初めてのメールの書き方と例文集|ビジネスでも使える書き出しや締めの挨拶など

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    ビジネスメールを書くときはいつも丁寧さが大事ですが、初めての相手にメールをするときは、特に緊張感が増しますよね。状況や季節に応じたあいさつも含め、初めての方にも失礼がないように、メールを作成する際の注意点を紹介します。

    目次

    「初めての相手へのメール」注意すべきポイント

    「初めての相手へのメール」注意すべきポイント

    ビジネスメール作成にはいつもマナーに違反することがないか気を付けるべきですが、初めての相手にメールをするときにはさらに注意が必要です。初めてのメールで印象を悪くしてしまうと、その後の仕事や取引にも影響があるためです。「初めての相手へのメール」どういう点を注意すべきかみていきましょう。

    件名の書き方

    件名を見るだけで要件がわかるよう、内容を件名に入れることが大事です。また、長すぎない簡潔な件名にしましょう。自分の社名を入れるとなおいいです。

    導入のあいさつで好印象を

    初めてお会いする方に口語では「はじめまして」とあいさつしますが、メールだと多少カジュアルな表現です。丁寧なあいさつ表現を使い、相手に好印象を与えましょう。あいさつ文に続いて、自己紹介と相手を知った経緯を説明することも忘れないでください。

    要件はわかりやすく、簡潔に書く

    導入のあいさつと自己紹介が済んだら、さっそく要件を書きましょう。件名と同様、内容は簡潔に書き、相手にわかりやすく要件を伝えます。要件が複数ある場合は、箇条書きなどを使い、読みやすくしましょう。

    締めのあいさつも忘れない

    締めのあいさつも好印象を与えるいい手段です。下の「よく使う表現」をご参考ください。

    「初めての相手へのメール」よく使う表現

    「初めての相手へのメール」よく使う表現

    初めてのビジネスメールでよく使われる表現を項目別に説明します。ぜひビジネスメール作成に活用してください。

    冒頭のあいさつ

    冒頭のあいさつの例は次のとおりです。
    ・初めてご連絡を差し上げます。
    ・突然のご連絡失礼いたします。
    ・初めてメールを送らせていただきます。
    ・突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。

    依頼するときの表現

    依頼するときは次のような表現を使います。
    ・お願い申し上げます。
    ・~いただければ幸いです。/~いただければと存じます。
    ・お手数をおかけいたしますが~
    ・~についてご相談させてください。/~についてご教示願えませんでしょうか。

    クッション言葉

    「クッション言葉」は表現を和らげ、相手を配慮する表現です。特に依頼文はストレートになりがちですので、このような表現を活用するといいでしょう。
    ・ご多用のところ恐れ入りますが/恐縮ですが
    ・差し支えなければ
    ・失礼ですが
    ・もしよろしければ

    締めのあいさつ

    次に締めのあいさつを見てみましょう。
    ・末永くお付き合いいただけますよう
    ・この度は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございます。
    ・何卒よろしくお願い申し上げます。
    ・今後ともよろしくお願い致します。

    季節のあいさつ

    季節のあいさつ

    冒頭や締めのあいさつにその時の季節に合った表現を使えば、さらに好印象を与えられるでしょう。各季節のあいさつ表現を紹介します。

    春のあいさつ

    次は春のあいさつです。
    ・桜の花が待ち遠しい毎日です。
    ・春爛漫の折から
    ・新しい環境で心機一転、皆さまの幸福をお祈りいたします。

    夏のあいさつ

    夏の時期の挨拶を紹介します。
    ・梅雨の晴れ間の青空は、すっかり夏色になりました。
    ・暑さ厳しき折、ご健康をお祈り申し上げます。
    ・熱帯夜の続く毎日ですが

    秋のあいさつ

    秋のあいさつを紹介します。
    ・まだ残暑は続きそうです。どうかご自愛のほどを
    ・秋たけなわの頃
    ・紅葉の季節を迎えました。

    冬のあいさつ

    次は冬のあいさつです。
    ・年の瀬を迎え
    ・三寒四温の候
    ・寒さ厳しき折、くれぐれもご自愛ください。

    初めてのビジネスメール例文

    初めてのビジネスメール例文

    初めてのビジネスメール、各シーン別に例文を紹介します。

    既存の取引先から紹介を受けた場合

    はじめてメールをさせていただきます。
    (株)〇〇営業部の佐々木です。
    △△(株)の佐藤様よりご紹介いただきました。

    お忙しいところ恐縮ですが、一度ごあいさつでお伺いさせていただきたく、お願い申し上げます。
    ご検討の程、なにとぞよろしくお願い致します。

    見積書、商品カタログなどを依頼する場合

    突然のメールで失礼致します.
    〇〇カンパニーの林と申します。
    御社のホームページで商品を拝見させていただき、連絡いたしました。

    弊社では現在、新規プロジェクトに向けて必要な機材として、御社のM003の購入を検討しております。
    突然のお願いで申し訳ありませんが、商品カタログのご送付と見積書のご作成をお願いできませんでしょうか。
    購入台数は100台を予想しております。

