有給休暇の取得理由は私用でOK｜書き方と理由例や断られたときの対処法も紹介

2021 12/16

2021年12月16日

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「有給休暇」は労働者に認められている権利ですが、実際に申請する際には戸惑ってしまうことも多いものです。今回は「有給休暇」のよくある理由例、取得条件、上司や会社が有給休暇の理由を聞いてきた場合の対応についても紹介します。

「有給休暇の理由」の書き方

「有給休暇」は労働者の権利ですが、取得するには申請が必要です。「有給休暇」の理由について書き方やよくある理由を紹介します。

「有給休暇の理由」は本来『必要ない』

労働者が「有給休暇」を取得・申請するにあたり、理由は必要ありません。

一定の条件の下、「有給休暇」は労働者に与えられた「休む権利」であるからです。いつでも、どのような理由であっても休むことが認められています。また、休暇中の過ごし方についても、労働者の自由であるため説明をしなくても問題ありません。

「有給休暇の理由」は『私用でOK』

「有給休暇」の理由は「私用のため」で十分です。最近SNS上では「新作ゲームのドラクエをプレイするため」という理由で「有給休暇」を申請し、上司が承認したことが大きな話題となりました。

「有給休暇」の取得に特別な理由は必要ありませんが、申請書に理由を書くことを求められることがあります。また、上司を納得させるだけの理由がなければ休みが取れないという人もいるでしょう。未記入でも法律上は問題ありませんが、一般的には「私用のため」「私事（わたくしごと・しじ）のため」と書いておくのが無難です。

このように「有給休暇」の取得の理由は伝えなくても問題なく、部下のプライベートに理解ある上司であれば正直に述べて構わないでしょう。

嘘の理由は処分対象になる

「有給休暇」はどんな理由であっても取得できる労働者側の権利なので、取得する理由については「私用」と告げるだけで十分です。嘘の理由であっても、会社は有給申請の不受理や取消、欠勤扱いにはできません。

ただし、就業規則で虚偽申告が禁じられていた場合には懲戒処分の対象になる可能性があります。そのため、意図的な嘘で申告することは避けたほうがよいでしょう。ただし、申請後に予定が変わり、結果的に申請時の理由と異なってしまった場合は問題とはなりません。

「有給休暇」の申請によくある理由例

「有給休暇」の申請に、理由は必要ありません。とはいっても、会社や上司によっては取得理由をあれこれ探られることもあります。

ここでは、「有給休暇」の申請によくある理由例を取り上げます。

体調不良・通院のため

体調不良や通院を理由に「有給休暇」を申請することはどの職場でもよくあります。 会社も上司も「体調不良なら仕方ない」と考えるため拒否されることはないでしょう。ただし、自身の病気が理由の場合は、周囲に心配を掛けたりありがた迷惑な詮索をされたりする可能性があります。

役所などでの行政申請のため

役所などの行政申請は受付時間が平日の夕方までのことが多いため、多くの人が使いやすい「有給休暇」の理由です。ローン申請、子ども関連、引っ越し、納税関連など、さまざまな場面で使えます。役所の手続きなど、受付の時間帯や期限が決まっている場合は「有給休暇」の申請は通りやすいでしょう。

冠婚葬祭のため

冠婚葬祭は、「有給休暇」を利用して仕事を休むべき用事の1つです。よほどのことがない限り、取得を断られることはないでしょう。

法事の場合は、四十九日、一周忌、三回忌とあらかじめ時期が決まっているため、早めに希望日を申し出ておくとよいでしょう。前もって申請しておけば、会社も仕事の段取りや人員調整がしやすくなるので、申請を拒否される可能性も低くなります。

家族や親戚に関係する用事のため

家族や親戚に関係する用事も、比較的スムーズに納得してもらえる「有給休暇」の理由です。親戚や知人のお見舞いは、相手の都合が最優先となるため平日に行くことも不自然ではありません。

また、突発的な体調不良のほか予防接種や定期検診など、子どもを病院につれていく場合は、事情を話せば会社も納得してくれるはずです。遠方に実家があれば、「帰省する用事ができた」「親が遠方から来ている」という理由も有効です。

運動会や授業参観など「子供の学校行事の参加」する場合も「有給休暇」を活用しましょう。近年では男性の育児参加も推進されているため、上司も快く送り出してくれるでしょう。

