ビジネスシーンでは、面識がない相手に初めてメールを送る場面がたびたび発生します。どのようなメール文を書いたらいいのか迷う人もいるのではないでしょうか。この記事では、面識がない相手に「突然のメール」を送る際の注意点や書き方を解説します。
「突然のメール」を送る際の注意点・マナー
面識がない相手に送る「突然のメール」には、いくつかの注意点があります。すでに取引を行っている企業に送るメールとは異なり、書き方によってはスパムメールと勘違いされて読んでもらえない場合もあるのです。ここでは、「突然のメール」を送る際に最低限抑えるべき注意点やマナーを解説します。
件名には名前と用件を記載する
取引がない相手から「突然のメール」が送られてくると、内容にかかわらず警戒心を持たれます。件名に自分の名前と用件を簡潔に記載することで、誰からのどのようなメールなのかが一目で判断できるようになります。
・貴社の〇〇についてお伺いしたいことがございます。
・〇〇様からご紹介いただき、ご連絡いたしました。
上記のような件名に、所属する会社名と名前を記載しましょう。
相手の名前や表記を間違えないようにする
「突然のメール」を送る際には、相手企業の正式名称と相手の名前を確認しましょう。「（株）」の位置や英語のスペルは特に間違いが起こりやすいので注意しましょう。また、名前の漢字表記を間違えることは、それだけでマイナスの印象を与えてしまいます。名前の漢字表記がわからない場合は、「スズキ様」というようにカタカナで記載しても問題ありません。
目的を記載する
「突然のメール」の本文では、冒頭で自己紹介をしたあとにメールを送った目的を記載しましょう。前置きが長くなりすぎると趣旨がわかりづらくなり、途中で読むのをやめてしまったり不信感を抱かれたりします。怪しいメールだと思われないよう、早い段階でメールの目的を相手に伝えましょう。
「突然のメール」に使えるフレーズ
初めての相手にメールを送る際、本文の始まりや締めの言葉の言い回しに迷った経験がある方も多いでしょう。ここでは、項目ごとに「突然のメール」に使えるフレーズを紹介します。
挨拶文
冒頭の挨拶文では、相手の警戒心を解くフレーズを記載します。
・初めてご連絡させていただきます。
・突然のメール、失礼いたします。
「失礼いたします」は「ご容赦ください」に変更しても問題ありません。「突然のメール」に対するお詫びの気持ちや相手への気遣いを添えましょう。
本文への導入
本文に入る前に、メールを送った目的を記載します。
・貴社の◯◯を拝見し、ご連絡いたしました。
・〇〇の件でお願いしたいことがあり、メールをお送りいたしました。
目的を記載した後には、下記のような一文を記載することで、相手を気遣いながら自分の要望を伝えられます。
・ご多忙のところ恐縮ですが、お目通しいただけますと幸いです。
締めの一文
メール文を締める際は、メールを読んでいただいたことに対するお礼も述べましょう。
・最後まで読んでいただき、ありがとうございました。何卒よろしくお願いいたします。
誰かに紹介してもらった場合には、より心のこもったメールになるよう以下のフレーズを添えます。
・〇〇様にもよろしくお伝えくださいませ。
「突然のメール」の構成と書き方
「突然のメール」を送る際の注意点やフレーズを学んだところで、メールの構成をしてみましょう。先ほどお伝えしたことを組み合わせるだけでかんたんに文章を作成できます。
挨拶＋名乗り
まずは冒頭部分で初めてのメールであることを相手に伝えます。
・突然のメール失礼いたします。
・初めてご連絡いたします。
続いて自分が何者であるかを記載します。所属する部署まで記載すると親切です。
・私は◯◯会社で◯◯を担当しております◯◯と申します。
メールを送った経緯を説明
挨拶文の後には、メールを送った経緯について理由を添えて記載します。相手は「どのように自分のことを知ったのか」という点が非常に気になるもの。具体的に記載することで、相手の不安や警戒心が解けるでしょう。
・◯◯というイベントにて貴社の◯◯サービスを知り、詳しくお伺いしたくご連絡いたしました。
・◯◯様と親交がある△△様から、貴社の存在と◯◯様について伺ったことからご連絡いたしました。
気遣いの言葉を添える
用件を伝えたら、対応していただくことへのお礼と気遣いの言葉を記載しましょう。メールでの連絡は、相手への気遣いがなければ一方的に送りつけられたという印象が強くなってしまいます。
・突然のお願いで大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
・突然のメールにもかかわらず、最後まで読んでいただきありがとうございました。
「突然のメール」の状況別例文
ここでは、状況に応じた「突然のメール」の例文を紹介します。状況ごとに件名の書き方や本文の構成が少しずつ異なりますので、是非参考にしてみてください。
アポイント
アポイントのメールを送る場合、件名は「アポイントのお願い」と記載します。挨拶文は通常のメール構成と同じように記載し、以下のように構成します。
「貴社のWebサイトを拝見し、弊社が提供しているサービスをご提案させていただきたくご連絡いたしました。弊社が提供するサービスは、〜（サービス詳細を記載）もしご興味がございましたら一度ご説明に伺いたく存じますので、本メールにご返信いただけますと幸いです。お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」
資料請求
資料請求のメールを送る場合、件名は「貴社製品〇〇の資料送付のお願い」と記載します。挨拶文は通常のメール構成と同じように記載し、以下のように構成します。
「この度は、貴社製品◯◯を弊社でも導入したくご連絡いたしました。製品に関する詳細を拝見したいので、資料をお送りいただくことは可能でしょうか。大変お手数ですが、以下のメールアドレスにお送りいただくか、下記住所までご郵送いただきたく存じます。」
問い合わせ
問い合わせのメールを送る場合、件名は「貴社製品（サービス）◯◯に関する問い合わせ」と記載します。挨拶文は通常のメール構成と同じように記載し、以下のように構成します。
「この度は、貴社製品◯◯に関して質問がございましてご連絡いたしました。突然のメールにもかかわらず大変恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです。今回のご質問内容は以下のとおりです。（質問を記載）お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」
「突然のメール」の英語表現
日本では「突然のメール」を送ることに対するお詫びのフレーズが存在しますが、海外の企業にメールを送る際にはどのような表現が望ましいのでしょうか。ここでは、海外企業に対して初めてメールを送る際に使用する英語表現について解説します。
海外向けのメールでは使用しない
海外では、面識のない相手に「突然のメール」を送っても失礼にはなりません。海外の人は、メールは突然送られてくるものだという認識があるため、「突然のメール失礼いたします。」とお詫びをしながらメールを送る必要はないのです。
代わりにこの書き方がおすすめ
そうはいっても、初めてのメールでいきなり用件を伝えるのも気が引けるでしょう。挨拶文を添えるのであれば、以下の一文を添えます。
・Hello. This is my first time to write you.（初めてメールを送ります。）
英語のメールは丁寧さよりも簡潔でわかりやすい文章が求められますので、必要以上の気遣いや言い回しは省いてメールを構成するよう心がけましょう。
まとめ
スパムメールやウイルスメールが存在する現代において、「突然のメール」は少なからず相手に警戒心を与えます。この記事で紹介したように、わかりやすい件名を記載し、自分の情報を開示しながら目的を具体的に述べることを心がけて作成してみてください。相手の警戒心を解いて、ビジネスチャンスにつなげられるでしょう。