    何卒よろしくお願い致します。

    名刺交換後の初めての挨拶メール

    突然の連絡で失礼致します。
    先日名刺交換させていただいた、〇〇商社の木村でございます。

    先日は市場のトレンドについて意見交換をさせていただき、誠にありがとうございました。
    今後とも末永くお付き合い頂けますよう、何卒よろしくお願い致します。

    初めてのアポイントを依頼するメール

    突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。
    〇〇建設の企画部の近藤と申します。

    貴社のホームページにて、新規プロジェクトをご検討中と拝見いたしました。
    弊社は大型商業施設の企画・建設に長年のノウハウを蓄積しており、今回貴社の新規プロジェクトにもお力添えになれるかと思います。

    一度提案書をお持ちし、ごあいさつにお伺いしたいと思っておりますが、いかがでしょうか。

    お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただきたく、何卒よろしくお願い申し上げます。

    訪問した後の挨拶メール

    先日御社を訪問させていただきました、〇〇トラベルの田中でございます。
    先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

    ご希望の社員旅行に関しましては、現在行き先を3つに絞り、提案書を作成中でございます。
    お急ぎのところ申し訳ございませんが、しばらくお時間をいただければと存じます。

    今後とも何卒よろしくお願い致します。

    担当者変更などの引き継ぎメール

    〇〇カンパニー 人事部 三宅様

    初めてメールさせていただきます。
    △△エデュケーション 企画部の中村と申します。

    現在の担当者、遠藤が5月末付で退職する関係で、私が御社の担当を引き継ぐことになりました。
    つきましては、一度ごあいさつにお伺いできればと存じます。
    お忙しいところ恐縮ですが、お時間をいただけると幸いです。

    訪問時に新年度の新しい社内教育の企画書をお持ちさせていただきます。
    今後とも何卒よろしくお願い致します。

    「初めての相手へのメール」英語のメールでよく使う表現

    「初めての相手へのメール」英語のメールでよく使う表現

    海外の取引先などにも初めてビジネスメールを送らないといけない場合がありますよね。英語のメールで、初めての相手となるとさらに何を書けばいいか戸惑うことも多いはずです。そういうときに使える表現を紹介しますので、ぜひご活用ください。

    自己紹介、あいさつ

    英語のビジネスメールも日本語のメールと大きく変わりませんが、日本語よりもストレートに、簡潔に書くことがポイントです。まずは自己紹介とあいさつ文をしっかり書きましょう。

    ・I hope you do not mind me contacting you out of the blue.
    突然の連絡で失礼します。
    ・I am Makoto Hayashi, representative of sale Dept. for DD company.
    DDカンパニー営業担当の林誠と申します。

    丁寧な言い回し

    英語には丁寧語や尊敬語がないと思われがちですが、ビジネスシーンでよく使われる丁寧な表現があります。下記表現を活用して英語のビジネスメールをさらにアップグレードしてください。

    ・I would like to make an appointment with Mr. Stevenson.
    Stevensonさんとアポイントを取らせていただけませんでしょうか。
    ・I am sorry to rush you, but could you please send us the estimate by Friday morning?
    催促して申し訳ありませんが、金曜日の朝までに見積書をお送り願えませんでしょうか。

    よく使う部署名、肩書

    人事部、営業部、部長、課長…よく使う部署名や肩書を英語でどう表現すればいいか、迷った経験はありませんか。よく使われる表現を紹介します。

    ・人事部:Personnel Department
    ・経理部:General Accounting Department
    ・営業部:Sales Department
    ・企画部:Planning Department
    ・研究開発部:Research and Development Department
    ・取締役社長:president
    ・副社長:executive vice president / senior vice president
    ・部長:general manager
    ・課長:manager
    ・担当者:representative

    まとめ

    初めてのビジネスメールを作成するときには、ビジネスマナーに沿ってあいさつや書き方に注意すべきです。今回説明した注意点を活用して、ビジネスメール作成にお役立てください。

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