ビジネスの世界では、新規取引の場面や担当者変更の際に「挨拶メール」を送ることが多々あります。メール文の構成や、相手に失礼のない表現に困った経験はありませんか？この記事では、ビジネスにおける「挨拶メール」の書き方と文例を紹介します。
「挨拶メール」の基本をおさえよう
「挨拶メール」を送る際、相手に確実に読んでもらうためには件名の書き方が重要です。どのような内容なのかがわからなかったり、一目見て興味が湧かなかったりする件名では、開封率や返信率が著しく落ちてしまいます。ビジネスの世界ではメールでのコミュニケーションが主流ですので、開封してもらえないことで仕事に支障をきたすこともあるのです。
件名は内容が伝わりやすい文章を意識しよう
メールを確実に開封してもらうためには、件名に書かれた内容を把握してもらう必要があります。だからといって件名が長すぎると、受信ボックスに件名の全体が表示されず本当に伝えたい内容が伝わらなくなります。件名の文字数は20文字を目安にして、短文かつわかりやすい件名を書きましょう。
期日を記載する
会議日程やセミナー開催に関する連絡や、期日までに返信をお願いする場合には、その旨を件名に記載しましょう。具体的な日程や「第1回」など、数字による情報は相手に伝わりやすいため積極的に盛り込むことをおすすめします。
概要を記載する
件名に送ったメールの目的や、読み手にどうしてほしいのかを記載することで、概要を確認しやすくなります。セミナーや説明会に関する案内は「〜のご案内」、メールを送る相手にお願い事をしたいときには「〜のお願い」と記載しておくことで、本文の着地点が明確になり伝わりやすくなります。
用件を記載する
メールの開封率を上げるためには、伝えたい内容を件名で大まかに説明しましょう。たとえば、「〜の案件について」「〜のセミナーに関するご案内」など、本文を開く前に概要を把握できる件名を心がけるとよいでしょう。
本文の内容も明確かつ簡潔に
いくらわかりやすい件名を意識したとしても、本文が長文でわかりづらい内容では、メールの趣旨が相手に伝わらなくなってしまいます。件名と同じように、明確かつ簡潔な本文の作成を心がけましょう。
あわせて、誤字脱字がないかどうか、敬語の使い方や文章に不自然な点がないかどうかを送信前に再確認します。内容がまとまったメールでも、確認不足によって相手に不快感を与えてしまうことがあります。不安な場合は、同僚や先輩に確認してもらうことをおすすめします。
初めての相手に「挨拶メール」を送るとき
ビジネスメールにおいて、「冒頭の挨拶」と「結びの挨拶」は自身の印象を決定づける重要な役割をもっています。ここでは、初めての相手に「挨拶メール」を送るときの「冒頭の挨拶」と「結びの挨拶」について、例文を交えながら解説していきます。
冒頭の挨拶
冒頭の挨拶では、「初めてメールさせていただきます」や「突然のメール失礼いたします」などを使用することが多いです。
ビジネスメールでよく使われる「お世話になっております」は、面識があったりすでに取引を行っていたりする相手に対して使用します。ついつい使ってしまいがちですが、初めての相手には使わないよう注意しましょう。
結びの挨拶
冒頭の挨拶と同様、結びの挨拶も非常に重要な役割を担っています。メールの締め方によって自身の印象が決まるといっても過言ではありません。「どうぞよろしくお願いいたします」と締めるのが一般的ですが、このフレーズの前に「お手数ですが」や「ご多用のところ恐縮ですが」など、相手を気遣う一言を添えるだけで印象が好転します。季節に合わせて体調を気遣う一言を添えるのも、印象がよくなるポイントです。
「挨拶メール」の例文
ここでは初めての相手に「挨拶メール」を送る場面をいくつか紹介しながら、状況に応じた適切なメール内容について解説します。
初めての取引先にアポイントを依頼する
初めて「挨拶メール」を送る相手には、誰からのどのような用件のメールなのかを明確に記載しなければ開封してもらえません。そのため、「〇〇に関するお打ち合わせのご連絡」といった件名とともに、自身の会社名と名前を必ず記載しましょう。
また、打ち合わせ日時などを伺う際には相手の都合を優先し、「ご希望のお日にちをお知らせください」などと記載しましょう。
訪問のお礼メール
初めての相手と商談を行った後には、お礼のメールを必ず送るようにしましょう。件名には会社名と名前を記載し、あなたからのメールであることを明確にします。締めの挨拶には「メールにて失礼いたしますが、まずはお礼まで申し上げます」といったお礼の一言を文末に記載することで、より好印象を与えられます。
