「FAX送付状」のビジネスでの書き方とテンプレート|FAX送信時のマナーも

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「FAX送付状」の意味とは?

「FAX送付状」とは、相手にFAXを送るときに表紙の役割を担うものです。誰からどのような書類が何枚送られてきたのかを一目で把握できるように送るもので、書類確認の際に相手の負担を軽減させる目的で作成します。

「FAX送付状」の役割とは

ビジネスシーンにおいて、相手にFAXを送るときには必ず「FAX送付状」を一緒に送るのがマナーとされています。「FAX送付状」を一緒に送る理由は主に2つあります。

通知する

FAXを送る相手に対して、誰からのどのような内容のFAXであるかを一目で確認してもらうために「FAX送付状」を一緒に送ります。

FAXの送り主と送り先を知らせる

「FAX送付状」は、誰から送られてきた資料なのか、誰に向けたFAXなのかを知らせるために記載します。相手の会社名と名前を必ず記載し、送り主である自分は会社名と名前だけでなく連絡先の電話番号とFAX番号を明記します。

用件や内容を知らせる

「FAX送付状」の件名や送信内容の欄には、FAXを送った目的を記載します。お盆や年末年始休暇の際は「長期休暇のお知らせ」という件名をつけたり、自社の展示会やイベント開催を告知する際は「◯◯イベントのご案内」というタイトルをつけたりします。送信内容の欄には、資料の大まかな概要を記載すると、資料の目的が一目でわかるためおすすめです。

資料の枚数を知らせる

「FAX送付状」を含めて何枚の資料を送るかを記載します。すべての資料がきちんと相手に届いているかを確認してもらう目的があり、大事な資料が送られていないというトラブルを防ぎます。

連絡手段

「FAX送付状」は、資料に書かれていない補足事項を記載したり、送信枚数に相違がないかどうかを相手に確認してもらったりする目的でも使用します。

書類の補足説明をする

送った資料に書かれていない内容や、資料内容を補足するためのコメントを記載します。たとえば、相手が資料を今すぐ確認したいが郵送では時間がかかってしまう場合には、資料内容を先にFAXで送って資料の原本は後から発送するという方法があります。その際には、「FAX送付状」に
・資料の原本は本日発送いたしました。よろしくお願いいたします。
と記載します。

枚数や内容に相違がないか確認してもらう

「FAX送付状」に記載された資料の枚数や内容に相違がないかどうかを、相手に確認してもらう役割があります。枚数が不足している場合や、「FAX送付状」に書かれた内容とは異なる資料が送られているケースも珍しくありません。また、万が一別の相手に届いてしまった場合には、送信元に間違っている旨を知らせられます。

「FAX送付状」の構成と書き方

「FAX送付状」の役割を理解したところで、実際の構成について解説します。会社ごとに決められたテンプレートが存在する場合もありますが、一般的には以下のような構成で作られています。

送信年月日を記載

「FAX送付状」の右上には、送信年月日を記載します。いつ送られたのかわからないFAXは、トラブルの引き金となってしまいます。必ず記載するようにしましょう。

送信先と送信元を記載

左上には、送り先の会社名と担当者名を記載します。会社名の後ろには「御中」、担当者名の後ろには「様」を必ずつけますが、御中」と「様」は両方つけない「よう注意しましょう。
・◯◯株式会社 御中
・◯◯株式会社 営業部 御中
・◯◯株式会社 営業部 ◯◯様
また、株式会社などは(株)と略すと失礼にあたります。必ず正式な会社名で記載しましょう。自分の会社名と氏名、連絡先は右上の日付の下部分に記載します。

送信枚数を記載

「FAX送付状」には必ず送信枚数を記載しましょう。「全5ページ」や「1/3枚目」というように記載するとわかりやすいのでおすすめです。近年はFAX送受信に複合機を導入している企業が多く、印刷物と紛れ込んでしまうことがあります。送信枚数を記載することで相手側に枚数の確認をお願いできます。枚数が揃っていない場合に再送するなどの対処ができ、トラブルを未然に防げます。

