推薦状の正しい書き方とは？必要なシーンやメリット・例文を紹介

「推薦状」は就職活動や社内で昇格する際に使用され、第三者から見た自身の評価をアピールするために作成します。キャリアを左右する重要な書類なので、正しい書き方を知っておく必要があります。この記事では「推薦状」を使用する場面や書き方を解説します。

「推薦状」の意味とは

「推薦状」は就職や転職、商品のPRなどの場面で用いられる書状のことです。第三者目線からその人の人柄や功績を評価したり、商品の優れているところをアピールしたりする際に使用されます。本人や近い人物からの評価ではなく第三者の立場から評価するという点がポイントで、信頼のおける人に推薦されることで印象ががらりと変わります。

参照：Weblio辞書「推薦状」

「推薦状」が必要な場面

「推薦状」は人物や商品の魅力を相手に伝えるために作成するものですので、就職や転職活動、社内昇格の場面でよく使用されます。ほかにも、取引先が抱える問題を自社で対応することが難しい場合に、グループ会社や下請け会社を推薦する際にも「推薦状」が活躍します。ここでは、「推薦状」がどのような場面で役立つのかを解説します。

就職活動

就職活動で使う「推薦状」には、大学教授から推薦されるほど真面目で優秀な学生であることを証明する役割があります。就職活動では面接や筆記試験などで個人の能力を見極めますが、短時間でその人物の人となりを判断するのは難しいもの。そんなときに活躍するのが「推薦状」です。企業によっては「推薦状」の提出が必要なところもあるほど、学校や教授からの推薦は重要視されるのです。

転職活動

転職活動時に求められることがある「推薦状」は、転職者の仕事能力や勤務態度を確認するために使用します。前職上司に作成を依頼するものもありますが、転職エージェントによって所有スキルや面談時の印象を書類として提出してくれるものもあります。企業側は問題を起こすような人物を採用したくないという意図があるため、「推薦状」の内容は採用を判断する重要な要素となるのです。

社内で昇格するとき

部下の社内昇格に必要な「推薦状」は、仕事能力が高く信頼できる人物ということを証明する役割があります。「推薦状」は上司にあたる人物が記載しますが、抽象的で具体性がない記述内容では部下の能力が伝わりません。実績や日頃の勤務態度などを具体的に記載することで、人事担当者に人物像が伝わりやすく部下との面談もスムーズに進みます。

取引先に人物や商品を紹介するとき

自社の社員をほかの企業に推薦したり商品をPRしたりする際にも「推薦状」が使われます。社員を推薦する際は、該当社員が社内で携わる業務などを紹介したあとに業績や秀でている点を記述します。商品をPRする際は、勧めたい商品の特徴や秀でている点を記述します。また、取引先との商談の中で自社で対応ができない案件が発生した際、グループ会社や下請け会社を紹介する場面でも「推薦状」を使用することがあります。

「推薦状」の書き方・例文

「推薦状」はビジネス文書の一つですので、曖昧な表現やくだけた表現は厳禁です。なぜ推薦するにいたったのかを明確にし、推薦される人の魅力を相手にわかりやすく伝えなければなりません。ここでは、社内昇格の場面を例にして「推薦状」の書き方を解説します。

タイトルとなる「体裁」を記載

「推薦状」の書きはじめは「体裁」と呼ばれるタイトルを記載します。何に対する「推薦状」であるかを示す重要な部分であるため、相手にわかりやすく具体的な内容にしなければいけません。とはいえ、長すぎるタイトルは文書のバランスを崩してしまいますので、抽象的すぎず長すぎないよう調整が必要です。

• 弊社社員□□の昇格における推薦状
• 社内昇格試験にともなう◯◯部所属□□に関する推薦状

「体裁」には日付と宛名も忘れずに記載しましょう。いつ誰に対して書かれた「推薦状」なのかを表しますので、記入漏れがないよう確認をしましょう。

推薦する人の署名を記載

「推薦状」には推薦される人物と「推薦状」を作成する人との関係性を明記します。本人と関わりがない人からの「推薦状」は説得力に欠けるため、無効になることもあります。

• ◯◯部署の部長である△△は、同部署所属の□□の昇格を推薦いたします。
• ◯◯部課長の△△は、部下である□□の昇格を推薦いたします。

合わせて「推薦状」を記載した人物の署名を忘れないようにしましょう。記載場所の決まりはありませんが、日付の下に記載しておくとわかりやすいです。

推薦される人の評価を記載

「推薦状」のメインは推薦される人の評価です。推薦される人の長所を記載する部分ですので、仕事に対する意欲や活躍ぶり、実績などをできるだけ具体的に記載します。本人の実績を踏まえた上で、昇格後にこんな仕事をしてもらいたいという希望も記載することで昇格の可能性が高まります。

