「所用」とはビジネス上で比較的よく使われる言葉です。「用事」と同じ意味ですが、「所用」はビジネス上使われる一方で「用事」は使われません。また同様の意味の言葉に「用件」「諸事情」などがあるので、それぞれの意味や使い方について解説します。
「所用」の意味
「所用」の意味などについて解説します。
「所用」とは
「所用」とはプライベートおよびビジネス上のあらゆる「用件、用事」という意味で使われます。用件の内容を具体的に話したくない場合に便利に使われます。
「所用」は敬語ではない
「所用」は改まった言い方であることから目上の人や上司に対して使えます。ビジネス上においてよく、使われますが敬語ではありません。
参照：Weblio辞書「所用」
「所用」の同音異義語
同音異義語で「所要」「諸用」という言葉がありますが意味が異なります。
「所要」の意味
「所要」は「必要とすること」という意味で「所要時間」「所要経費」などの使い方をします。文例を示します。
- 父は所要の手続きのため市役所に行っているため不在です。
- 会社までの所要時間は約1時間です。
- アメリカ出張の所要旅費は30万円程度と考えれば間違いないはずです。
「諸用」の意味
「諸用」は「諸々の要件」「いくつかの用事」という意味です。次のような使い方をします。
- 明日は諸用で忙しくなります。
- 彼は常に諸用を抱え忙しく走り回っているようだ。
- 父は諸用が立て込んでいるにもかかわらず常にのんきにしている。
「所用」の使い方
「所用」の使い方や注意事項などについて解説していきましょう。
「所用」の使用例
「所用」を使った使用例をいくつか紹介します。
・使用例1. 明日は所用のため会議に出席できず誠に申し訳ありません。
この使用例は「明日は仕事に関連する用事があるため会議に出席できません」という意味ですが、具体的にどのような用事であるかはあえて言及していません。
・使用例2. 本日は所用のため早めに上がらせていただきます。
「本日は仕事に関連する用事があるため残業せずに早めに退社します」と解釈できますが、こちらの例も真偽はともかくとして、退社後に仕事に関連する用事があるといっていますが、具体的にそれが何であるかは不明です。
・使用例3. 部長のAは本日所用のため不在につき替わりに私から説明させていただきます。
「部長のAは仕事上の用事のため本日不在です。あくまで仕事上の用事なので、ご理解いただくとともに私からの説明でご容赦ください」という意味で使われています。いずれの例からもビジネスにて使用されることや目上の人、会社の上司に対して使う言葉であることが確認できました。
「所用」と「私用」の使い分け
会社において有給休暇を申請する場合の申請理由欄には「子供の入学式へ出席するため」「通院のため」「遠方の友人の送別会のため」など具体的な理由を書けるわけですが書きたくない場合に「私用のため」や「所用のため」と記入します。有給休暇を取ることは個人的な理由によって休むため厳密な言い方をすれば「私用」なわけですが、「所用」と書いたところで責められるわけではありません。
会社の同僚や先輩などの関係者が同様に個人的な理由で有給休暇を取得している際に会社の内外の関係者から問い合わせがあった場合、「Aさんは私用により不在です」とは言わずに「所用のため不在」もしくは単に「本日Aさんは不在です」と言います。これは相手に不快感を与えないようにすることや会社のイメージを悪くする可能性を回避する狙いがあります。
「所用」を使う場合の注意点
「所用」は敬語ではありませんが、同僚や目下のものに対して使う言葉ではなく目上の人や会社の上司、取引先の人などに使います。「所用により欠席させていただきます」「所用により遅れて出席させていただきます」など、具体的な理由をいうことなく、相手に対して比較的丁寧に対処できる便利な言葉です。
ただ、便利なあまりにこの言葉を多用すると、会社における上司との関係や取引先との関係の悪化に影響を及ぼす可能性もあります。「彼は私の申し入れに対して常にやんわりと断ってくる」といった疑念を抱かれる可能性があるからです。従って、常に相手との関係や状況により使うべきかの判断を行うべきです。
「所用」の類義語・言い換え
「所用」と同じような意味の言葉に「用事」「用件」「諸事情」などがありますが使い方や使用する場面が異なります。
「用事」とは
