現
「bid」という言葉は値を付ける、入札するという意味ですが、「bids」と書くと一般的に「相見積もり」という意味として使われます。ほかにも「competitive bidding（相見積もり）」、「request competitive quotes/quotations（相見積もりをとる）」などの表現があります。
These are the bids from several companies.
これらは数社からもらった「相見積もり」だ。
We should request competitive quotes from different companies.
数社から「相見積もり」をとるべきだ。
まとめ
複数の業者に同条件で見積もりを作成してもらい、比較する「相見積もり」はビジネスシーンだけでなく日常生活でも活用できます。「相見積もり」の注意点や作成方法を覚え、お仕事や日常の大きな買い物などで活用してみるのはいかがですか。
