係・御中・様の使い分け方｜メールでの宛名の書き方も解説

2021 12/09

2021年12月9日

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メールなどで宛て先を書く際に、「係」など団体の場合は「御中」、個人の場合は「様」を使います。この記事では「係」「御中」「様」それぞれの意味や使い方を解説します。

ビジネスシーンでは使い方を間違えると「社会人としての基本が身に付いていない」と悪い印象を与えかねません。敬称の意味や使い方、メールの場合など、宛名の書き方を確認していきましょう。

「係」「御中」「様」の意味とは？

「係（かかり）」と「御中（おんちゅう）」と「様（さま）」は、いずれも葉書や封筒、メールの宛名を記載するときに使用する敬称です。 資料請求や履歴書の送付などビジネスシーンにおいてのやりとりにも頻繁に使用するため、この機会にそれぞれの意味と使い方をぜひ覚えておきましょう。

「係」の意味と使い方

宛名に付ける「係」は、組織の中で特定の仕事・役目を受け持つことやその担当部署を指します。「係」は「係る」という動詞から転じた名詞ですが、「係り」と送り仮名を付けず「係」と表記します。宛名の使用例として「入試係」「採用係」「受付係」などがあります。

参照：Weblio辞書「係」

「御中」の意味と使い方

宛名に付ける「御中」は、相手の名前の後に添える「敬称（けいしょう）」の一つで、送り先の個人名がわからないときに使います。会社や官庁、学校など組織や団体名の後に続けて使い、使用例には「〇〇有限会社御中」「〇〇資材調達部御中」「〇〇大学事務局御中」などがあります。

参照：Weblio辞書「御中」

「様」の意味と使い方

「様」はメールや手紙などに用いる敬称の一つで、「御中」と同義です。ただし、「様」は個人に付ける敬称であるため、送り先の個人名が判明している場合に限り「様」を使います。例えば、「〇〇大学理工学部〇〇様」「〇〇株式会社総務部福利厚生課〇〇様」などと表記します。

担当者名が判明している場合は個人名の後に「様」を使い、また、名宛人に確実に開封してほしいときは赤文字で「親展（しんてん）」と書き加えるとよいでしょう。

参照：Weblio辞書「様」

送り先が〇〇部、〇〇課のときは「御中」

会社や部署、官公庁、学校などの団体・組織に対して付ける敬称が「御中」です。

会社や団体名の後に何も付けないのでは失礼に当たります。例えば、履歴書の送付先が「採用係」と指定されている場合は、「採用係御中」と「御中」を書き添えましょう。

「係」に続く「御中」「様」の使い分け方

「係」「御中」「様」の意味を覚えたら、次は使い分けを理解しましょう。

「係」の後に「御中」を付けるのはこんな時

「係」の後に「御中」を書き加える方法を、具体例を挙げながら紹介します。

共通するルールとしては「敬称を2重に使わないこと」です。たとえば、会社の一個人に送る場合も「株式会社〇〇御中〇〇様」のように、「御中」と「様」を重複させて使ってはいけません。2カ所に敬称を使うと2重敬語となり、誤った使い方になるので気をつけましょう。

また、宛名に「御中」が付いて送られてきた文書については、宛先の組織に属する人なら誰でも開封でき、内容を確認することが許されます。

就職活動における応募書類の送り先

就職活動や資料請求において指定先が「採用係」という場合は、「採用係御中」と書きます。「御中」は手紙やメールなどを送付する際、企業・官庁名、団体名、部署名までしか判明していないときに使います。つまり、担当者の個人名が明らかでないとき「係」の後に「御中」を付けます。

学校宛に送る願書等書類の封筒

学校宛に送る郵送先が「〇〇学部〇〇学科」と指定されている場合は、「〇〇学部〇〇学科御中」と書きます。個人名までは特定できないが担当者がいる場合は「〇〇学部ご担当者様」でもよいでしょう。

懸賞の「プレゼント係」に郵便で応募するとき

懸賞はがきの宛先は、「プレゼント係」と書かれていることがほとんどです。その場合「係」には敬称の意味が含まれていないため、敬称の「御中」を付け加えて「プレゼント係御中」としましょう。

返信ハガキ・封筒の「○○行」「○○宛」の場合は？

結婚式の招待状や同窓会の案内などで、返信はがきに「〇〇係」「〇〇行」など送り先の住所や氏名が既に記されているのを見たことがありませんか。「宛」「行」は自分を宛先にする場合に使われる表現で、敬称を付けないことが一般的です。

