ビジネスメールの返信の書き方マナーと状況別例文集

「ビジネスメール返信」の仕方について、お悩みの方が多いのではないでしょうか。上司や商談先とのとやりとりをどこまですればよいか、引用の仕方など迷うポイントが多いです。返信のマナーや書き方を、お礼状や案内文など状況別で紹介します。

「ビジネスメールの返信」基本マナーとは？

ビジネスメールの返信や、やり取りについては悩むことが多いですよね。基本は、メールを受け取ったら返信すること、自分がメールをして返信をもらったらお礼の返信まですることです。

受け取ったら即返信

ビジネスメールの基本は、メールを確認したら即返信することです。すぐに返信できない場合でも、翌日までには返信しましょう。回答するのに時間がかかる場合は、その旨を記載したメールを取り急ぎ返信して、いつまでに回答するかを明記するとよいです。

返信はお礼の返信

ビジネスメールを受け取ったら、返信はお礼の返信をするのが基本です。メールのやり取りの基本は、自分から送信して相手が返信をくれた場合、それに対しお礼の返信をするまでが流れです。ただし、ビジネスメールの場合、簡潔で少ない回数でやり取りを終わらせることが大切なので、必要以上に長くなるやり取りは避けましょう。

「ビジネスメールの返信」の正しい書き方

ビジネスメールの返信の正しい書き方を覚えましょう。相手に失礼がないように、構成に気をつけて返信文を作りましょう。

「ビジネスメールの返信」の基本構成

ビジネスメールの返信の基本構成を覚えましょう。基本構成は、宛先や宛名、挨拶文、内容、結びの言葉、署名の順です。

宛先・宛名

ビジネスメールの返信をするとき、最初に宛先や宛名をいれるようにしましょう。自分の名前だけでなく、会社名なども入れるようにしましょう。

挨拶

ビジネスメールの返信をするときには、挨拶文も必ずいれましょう。いただいた内容に対するお礼の言葉を付けくわえるようにすると、相手に感謝の気持ちが伝わりやすいです。

内容

ビジネスメールの返信の内容は、簡潔でわかりやすく記載することを心がけましょう。ビジネスマナーの基本は簡潔にわかりやすく相手に伝えることです。やり取りが何回も発生しないよう、内容の漏れがないか確認しながら文を構成しましょう。

結び

ビジネスメールの返信をするときは、忘れずに結びの言葉をいれます。相手の健康や繁栄を祈る言葉を入れるとよいでしょう。

署名

ビジネスメールの返信をするとき、最後は署名をいれます。署名には、名前とともに自分が所属している部署も入れるとよいでしょう。

件名は書き換えずに返信

メールを返信するときの件名は、基本は書き換えずにそのまま返信することです。メールの件名を書き換えないことで、履歴を件名で管理できます。また、メールの件名に送信者の名前が入っている場合、名前に「様」をつけて返さなくてもマナー違反ではありません。

引用する場合は「＞」を使用する

メールに回答するとき、元の文章に「＞」をつけて回答するのがマナーです。引用して返信することで、質問への回答が明確に記せます。メールの長さや内容により、必要な部分のみ抜いて引用して問題ありません。

「ビジネスメールの返信」の状況別例文集

ビジネスシーンにおいて、状況別にメールの返信をすることが大切です。日程調整、退職、お礼を伝えるときなど、それぞれ使い方が異なります。相手に失礼がないように、ビジネスメールの基本を覚えましょう。

日程調整

ビジネスメールの日程調整の返信例を覚えましょう。箇条書きにして番号を振ると返信がしやすくなります。例文を紹介します。

退職メール

社内で退職をする人から挨拶のメールを受け取った場合、引継ぎを目的としたものでなければ返信はいりません。取引先からの退職の挨拶のメールに対しては、返信するのがマナーです。お世話になったことへのお礼と今後のますますの繁栄を祈る言葉を添えて返信します。例文を紹介します。

お礼を伝えるとき

上司や取引先の相手に、お礼を伝えるメールの返信を覚えましょう。具体的に何に感謝をしているか伝え、今後の指導を願う言葉を使います。

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ビジネスメールの返信をするときの注意点

ビジネスメールの返信するときの注意点を覚えましょう。ビジネスマナーの基本は、相手が置かれている状況などを考え、失礼がないように気を付けることです。思いやりの気持ちをもち、文を構成しましょう。

すぐに返信できない場合の対処法

確認して回答するのに時間がかかる内容のものなど、すぐに返信できないときは取り急ぎの返信をするようにしましょう。取り急ぎの返信には、メールを受け取った旨と、いつまでに返事をするか期日を記載するとよいです。

件名の「Re：」の扱い

件名に「Re：」が増えてきたときは、一つだけ「Re：」を残して、残りは削除しましょう。また、「Re（5）：」のように回数を書き換えても大丈夫です。

「返信の返信」メールは出すべき？

返信メールにもう一度返信をするかどうかは、お礼メールかどうかで判断するとよいでしょう。自分が送信したときは、返信がきたらお礼の返信をします。相手から送信して自分が返信し、相手がそれに対しお礼の返信をしてきた場合、返信しなくてもマナー違反ではありません。

「返信は不要です」への返信はすべき？

「返信は不要です」とメールに記載されているとき、相手との関係性を考慮して返信するかを決めます。上司や取引先の相手のときには、ひとことでも返信したほうがよいでしょう。

英語のビジネスメールの返信の書き方・例文

ビジネスシーンにおいて、英語で相手とやり取りをすることが多い方もいるでしょう。英語でビジネスメールの返信をするときは、感謝や用件を先に伝えることが大切です。ビジネスメールの基本マナーは、相手が読みやすく簡潔な文にすることです。英語でも一緒なので、意識して文を構成しましょう。

感謝を伝える

英語でビジネスメールの返信をするときは、質問いただいたことやお問合せいただいたことに対し、感謝の気持ちを伝えましょう。たとえば、「Thank you for contacting ◯◯Company」で「◯◯社へのご連絡ありがとうございます」とう意味になります。

用件を伝える

英語でビジネスメールの返信をするときは、用件を先に伝えてから本題に移るのもよいです。たとえば、「I am writing in reference about～」で「～についてお伺いしたいことがあります」という意味になります。

まとめ

ビジネスシーンにおいて、上司や取引先の相手からメールをいただいたときには、すぐに返信するのが鉄則です。相手に失礼のないように基本構成を覚え、相手を気遣う気持ちをもって文を作りましょう。ビジネスメールに限らず、相手に対応していただいたことへのお礼をその都度伝える姿勢が大切です。