ビジネスシーンでは、すでに取引がある企業や新規取引の提案のために企業訪問をする場面があります。相手企業に訪問する前は日程の調整が必要不可欠です。この記事では、日程調整を含めた「訪問メール」の書き方と注意点を解説します。
「訪問メール」を書くときのポイント
相手企業を訪問する際は、何かしらの目的があって訪問することが多いでしょう。「訪問メール」を送る際には、訪問する目的を簡潔にわかりやすく記載しないと相手に伝わらず断られてしまうことも。ここでは、相手に伝わりやすい「訪問メール」のポイントを解説します。
件名で内容がわかるようにする
件名は一目で内容がわかるよう記載しましょう。件名に「お世話になります。」と書かれていても、どういった用件のメールなのかがわからず相手に気づいてもらえない恐れがあります。受信トレイの段階から内容を推測しやすい件名を記載することで、何を求められているのかを相手に的確に伝えられます。日程調整の場合は「お打ち合わせ日程のご相談」や「アポイントのお願い」といった件名がふさわしいでしょう。
本題に入る前に挨拶文を添える
「訪問メール」の本文には、本題に入る前にクッションの役割を果たす挨拶文を入れましょう。挨拶文の後には、所属する会社名と氏名を記載します。すでに取引のある相手であれば「お世話になります。〇〇会社の〇〇です。」と記載するのが一般的です。初対面の相手には、「突然のご連絡失礼いたします。〇〇会社にて〇〇を担当しております〇〇と申します。」と記載します。突然メールを送ることをお詫びする一文と、会社名と担当業務、氏名を簡潔に説明するようにしましょう。
本文は簡潔にわかりやすく
挨拶文を記載したら、いよいよ本題へと移ります。何の用件でメールを送ったのかを改めて記載しますが、長々と文章を記載すると本来の意図が伝わりにくくなってしまいます。相手に用件をきちんと伝えるために、5W1H（いつ・誰が・何を・なぜ・どこで・どのように）を意識した端的でわかりやすい文章を心がけましょう。
日程は複数候補を提示する
日程候補は、こちらから複数提案するようにしましょう。相手の都合に合わせるために「いつでも大丈夫です。」と打診するのは、一見相手のことを考えたやりとりのように思えます。しかし、相手が提案した日程候補ではこちらの都合が合わなかった際、改めて日時の提案をしなければならず、メールの往復が長引いてしまいます。できるだけ少ないやり取りになるよう、こちらから日程候補を提案するとスムーズに進みます。
「訪問メール」を送るタイミングに気をつける
「訪問メール」は、原則業務時間内に送るようにしましょう。やむを得ず夜間にメールを送る場合は、「夜分遅くに失礼いたします。」とお詫びの一文を必ず添えましょう。
「訪問メール」でよく使うフレーズ
ビジネスメールの文章は、言葉選びが最も重要です。「訪問メール」は、相手の時間を自分のために空けてもらうことを依頼する文章ですので、相手への気遣いを添えた丁寧なフレーズを使用しなければなりません。ここでは、日程調整の際によく使われるフレーズを3つ紹介します。
お時間を頂戴したく存じます
打ち合わせは相手の貴重な時間を割いて行います。こちらから一方的に打ち合わせの要望を伝えるのは失礼にあたりますので、相手に時間を空けてもらうよう丁寧にお願いする際に使うフレーズです。
ご都合いかがでしょうか
「ご都合いかがでしょうか」は、日程調整の用件を伝えつつ相手への気遣いをする表現としてよく使用されます。「いかがでしょうか」という表現は、何かを知りたかったり教えてもらいたかったりする際に丁寧に問いかけるフレーズですので、「訪問メール」だけでなくビジネスメール全般に使用できます。
よろしければ
ビジネスでは、一方的に要求を押し付けすぎないことがマナーです。用件や要望を伝えつつ、相手にきちんとお伺いを立てる際に使用するのが「よろしければ」というフレーズです。相手に自分勝手な印象を与えないために記載するようにしましょう。
「訪問メール」を送る際に気をつけること
「訪問メール」を送る際には、立場や時期によって気をつけなければならないポイントがあります。相手への配慮にかけたメールを送ってしまえば、ビジネスマンとしての信用を失ってしまうことも。「訪問メール」を送る際に気をつけるべきポイントを3つ解説します。