紹介先に初めてメールを送る
多くの人は、まったく知らない相手から送られてきたメールに警戒心を抱く傾向にあります。そのため、件名の初めには紹介者の名前もしくは会社名を「◯◯様からのご紹介」と記載し、その後に自身の会社名と名前を記載しましょう。本文の書き出しは「突然のメール失礼いたします」など、いきなりメールを送ったことに対するお詫びの言葉を添えながら、礼儀正しい挨拶をします。自社の紹介や特徴、取引時のメリットなどを簡潔に記載しましょう。
退職や異動に伴う担当者変更
前任者の退職や異動によって担当が変更になる際、たいていの場合は前任者から後任者の紹介を兼ねた「挨拶メール」を送ります。前任者が紹介を済ませているとはいえ、改めて「挨拶メール」を送るようにしましょう。
名刺交換後のメール
企業の展示会やセミナーなど、大勢の人が参加するイベントなどでは、多くの人と名刺交換をします。そのため、誰と名刺交換をしたのかは記憶が曖昧になっていることも少なくありません。名刺交換後に「挨拶メール」を送る際は、自身を再認識してもらった上でメールを読み進めてもらうように「いつどこで」名刺交換をしたのかを明記しましょう。
「挨拶メール」の英語表現
日本と海外を比較しても「挨拶メール」の書き方に大きな相違点はありませんが、メール文章の構成にいくつか異なる点があります。
件名の書き方
「挨拶メール」を英語で書く際の件名は、「Request for Estimate（見積もり依頼について）」といったように、andやforなどの接続詞を除いてスペルの最初の文字を大文字で記載します。日本のビジネスメールと同様に、内容を想定しやすい件名を記載しましょう。
挨拶の前に宛名を記載
英文メールでは、本文の冒頭に必ず相手の名前を記載します。親しい同僚や友人に対しては「Dear Bob:」のように「Dear＋下の名前」を記載し、取引相手などには「Dear Mr.Bob:」のように「Dear＋敬称＋苗字またはフルネーム」を記載します。
定番の挨拶
英文メールでは、「お元気ですか」などの基本的な挨拶から始まるのが定番です。どんな相手にも使える挨拶文の代表は、「I hope this email finds you well.（お元気でお過ごしかと思います）」です。日本と同様、相手を気遣う文章を盛り込むことでよい印象を与えます。
感謝やお詫びから始めることも
感謝の気持ちを伝える場合やお詫びをする場合には、挨拶文を省略することもあります。感謝の気持ちを表す王道文章は「Thank you for your prompt reply.（素早い返信をありがとう。）」であり、お詫びの気持ちを伝える王道文章は「I’m sorry for my late reply.（返事が遅くなり申し訳ございません。）」などと記載します。
初めての相手には自己紹介をする
相手と面識がない場合は、自己紹介文でメールを書き始めるのがよいでしょう。メールの始まりに送り主の身元が判明することで、安心して読み進められるからです。自分の名前の後に、どんな用件でメールを送ったのかを記載することで、メールの目的がすぐにわかるためおすすめです。
コロナ禍における「挨拶メール」
終息の見通しがいまだ立たない新型コロナウイルス感染症によって、経済的な打撃を受ける企業も多く存在します。このような状況における、適切な文頭・文末表現について解説します。
文頭表現
「大変なご苦労をされていることと存じます」や、「コロナ禍においても益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」など、世間の情勢を踏まえながら相手を気遣う表現を心がけましょう。
文末表現
「感染症の終息と、皆様のご健康をお祈り申し上げます」といった、相手の健康を案じる表現を添えることで相手からの印象がよくなります。「一刻も早く平穏な日々が戻りますように」などと、今後の明るい展望を願った表現で締めくくるとなおよいでしょう。
まとめ
「挨拶メール」を送る際は、一目で内容が伝わる件名と簡潔にまとめられた本文の構成を意識して作成しましょう。この記事で数々のメールの書き方を紹介しましたが、ビジネスにおいては相手を気遣う姿勢が重要です。思いやりあふれるメール文を作成するよう心がけましょう。