結びの言葉

文書を締める結びの言葉では、推薦によって昇格が決まった後のメリットについて記載します。アピールポイントを再度明記した上で会社にとってどのようなメリットがあるのかを記述すると説得力が高まります。

• リーダーシップがある□□は、今後どの部署においても皆の先頭に立ってプロジェクトを進めてくれると信じています。
• □□は常に新しいことに挑戦し続けており、時代の先をゆく提案をどんどん進めてくれるでしょう。

就職活動時における「推薦状」のメリットとデメリット

「推薦状」を利用して就職活動を進めることは、早期内定の可能性が高まり選考を有利に進められるメリットがあります。一方で、「推薦状」を利用して内定をもらった企業は内定辞退ができなかったり、ほかの企業の選考を受けられなかったりとデメリットも発生するのです。ここでは「推薦状」を利用した就職活動のメリットとデメリットを詳しく解説します。

落選する可能性が低い

学校側に「推薦状」を要求する企業は、少なからず学校との信頼関係が成り立っているといえます。そのため、「信頼関係がある学校が推薦した学生なら大丈夫」という理由から落選する可能性が低くなります。

一般公募より有利

「推薦状」は学校が勧める学生であることを表しているため信頼度が高く、企業によってはエントリーシートや初期の選考が免除されることもあります。周りの学生よりも少し進んだ状態で選考が進むため、一般公募でエントリーするよりも有利に進められるといえます。

早期内定の可能性がある

一般公募の学生よりも就職活動が有利に進むため、結果が出るのも早い傾向にあり早期内定の可能性が高まります。学生にとっても長期間の就職活動を行う必要がなくなるので喜ばしいことですし、企業側にとっても早い段階で優秀な人材を確保できることから双方にとって効率的な制度だといえます。

内定辞退ができない

学校や教授からの「推薦状」をもらって就職活動を行う場合、基本的に内定辞退は不可能です。「推薦状」をもらっておきながら内定辞退をすると、自分だけでなく学校や教授への信用も落とすことになり後輩の選考にも悪影響が。早期内定が欲しいという理由だけで「推薦状」をもらうのはやめたほうが懸命です。本当に行きたい企業なのかをじっくり考えるようにしましょう。

就職先の選択肢が狭まることも

「推薦状」をもらって就職活動をする際に、ほかの企業の選考を受けることを嫌がられるケースがあります。ほかの業界や業種を知る機会を失うことから、就職先の選択肢が狭まってしまうといえるのです。

「推薦状」を依頼するための書き方・例文

「推薦状」が必要になった際には、学校の教授や上司に作成を依頼します。本来は直接会って依頼するのがベストですが、やむを得ない場合はメールなどで依頼します。

転職時に前職上司に依頼する

転職活動の際に「推薦状」の提出を求められた場合は、前職の上司に依頼するのが一番よいでしょう。「転職活動中であることを上司に知られたくない」という方もいるでしょうが、上司との信頼関係が築けていれば新たな門出を快く引き受けてくれるでしょう。

就職活動時に大学教授に依頼する

学生が就職活動で利用する「推薦状」は大学教授によって作成されることが多いです。

社内昇格時に直属の上司に依頼する

社内昇格時に使用する「推薦状」は、普段一緒に仕事をする機会が多い直属の上司に依頼しましょう。あなたの仕事ぶりに鑑みたうえで、きっと快く引き受けてくれるでしょう。

まとめ

「推薦状」は就職や転職活動、社内昇格の場面などで用いられる書状のことです。推薦される人の実績などを第三者目線から記載するものですので、自己推薦よりも信用度が高いのが特徴です。就職活動の際には選考を有利に進められますが、内定辞退ができないなどのデメリットも理解したうえで「推薦状」を利用しましょう。