初めてのメールの書き方と例文集｜ビジネスでも使える書き出しや締めの挨拶など

ビジネスメールを書くときはいつも丁寧さが大事ですが、初めての相手にメールをするときは、特に緊張感が増しますよね。状況や季節に応じたあいさつも含め、初めての方にも失礼がないように、メールを作成する際の注意点を紹介します。

「初めての相手へのメール」注意すべきポイント

ビジネスメール作成にはいつもマナーに違反することがないか気を付けるべきですが、初めての相手にメールをするときにはさらに注意が必要です。初めてのメールで印象を悪くしてしまうと、その後の仕事や取引にも影響があるためです。「初めての相手へのメール」どういう点を注意すべきかみていきましょう。

件名の書き方

件名を見るだけで要件がわかるよう、内容を件名に入れることが大事です。また、長すぎない簡潔な件名にしましょう。自分の社名を入れるとなおいいです。

あわせて読みたい

ビジネスメールの件名の付け方をシーン毎に紹介！NGマナーや英語表現も ビジネスシーンでは社内外の人と毎日たくさんのメールをやりとりします。自分が送ったメールを確実に読んでもらうためにはメールの用件がわかる件名を付けることが重要です。シーン毎の「ビジネスメールの件名」の付け方、NGマナーや英語表現を紹介します。

導入のあいさつで好印象を

初めてお会いする方に口語では「はじめまして」とあいさつしますが、メールだと多少カジュアルな表現です。丁寧なあいさつ表現を使い、相手に好印象を与えましょう。あいさつ文に続いて、自己紹介と相手を知った経緯を説明することも忘れないでください。

要件はわかりやすく、簡潔に書く

導入のあいさつと自己紹介が済んだら、さっそく要件を書きましょう。件名と同様、内容は簡潔に書き、相手にわかりやすく要件を伝えます。要件が複数ある場合は、箇条書きなどを使い、読みやすくしましょう。

締めのあいさつも忘れない

締めのあいさつも好印象を与えるいい手段です。下の「よく使う表現」をご参考ください。

「初めての相手へのメール」よく使う表現

初めてのビジネスメールでよく使われる表現を項目別に説明します。ぜひビジネスメール作成に活用してください。

冒頭のあいさつ

冒頭のあいさつの例は次のとおりです。

依頼するときの表現

依頼するときは次のような表現を使います。

クッション言葉

「クッション言葉」は表現を和らげ、相手を配慮する表現です。特に依頼文はストレートになりがちですので、このような表現を活用するといいでしょう。

締めのあいさつ

次に締めのあいさつを見てみましょう。

季節のあいさつ

冒頭や締めのあいさつにその時の季節に合った表現を使えば、さらに好印象を与えられるでしょう。各季節のあいさつ表現を紹介します。

春のあいさつ

次は春のあいさつです。

夏のあいさつ

夏の時期の挨拶を紹介します。

秋のあいさつ

秋のあいさつを紹介します。

冬のあいさつ

次は冬のあいさつです。

初めてのビジネスメール例文

初めてのビジネスメール、各シーン別に例文を紹介します。

既存の取引先から紹介を受けた場合

見積書、商品カタログなどを依頼する場合

名刺交換後の初めての挨拶メール

初めてのアポイントを依頼するメール

訪問した後の挨拶メール

担当者変更などの引き継ぎメール

「初めての相手へのメール」英語のメールでよく使う表現

海外の取引先などにも初めてビジネスメールを送らないといけない場合がありますよね。英語のメールで、初めての相手となるとさらに何を書けばいいか戸惑うことも多いはずです。そういうときに使える表現を紹介しますので、ぜひご活用ください。

自己紹介、あいさつ

英語のビジネスメールも日本語のメールと大きく変わりませんが、日本語よりもストレートに、簡潔に書くことがポイントです。まずは自己紹介とあいさつ文をしっかり書きましょう。

・I hope you do not mind me contacting you out of the blue.
突然の連絡で失礼します。
・I am Makoto Hayashi, representative of sale Dept. for DD company.
DDカンパニー営業担当の林誠と申します。

丁寧な言い回し

英語には丁寧語や尊敬語がないと思われがちですが、ビジネスシーンでよく使われる丁寧な表現があります。下記表現を活用して英語のビジネスメールをさらにアップグレードしてください。

・I would like to make an appointment with Mr. Stevenson.
Stevensonさんとアポイントを取らせていただけませんでしょうか。
・I am sorry to rush you, but could you please send us the estimate by Friday morning？
催促して申し訳ありませんが、金曜日の朝までに見積書をお送り願えませんでしょうか。

よく使う部署名、肩書

人事部、営業部、部長、課長…よく使う部署名や肩書を英語でどう表現すればいいか、迷った経験はありませんか。よく使われる表現を紹介します。

・人事部：Personnel Department
・経理部：General Accounting Department
・営業部：Sales Department
・企画部：Planning Department
・研究開発部：Research and Development Department
・取締役社長：president
・副社長：executive vice president / senior vice president
・部長：general manager
・課長：manager
・担当者：representative

まとめ

初めてのビジネスメールを作成するときには、ビジネスマナーに沿ってあいさつや書き方に注意すべきです。今回説明した注意点を活用して、ビジネスメール作成にお役立てください。

あわせて読みたい

ビジネスメールの宛名の書き方｜基本的な宛名のマナーや注意点を解説 「宛名」をビジネスメールで書く際の順番や敬称のルール、BCCやCCなどの知識をお伝えします。また、相手の氏名や会社名を万が一間違えてしまった際のお詫びメールの書き方や、英文のビジネスメールの書き方を紹介しましょう。