「捺印」と「押印」の意味と違いとは?契約書、請求書などでの使い分け方も紹介

捺印
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「捺印」と「押印」の意味とは?

「捺印」と「押印」の意味とは?

ビジネスシーンでよく使用される「捺印」と「押印」。どちらもハンコを押すという意味の言葉です。両者にはどのような違いがあるのでしょうか。まずは捺印と押印それぞれの意味について詳しく解説します。

捺印とは署名捺印

捺印は署名捺印の略称で、署名のある箇所にハンコを押すという意味です。署名とは当事者がボールペンなどを使用して氏名を手書きで記す(自署する)ことを指します。基本的には署名と印鑑がセットになったものを捺印と呼びますが、近年では押印と同様、印鑑を押すこと自体を捺印と呼ぶケースも増えています。

押印とは記名押印

押印は記名押印の略称で、記名のある箇所に印を押すという意味です。記名とは自署以外の方法で氏名を表示することを指します。社印やゴム印、パソコン印字、代筆による氏名記入が記名にあたります。また、署名や記名がない箇所に印鑑を押す場合も押印と呼ばれています。

署名と記名の違いとは?

上述の通り、署名と記名には自分の氏名を自筆しているか、そうでないかの違いがあります。また、署名と記名には本人を証明する際の証拠能力に大きな違いがあります。署名は、記した人により筆跡、筆圧が異なるため民事訴訟法第229条でも本人確認の証拠になると認められています。一方で、誰にでも比較的簡単に複製ができる記名には、単体での証拠能力はないとされています。

「捺印」と「押印」と間違いやすい言葉

「捺印」と「押印」と間違いやすい言葉

捺印、押印と同様、ハンコを押すことを表す言葉に「調印」と「押捺」が挙げられます。それぞれの言葉の意味や使用例をみていきましょう。

調印

調印は捺印、押印と同じく印鑑を押す際に使用される言葉です。一般的なビジネスシーンで使用される捺印や押印と異なり、調印は比較的大きな案件や重要な取り決めをする際に用いられます。具体的には国家間の条約締結、企業間のM&Aやビジネス協定締結などが挙げられます。

押捺

「押捺」も印鑑を押すという意味をもつ言葉です。しかし、押捺は基本的に印鑑を押す際にはあまり使用せず、拇印(親指に直接朱肉をつけて印としたもの)を押す際に使用されるのが一般的です。印鑑を押すことを表現したい際は、押印や捺印を使用しましょう。

契約書や請求書ではどちらを使う?「捺印」「押印」の使い分けと効力の強さ

契約書や請求書ではどちらを使う?「捺印」「押印」の使い分けと効力の強さ

契約書や請求書などのビジネス上で印鑑を押すシーンは多々あります。契約書や請求書などには主に、記名のみ、押印、署名のみ、捺印の4つの方法が用いられます。法的効力は記名のみ、押印(記名押印)、署名のみ(サイン)、捺印(署名捺印)の順で強くなります。

記名のみ

誰でも容易に複製が可能な記名のみの方法には正式な効力や証拠能力はありません。働き方改革などの影響で官公庁などでも「脱ハンコ」が推奨されていますが、トラブルや不正防止の観点からまだまだ押印捺印、署名などが求められるケースが多いのが現状です。

押印

商法第32条で「商取引においては、記名押印をもって署名に代えられる」と規定されていることから、領収書や請求書などでは主に押印(記名押印)が利用されています。しかし、利用する印鑑の種類などによっては複製のリスクもあるため、押印よりも署名のみの方が法的効力としては高いとされています。

署名のみ

筆跡鑑定などにより本人認証が可能な署名(サイン)は捺印についで、法的効力が高いとされています。欧米などでは署名の効力は非常に高く、海外企業との契約締結などは署名のみで行われるケースも多くあります。

捺印

署名と印鑑により書類の完全性や本人性が担保される捺印は、4つの中で最も法的効力が高いと言われています。そのため契約書などビジネスで特に重要とされる書類には捺印が求められるケースが多いのが特徴です。使用する印鑑には認印ではなく実印が使用されます。

「捺印」「押印」に変わる?電子印鑑とは?