立場によって日程調整の主導権が変わる
発注側と受注側では、日程調整の主導権が変わります。こちらが相手に仕事を発注する側であれば、こちらの予定を優先して日程調整を行っても問題有りません。逆に相手から仕事を受注している側であれば、相手の都合に合わせて日程調整を行うようにしましょう。
年末年始などの長期休暇前後には送らない
年末年始やお盆などの長期休暇前後には「訪問メール」を送らないよう配慮しましょう。長期休暇中に届いた大量のメールチェックを行わなければならず、相手に負担をかけてしまいます。せっかく送った「訪問メール」も、大量のメールに埋もれてしまい気づかれない可能性もあります。
長文になってしまう場合は冒頭で断りを入れる
長文になってしまった場合は、「長文となり恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。」などの一文を冒頭に記載しましょう。相手に配慮する印象を与えられ、長文になってしまっても最後まで読んでもらえるようになります。
「訪問メール」の構成と書き方
すでに取引を行っている相手と初対面の相手では、「訪問メール」の構成に違いがあります。また、日程調整に関してもこちらから提示する場合と相手に提示してもらう場合で「訪問メール」の書き方を変える必要があります。ここでは、状況別の「訪問メール」の書き方について解説します。
すでに取引がある相手の場合
すでに取引を行っている相手の場合は、お互いのことをある程度知っていることから訪問までの流れはスムーズです。本文冒頭でお世話になっているお礼を述べ、正しい言葉遣いや誤字脱字がないかを確認した上で送信しましょう。
取引を行っていない相手の場合
取引を行っていない相手には、本文冒頭で「自分が何者か」と「連絡した目的は何か」を丁寧に伝えましょう。
・突然のご連絡失礼いたします。私は〇〇会社で◯◯を担当しております、◯◯と申します。
・貴社の〇〇を拝見し、弊社の〇〇でお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。
・弊社は〇〇という実績がございます。
・よろしければ、直接ご説明にお伺いしたいと考えております。
訪問日程の調整を依頼する場合
先ほどお伝えした通り、日程調整は基本的にこちらから提案を行います。相手の状況を配慮しながら、打ち合わせの時間を空けてほしい旨を伝えます。
・可能でしたら御社にお伺いし、ご説明させていただきたく存じます。
・下記日程のご都合はいかがでしょうか。
・◯月◯日◯時〜（複数候補提示する）
訪問日程の候補を相手に提示してもらう場合
こちらのスケジュールに余裕があり、いつでも時間の調整が可能な場合は、相手に候補日を提示してもらうのもよいでしょう。
・御社にお伺いするお時間を頂戴できればと存じます。
・◯◯様のご都合がよろしい日時をご教示いただけますと幸いです。
「訪問メール」を送った後のフォロー
「訪問メール」は、こちらから送って終了ではありません。「訪問メール」を送った後にもうひと手間加えることで、相手からの印象がよくなり今後の取引がスムーズに進むこともあります。では、具体的にどのようなフォローを行えばよいのでしょうか。
電話をするとより丁寧な印象になる
「訪問メール」を送った後、電話連絡を入れることでより丁寧な印象を与えられます。「日程のご相談に関するメールをお送りしましたので、お手数ですがご確認をお願いいたします。」と相手に伝えましょう。相手が不在の場合は、電話に出た方へ伝言をお願いしましょう。
日程決定後に、再度確認のメールを送る
相手から希望の日程の返信が来たら、返信に対するお礼を述べた後に「◯月◯日◯時にお伺いいたします。」と確定日時の返信を行いましょう。訪問の日程が少し先の場合は、訪問日の数日前にリマインドのメールを送るようにするとより親切です。
まとめ
相手企業を訪問する前に送る「訪問メール」は、自分や所属する会社の印象を左右する重要なビジネスメールです。正しい文章を作成するのはもちろん、相手を気遣う姿勢を文章に添えるだけでお互いに気持ちよく仕事が進みます。「訪問メール」の書き方をマスターして、ビジネスチャンスを掴みましょう。
