異動が決まったら社内、社外の関係者やお世話になった人へ異動挨拶をしましょう。異動挨拶の伝え方には直接会って、電話、メール、ハガキなどさまざまな方法があります。それぞれの方法の注意点や例文、異動メールを受け取った際の返信方法を紹介します。
異動挨拶の基本ルール
異動が決まったら、社内や社外でお世話になった人や関係のあった人に挨拶をするのがマナーです。では、挨拶はどのように行えばよいのでしょうか。まずは、タイミングや伝える内容など、異動挨拶の基本ルールについて確認しておきましょう。
挨拶のタイミングは？
異動の挨拶は正式に辞令が通知された後に行うのが一般的です。内示のタイミングで周囲に告げてしまうと、思わぬトラブルや異動取り消しなど不測の事態に巻き込まれる可能性もあるので注意が必要です。
社外の人への挨拶は辞令がおり、さらに後任が決定したタイミングで行うとよいでしょう。
ただし、企業や部署によって方針や考え方が違うケースもあるので、不安な方は上司の指示を仰ぎましょう。
誰に挨拶をする？
異動の挨拶は、主に自分が今まで在籍していた部署の人、異動先の部署の人、取引先のお客様へ行います。自分の部署以外でもお世話になった人や業務上やりとりのあった人、関係のあった人へも挨拶をしておくとよりよいでしよう。
挨拶で何を伝える？
異動の挨拶では、異動日、異動先の部署名、自分の後任者などの事務的な内容に加え、今までの感謝や異動先での抱負を伝えましょう。個別に挨拶する場合はその方とのエピソードや印象に残っている言葉、出来事などをあわせて伝えるのがおすすめです。また、異動後に新しい部署で初めて挨拶をする際は、異動先での抱負や熱意を伝えると好印象でしょう。
社内向け異動の挨拶方法
社内の人へ異動の挨拶を伝える方法は、対面、電話、メールの大きく3種類に分けられます。それぞれの方法の注意点や例文を詳しくみていきましょう。
直接会ってもしくは電話で伝える
社内の人、特に関係性の深い上司や部署の同僚にはできるだけ直接顔を合わせて異動の挨拶をしましょう。遠方の支社にいる、スケジュールが合わないなど、対面が難しい場合は、電話で異動の旨を伝えましょう。
直接、電話で挨拶する際の注意点
直接伝える場合も電話で伝える場合も、話が長引き相手に迷惑をかけないよう、端的に要点を絞って話すことを心がけます。また、異動に関する愚痴や不満などネガティブな話題は避け、言葉遣いにも気をつけて話すようにしましょう。
直接、電話での異動挨拶例文
直接、もしくは電話で異動の挨拶を伝える際は、必要な内容を簡潔にわかりやすく相手に話しましょう。以下の例文を提示しますので、参考にしてみてください。
お疲れさまです。この度4月1日付けで営業部から人事部への異動が決定いたしました。
後任者については後ほどメールにてご報告させていただき、改めて後任者本人よりご挨拶をさせていただきます。
営業部配属当初からたくさんのご指導をいただき、ありがとうございました。
異動後は直接仕事をする機会は減ってしまいますが、またどこかでご一緒する機会がありましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
メールで伝える
異動の挨拶は直接会って、もしくは電話で伝えるのが望ましいとされています。しかし、時間や人数の都合で難しいケースもあるでしょう。そのような事情がある場合は、メールを活用して異動の挨拶をしましょう。
メールで挨拶する際の注意点
メールで異動の挨拶を行う場合は、できるだけ一斉送信は避け、個別にメールを作成して感謝の意を伝えましょう。やむを得ず一斉送信する場合は、「本来であればお一人ずつへご挨拶をお送りするところ、一斉送信でのご連絡となり申し訳ございません。」などの一文をあわせて記載しておくとよいでしょう。
メールでの異動挨拶例文
メールでの異動挨拶の例文は以下の通りです。メールの内容には異動日や異動先などの事務連絡、今までの感謝の他に、直接伺えなかった非礼を詫びる文面をあわせて記載しましょう。
件名：異動のご挨拶
本文：お疲れ様さまです。
この度の人事異動により4月1日付で営業部を離れることが決定いたしました。異動先は人事部となります。
私が営業部に配属された直後にご一緒させていただいたプロジェクト以降、たくさんのご協力いただき、本当にありがとうございました。心より感謝しております。
4月以降部署は変わりますが、今後また一緒にお仕事させていただく機会があれば、その際はぜひよろしくお願いいたします。
本来であれば、直接ご挨拶に伺うべきところ、取り急ぎメールでのご連絡となり申し訳ございません。
なお、後任については改めてご連絡をさせていただきます。それでは、引き続きよろしくお願いいたします。
社外向け異動の挨拶方法
取引先など社外の関係者へ異動の挨拶は、直接出向くもしくはメールで行うのが一般的です。それぞれの方法の注意点を確認しておきましょう。