修理工事、点検のため

修理工事、点検のためという理由は、一番差し障りがありません。生活設備などの修理工事の立ち合いや点検は、平日でないと業者との都合が合わない場合も多いからです。特にマンションの設備点検は部屋ごとに順番に回ってくるため時間が読めず、一日休む必要が生じることもよくあります。

また、エアコン、水道、トイレ、鍵の修理など、一刻も早い修理が必要な場合は、当日の「有給休暇」申請にも使えます。

上司・会社に「有給休暇」の取得を断られたときの対処法

労働基準法の39条において、「使用者は一定期間継続して勤務した労働者に対して、年次有給休暇を与えなければならない」と明記されています。また付与する条件や、付与日数なども規定しています。

「有給休暇」の取得は労働者の権利であるため、原則として、使用者は取得を拒否することはできません。労働基準法の39条に違反した場合、使用者に6カ月以上の懲役、または30万円以下の罰金という刑罰が与えられます。労働者と会社のお互いの利益のため、「有給休暇」の取得・管理を適切に実施することが大切です。

「有給休暇の理由」を聞くことは違法？

労働者が「有給休暇」を取得する際に、会社が理由を尋ねることは明確な違法行為とはいえません。

しかし、労働者が理由を答えたくないにもかかわらず、執拗に理由を聞くことはハラスメントに該当する可能性があります。また、取得する理由を上司や会社に告げない労働者に「有給休暇」を取得させないという扱いは労働基準法に違反します。

会社は業務上の都合で取得時季を変更できる

「有給休暇」は労働者の権利であるため、原則として使用者は労働者からの申請を拒むことはできません。しかし、取得時期を変更させることは認められています。これを「有給休暇」の時季変更権といいます。

事業に多大なる影響が出ると予想される場合に限り、会社側は時季変更権を行使し、労働者に対して別日に取得するよう指示することが可能です。具体的には、繁忙期や重要なプロジェクトが控えており代替人員の確保が難しいときなどが該当します。

会社は時季変更権の判断が伴えば「有給休暇の理由」を聞ける

「有給休暇」の取得において理由を告げることは要件ではありませんが、会社は時季変更権を行使する必要がある場合に限り、取得理由を聞くことが認められます。

また、時季変更権は会社側が好き勝手に行使できるものではなく、あくまで労働者の希望を叶えようと努力した上で、やむを得ない対応であることを覚えておきましょう。また、業務上の事情があり時季変更権を行使する場合も、変更について労働者からの合意を得た上で、別の日に取得できるように配慮することが求められます。

「有給休暇」は労働者にも会社にもメリットがある

「有給休暇」は、労働者にも会社にもメリットがあります。

「有給休暇」取得で労働者のモチベーションが向上

「有給休暇」の取得で、労働者のモチベーションが向上します。反対に、長時間労働や休日出勤、「有給休暇」が取得できない状態などが続くと、労働環境への不満が溜まります。

過去には、長時間労働を是する文化があり、また、長時間労働をすれば業績が上がるという思い込みがあった時代もありました。しかし現在は、働き方改革の推進やワークライフバランスの実現に積極的に取り組む会社が増えています。

「有給休暇」取得は会社の業績向上にもつながる

「有給休暇」の取得を含め、労働者が働きやすい環境を作ることは、会社の業績向上にもつながります。労働者の満足度が上がり、生産性が高まり、売上向上に結びつくからです。また、「有給休暇」の取得を促進することで、離職率の低下や採用力向上も期待できるでしょう。

そもそも有給休暇とは？

「有給休暇」は正式には「年次有給休暇」と言い、「1日」または「半日」の労働時間分の給料が支払われる休暇日のことです。「年次休暇」「年休」「有休」などとも言います。

「有給休暇」は労働者の権利

「有給休暇」は、一定の条件を満たす労働者に対して与えられる休む権利です。仕事を休んでいる期間も会社から賃金が支払われます。

日本では「有給休暇」の消化率が上がらないという課題がありましたが、働き方改革の推進やワークライフバランスの実現を目指す中で、以前に比べて取得しやすい雰囲気になってきています。

「有給休暇」の条件と日数は労働基準法で決められている

労働基準法によると、「有給休暇」を取得できる労働者の条件は以下の2つです。
・6カ月以上
・8割以上
「有給休暇」の付与日数は、勤続年数6カ月経つと10日、最大20日を限度として労働者が継続勤務した期間に応じて加算されます。また、繰り越せる日数の上限は20日間と決まっているため、年間の上限は40日間です。正社員だけではなくパートタイム労働者やアルバイト労働者であっても、条件を満たせば「有給休暇」は付与されます。