「用事」とは「しなければならないこと」「やっておかなければならないこと」です。意味は以下の「用件」と同様の意味合いを持ちますが、ビジネス上では「用事」は使わず「用件」をよく使います。「用事」はプライベート上の会話においてよく使われます。
- 今週末は用事があるので外出できない。
- 私は市役所に行って書類を取ってくる用事を父から頼まれた。
- 彼は突然の用事であわただしくと帰っていくことが多い。
「用件」とは
「用件」とは「しなければならないこと」「やっておかなければならないこと」です。ビジネス上ではメールで「本日の用件を簡潔に説明させていただきます」など比較的よく使われる言い回しです。同音異義語の「要件」は「必要な条件」で意味が異なります。
・使用例1. 差し支えなければご用件をお伺いいたします。
ビジネス上の電話をした場合の1次受付における応対の際によく、使われる表現です。まずは、概略の用件を確認した後に対応すべきかどうか、対応するとしたら社内の誰かなどの判断を行う際に使用される言い方です。
・使用例2. お問い合わせいただきました用件を担当者に伝えておきます。
外部などから問い合わせがあり、担当者が不在であった場合の受け応えの際によく使われる表現です。
・使用例3. 本日は、勝手ながら取り急ぎの用件のみにて失礼いたします。
客先に問い合わせを行った際に、対応すべき十分な時間がなかった場合に要点のみ伝えて、後日詳細を協議する際に使われる表現です。使用例1～3共にビジネス上にて比較的よく使われる表現といえます。
「諸事情」とは
「諸事情」はビジネス上において「色んな都合や理由があること」という意味で使います。一言では説明しきれない場合に使います。また、具体的な内容について説明を回避したい場合に使われます。
・使用例1.
当社は諸事情により製品発売を延期することといたしました。
発売を心待ちにしていた製品の発売を遅らさざるを得ない事情が発生してしまったが、その理由を公表することはできない事情が考えられます。例えばそれは、期待する製品の性能が出ない、計画数量を準備できないなどさまざまありえます。このような際に「諸事情」は便利な表現として使われます。
・使用例2.
諸事情により今週末は会議に出席できません
上司に対してこのような表現を使うと「いったいどんな隠し事をしているんだ。私が主催する会議に出られないとは何事だ」となり、不信感につながる可能性があります。このような場合には、上司が納得できる会議に出席できない本当の理由を正直に説明すべきです。
「所用」の対義語
「些事」が「所用」の反対の意味を表す言葉で「取るに足らないこと」「些細なこと」という意味です。
読み方は「さじ」です。あまり普段触れることが少ない言葉ですが使用例を以下に示します。
- 些事に固執することなく会議を進行することに専念すべきだ。
- 子供の発言といえども些事と考えず、慎重に協議すべきだ。
「所用」を英語では？
「所用」を意味する「to attend to some business」「appointment」などいくつかの英語表現について解説します。
to attend to some business
「to attend to some business」は直訳すると「いくつかのビジネス上の予定があるので」という意味から「所用があるので」という意味で使われます。
I have to leave Osaka before 6pm to attend to some business in Tokyo.（私は東京で所用があるので午後6時前に大阪を立たなければなりません。）
appointment
「appointment」は「約束」「予約」「所用」という意味があります。
Sorry, I have another appointment tomorrow night.（申し訳ありませんが、明日の夜は別の所用が入っています。）
まとめ
「所用」という言葉はビジネス上でとても便利に使われますが、他方で使う場合に注意が必要です。ビジネスは結局のところ、人と人との信頼関係の上にのみ成立します。これは、社内外問わず、更に上下の関係を問わずにいえることです。まずは日々の仕事の中で、誠意を持って対応するところから始めてみることです。やがて「所用」の中身を言わずとも「彼の言う「所用」は間違いない」という関係が生まれるに違いありません。