直接出向いて伝える
取引先へ直接出向いて異動の挨拶を行う際は、後任者を連れて伺い、引き継ぎも同時に済ませるとスムーズです。また、直接訪問した場合でも、異動後の部署や連絡先など改めてメールで送っておくとよいでしょう。異動の挨拶は今後も良好な関係を築いていく上で欠かせないものです。担当者が変わることで取引先へ不利益が生じたり、仕事が滞ったりしないよう注意して、挨拶や引き継ぎを行いましょう。
メールで伝える
直接会って異動の挨拶ができない場合は、メールで異動の報告や後任の紹介を行います。メールで挨拶を送る場合は特に、丁寧な文面や言葉遣いに気をつけ、異動後の連絡先や後任者の連絡先などを漏れなく記載しましょう。また、メールのタイトルには「異動に関するご報告」「異動による担当者変更のご連絡」など、メール受け取った相手が一目で異動や引き継ぎの連絡だとわかるようなタイトルをつけるとよいでしょう。
手紙やハガキでする異動の挨拶
異動の挨拶にハガキや手紙で挨拶状を送る方法もあります。挨拶状は、メールのように見逃しのリスクが低く、相手により丁寧な印象を与えられるメリットがあります。そのため、社内、社外で特にお世話になった人や、今後も良好な関係を築きたい相手には、挨拶状とメールを併用するとよいでしょう。
手紙やハガキを送る際の注意点
挨拶状は、異動から2カ月以内に送付するのが一般的です。異動時は慌ただしく、挨拶状を作成する余裕がないという場合は、専門の業者へ文面の作成、宛名の印刷、発送を依頼するのもおすすめです。
手紙やハガキでの異動挨拶例文
挨拶状には、異動先、前任地での感謝、新天地での抱負を記載し、あわせて今後も変わらない付き合いをお願いする文言を添えましょう。以下のような文例を参考に挨拶状を作成してみてください。
拝啓
時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。さて私こと
このたびの異動により大阪支店に勤務することとなりました。 福岡支店在勤中は格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます。新天地においても今までの経験を活かし、職務に精進致す所存でございます。何卒一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。 末筆ながら皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。 まずは略儀ながら書中をもってお礼かたがたご挨拶申し上げます。
敬具
異動挨拶のメールを受け取ったら
社内の人や取引先の方から異動の挨拶メールを受け取るケースもあるでしょう。異動のメールを受け取ったらどのように対処すればよいのでしょうか。メール返信時の注意点や例文を紹介します。
返信する際の注意点
異動に関するメールを受け取ったら、できるだけ早く返信をするよう心がけましょう。また、返信時は送信アドレスが個人宛になっているか必ず確認をしましょう。相手がメールを一斉送信している場合、他の人にもメールが届いてしまう可能性があるので注意が必要です。
返信メールの例文
異動挨拶のメールを受け取った際の返信メールの例文を紹介します。返信文には、今までの感謝や、今後の活躍を願う言葉、一緒に仕事ができなくなることを惜しむ言葉などを添えるのがおすすめです。
・社内からの異動挨拶メールへの返信文例
お忙しい中、異動のご連絡をいただき、ありがとうございます。ご栄転、誠におめでとうございます。
入社当時より多くの温かい助言やご指導をいただき、大変感謝しております。
新しい部署におかれしても一層のご自愛とご活躍をお祈りしております。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
・社外からの異動挨拶メールへの返信文例
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度はご多用の中、異動のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
いつも迅速なご対応をいただき、スムーズに業務がすすめられたことをとても感謝しております。長年にわたり本当にお世話になりました。
今後一緒にお仕事ができなくなってしまうこと、非常に残念に思います。新天地におかれましても、ますますのご清栄をお祈りしております。
取り急ぎメールにて、お祝い申し上げます。
まとめ
異動の挨拶は、今までお世話になった方々へ感謝の意を伝え、今後も良好な関係を築くために欠かせません。異動の際はやることが多く慌ただしいですが、ぜひ異動の挨拶は後回しにせず、丁寧に心をこめて相手に伝えるよう心がけましょう。