送付内容や備考を記載

資料の内容や特筆すべき内容を記載しますが、相手が読みやすいように簡潔に説明しましょう。他に伝えたいことがあれば備考として追記します。

「FAX送付状」を送る際のマナー

せっかくきちんとした文章を書いても、送信時のマナーを知らなければ相手からの印象が下がってしまいます。ここでは、相手にFAXを送るときのマナーについて解説します。

用紙サイズはA4

「FAX送付状」をはじめ、FAXを送る用紙サイズは一般的にはA4サイズとされています。ビジネスで使用するクリアファイルやバインダーなどはA4サイズが主流であるため、異なる大きさで送ってしまうと相手が保存管理する際に困ってしまうためです。

「FAX送付状」が先頭になるように送る

相手にFAXを送るときは、「FAX送付状」が先頭になるように送りましょう。「FAX送付状」が資料よりも後ろにあると、書類のはじまりがわからない上に誰から届いたのかを確認する手間がかかってしまいます
。先頭にすることで、FAXのはじまりが明確になり確認の手間を軽減できます。

「FAX送付状」の挨拶文と締めの一文

「FAX送付状」においても、正しい敬語表現は必要不可欠です。挨拶文の書き出しと締めの一文をきちんと理解しておくと、この先スムーズに「FAX送付状」を作成できます。

挨拶文の書き出し

拝啓や謹啓から書き出し、
・貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
・時下ますますご清栄の段、お慶び申し上げます。
と記載します。

締めの一文

書類を送る際には、
・ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
と記載します。敬具と記載して挨拶文を締め、用紙の真ん中に「記」と書いて書類の内容や枚数を記載します。

「FAX送付状」のテンプレート

一般的な「FAX送付状」のテンプレートを紹介します。
・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。
・下記の書類をお送りする旨をご案内いたします。
・ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。敬具
・記
・添付書類:自社新製品案内 本送付状含む全5ページ
・備考欄:ご用命の際は、担当◯◯までご連絡をお願い申し上げます。

先方からのFAXに対する返信の仕方

発注書や案内状が相手からFAXで送られてきたときには、確認した旨を返信したり、案内状に出欠を記載して返信したりする必要があります。相手から送られてきた「FAX送付状」にこちらが書き込んで返信する際の返信方法について解説します。

返信であることがわかるようにする

返信のFAXであることが一目でわかるように、相手から送られてきた「FAX送付状」の上部に大きく「返信」と記載します。

はっきりとわかりやすく書く

返信のFAXを送る際は、黒ペンや黒ボールペンを使用してはっきりとわかりやすく書きましょう。鉛筆や赤色のペンでは、機械が読み取る際に薄く印字されてしまうことがあります。

自分の氏名の「様」を消し、相手の氏名に「様」をつける

相手からのFAXには、自分の会社名や名前に「御中」や「様」がついています。返信するときには自分に対する敬称は二重線で消すのがマナーです。また、返信必須のFAXの場合は相手の名前に「宛」や「行」が記載されています。このまま返信するのはマナー違反ですので、「宛」や「行」を消して必ず敬称をつけて返信しましょう。

相手への気遣いの言葉を添える

FAXに返信するときは、短くてもよいので相手を気遣う一言を添えましょう。
・確認いたしました。ご連絡ありがとうございます。
・いつもお世話になります。確認いたしました。ありがとうございます。
少しの気遣いが円滑な関係を築き上げます。

まとめ

「FAX送付状」は、相手にFAXを送る際に資料内容や枚数を明記するものです。何の資料が送られてきたのかを相手が一目で確認できるよう、簡潔に記載しなければなりません。相手から送られてきたFAXに返信するときは、返信である旨を大きく明記した上で敬称を書き直し、気遣いの言葉を添えて返信します。FAXのやりとりにも相手を気遣う姿勢を見せることで、相手からの信用を獲得できます。

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