返信する際には、「宛」「行」を二重線で消し、宛先に応じて「様」や「御中」に書き換えます。

消さないで出しても郵便は届く

返信するときは適した敬称に書き換えるのがマナーですが、消さないでそのままでも郵便は届きます。

ただし、目上の人や希望する就職先などに宛てて文書やメールを送る際、誤った敬称を使ってしまうとマナーを心得ていない人だと認識されかねません。特に取引先など社外に宛てた文書では会社の印象を下げないよう、日頃からビジネスマナーの基本を身につけておかなければなりません。

「係行」の消し方

「係行」や「宛」を消して書き直すときは、まず「行」や「宛」の字の上に二重線を引きます。その後、縦書きなら左側に、横書きなら下側に、「御中」「様」を書き添えます。消した文字と書き始めの位置を揃えて書きましょう。

「行」や「宛」を二重線で消さず「行」の字の上に「御」を書き加える人がいますが、これはマナー違反と言い切れないまでも誤った方法です。また、結婚披露宴や同窓会などの出欠の返信はがきでは「行」を「寿」で消すこともありますが、ビジネス関係の文書では使いません。

「様」をつけて直すのはこんな時

「様」をつけて直す際のルールを紹介します。

親しい関係の人にプライベートで送るときは、「さま」や「サマ」のようにひらがな、カタカナにしても構いませんが、ビジネスシーンでは漢字で「様」と書くようにしましょう。

宛名が個人名のときは「様」を付ける

宛先が個人名まで判明しているときは「様」を付けます。個人名は不明であっても業務の担当者である個人に向けて送るときには、「ご担当者様」と書きます。

また、相手の職業によっては「様」のほか「先生」という敬称を用いることもあります。例えば、医師、弁護士、教師に宛てて手紙を書く際は「〇〇先生」と書いても問題ありません。ですが、敬称が重複する「先生様」は誤用ですので避けてください。

「様」は個人を指定するため、宛名に記載されている人以外は手紙や封筒を開けてはいけない決まりになっています。そのため、確実に指定の人に届けたいときは個人名に「様」を付けるようにしましょう。

「行」を二重線で消して「様」を付ける

「宛」「行」は二重線で消します。送り先が個人の場合には、「様」に書き換えて返信します。「行」の字を消す際に修正ペンや修正テープを使う人もいますが、それは不要です。訂正印を押す必要もありません。

敬称には「様」や「御中」のほかに、「殿（との・どの）」もあります。ただし「殿」は社外宛てのビジネスレターで使われることはありません。なぜなら「殿」は目上から目下の人向けに使う敬称であるからです。一般的には組織の長から部下へ向けた通達や辞令において「〇〇殿」が使われます。これも基本的なマナーとして、この機会に覚えておきましょう。

メールの場合の「係」「御中」「様」の使い分け

「御中」や「様」の使い分けは、封筒や葉書に限らずメールで送る際にも同じ要領で問題ありません。団体や組織宛てには「御中」、個人宛てに送る場合は「様」を使います。ビジネスマナーを守って、相手に好印象を持ってもらえるよう心がけましょう。

件名に「〇〇係御中」と書かない

メールの場合、宛名は本文より前に入力します。手書きの際は宛名を大きめの文字で書くのが通例ですが、メールの場合はフォントやサイズを変えるなどの装飾は不要です。

宛先は「〇〇係御中」や、より丁寧な印象を与えたいなら「〇〇係〇〇ご担当者様」と書きましょう。「〇〇係御中」は誰でもよいから読んでほしいと捉えられ、雑な印象を与える恐れがあるからです。

また、件名に「〇〇係御中」「〇〇係〇〇ご担当者様」のように宛名を入力することはおすすめできません。ビジネスメールでは、ひと目で用件がわかる件名を付けることがマナーです。「〇〇係御中」「〇〇係〇〇ご担当者様」ではメールを開封してみないと内容がわからないため、受信者に読み飛ばされる可能性があります。

送信先が複数の場合は「各位」を使う

宛て先が複数の場合は「各位」を使います。「取引先各位」「〇〇課各位」などのように記載します。

「各位」は敬称ですので社外の取引先や上司、先輩に使っても問題ないとされています。「〇〇様各位」のように「様」と「各位」を併用してしまうと二重敬語となり、かえって失礼ですので注意しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回は「係」「御中」「様」の使い分け方について解説しました。

「係」「御中」「様」など、宛名の敬称はビジネスのさまざまなシーンで使われます。ビジネスレターやメールを送る際には、相手に失礼のないよう、また、会社の印象を下げないよう気をつける必要があります。一度覚えてしまえば簡単ですので、この機会に「係」「御中」「様」など敬称の付け方や書き方の基本をしっかりと頭に入れておきましょう。

最後に「係」「御中」「様」の使い分け方のまとめです。

「係」「御中」「様」のまとめ