「捺印」「押印」に変わる?電子印鑑とは?

電子帳簿保存法(1998年制定)、e-文書法電子法(2005年制定)、電子署名法(2001年制定)などにより、書類の電子化、電子印鑑の導入は着々と進んでいます。電子印鑑には「印影を画像変換したもの」と「識別情報をデータに含むもの」の2種類があり、それぞれ以下のような特徴があります。

・印影を画像変換したもの
背景を投下させ、印影の画像を貼り付けるタイプの電子印鑑です。主に見積書や請求などに利用されます。

・識別情報をデータに含むもの
本人を認証するための情報や機能が付帯した電子印鑑です。完全性、本人性の高さから契約書や公文書などの正式書類にも捺印可能です。

電子印鑑のメリット

電子印鑑のメリットには、押印捺印作業の効率化とコスト削減が挙げられます。

・押印捺印作業の効率化
電子印鑑を導入すれば、書類の印刷やハンコ、朱肉の用意など、押印捺印の準備にかかる時間の省略が可能です。また、今まで社内にいないと行えなかった書類承認が外出先でも行えるようになるため、決済フローの効率化にも繋がります。リモートワークやフレックスタイムなど多様な働き方にも対応しやすいという点も、メリットして挙げられるでしょう。

・コスト削減
電子印鑑導入で決済がオンライン化されると書類印刷の必要がなくなり、ペーパーレス化の推進や印刷コストの削減に繋がります。決済データや書類データをオンライン上に保存できるのでデータ管理や検索も容易になります。

電子印鑑のデメリット

電子印鑑のデメリットには、なりすましや改ざんなどの不正の可能性と導入コストが挙げられます。

・なりすましや改ざんなどの不正の可能性
特に識別情報のない電子印鑑の場合、なりすましや改ざんなどの不正使用のリスクが高くなります。そのため、電子印鑑導入の際は文書保護が行えるか、操作者の本人認証が行えるか、操作履歴が保持されるかなどセキュリティ面に優れたサービスを選択しましょう。

・導入コスト
セキュリティレベルの高いサービスを利用する場合、導入に大きなコストがかかる場合があります。また、自社で電子印鑑の導入を行っても、取引先が電子印鑑に対応していなければ、従来の紙書類のやりとりも必要となります。並行して利用することでコストが余計にかかる事態も考えられます。

シーン別「捺印」「押印」の使い方・例文

シーン別「捺印」「押印」の使い方・例文

押印、捺印という言葉はビジネスシーンでどのように使用すればよいのでしょうか。今回は上司に押印捺印を依頼する場合、取引先に押印捺印を依頼する場合の2つのシーンで利用できる例文を紹介します。

上司に押印捺印を依頼する場合の例文

上司に書類に印鑑を押すよう依頼する際に利用できる例文を紹介します。

  • 付箋箇所への捺印をお願いいたします。
  • 書類への押印をお願いいたします。
  • 署名捺印の上、返送をお願いいたします。
  • 確認がすみましたら所定箇所に記名押印をお願いいたします。

取引先に押印捺印を依頼する場合の例文

取引先企業などへ押印捺印を依頼する際に利用できる例文をご紹介します。社外の方へお願いする際は押印捺印のまえに「ご」をつけ、ご押印、ご捺印とするとより丁寧な表現となります。

  • 書類の内容をご確認いただき、ご署名、ご捺印をお願いいたします。
  • ご押印の上、ご返送をお願いいたします。
  • 契約書へのご捺印をお願い申し上げます。
  • こちらの書類にご記名とご押印いただき、弊社宛てに送付をお願いいたします。

まとめ

ハンコを押す際に用いられる「捺印」と「押印」は意味や効力に大きな違いがあります。それぞれの違いや使用シーンをしっかりと理解し、適切に使い分けられるようにしましょう。また、近年電子印鑑を導入する企業も増えつつあります。電子印鑑の導入を検討する際はメリット、デメリットをよく把握し、利用するシステムやサービスを決定するとよいでしょう。

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