ビジネスでは郵送で重要書類をやり取りする場面も多く「返信用封筒」を同封するケースもあります。「宛名」の正しい書き方を知らないままでは、相手に失礼になるため注意が必要です。これを機に正しいビジネスレターのマナーについて確認しておきましょう。
「返信用封筒」とは？
「返信用封筒」とは、郵便局で販売している現金書留封筒のような特殊な封筒を指す言葉ではありません。返信用封筒は、手紙を郵送する際に中に入れる封筒のことで、手紙の送り先の相手に確実に返送してもらいたいときに使う封筒を指す言葉です。手紙を入れる封筒と同じものを使ってもいいし、他のサイズの素材の異なる封筒でも構いません。
返信用封筒は、遠方の自治体から戸籍謄本を取り寄せる場合や、就活の際に相手先の企業から返信用封筒の同封を指定されたとき、確実に相手からの返事がほしい場合などに使います。返信用封筒には、あらかじめ差出人の住所と名前を表面に記入しておき、返信にかかる郵送料金を見越して先に切手を貼っておくことが一般的です。
相手の手間を減らすため
返信用封筒を手紙と一緒に送るのには、いくつかの理由があります。一つは、相手が返信する必要がある場合、相手が封筒と切手を用意して、必要事項を記入する一連の流れの手間を軽減するためです。返送のための手間がかかったり、手元にちょうどよい封筒がなかったりする場合、ついつい返送が後回しにされることがあります。しかし、あらかじめ宛先と宛名が記入された返信用封筒が入っていれば、すぐに返送してもらうことも可能です。
宛先の記入ミスを防ぐため
入会申込書や利用申込書などの書類を取り寄せたときに、同封されていた返信用封筒で記入を終えた書類を送り返した経験のある人もいるでしょう。封筒には、送り主である相手先の住所と会社名や名前が印刷されていたはずです。これは、相手に記入の手間をかけさせないとともに、住所や宛名の記入ミスで宛先不明で未達という事態を防ぐためでもあるのです。
知らない土地の住所表記を誤って書くケースは意外に多く、1箇所のミスが原因でまったく別の場所に送られてしまうことがあります。結局は宛先不明で差出人の元に戻ってしまうか、最悪の場合、行方不明になって所在がわからなくなるケースもあります。そのような場合に備え、自分の住所を自分で記入しておくと安心です。
「返信用封筒」の正しい書き方・送り方マナー
返信用封筒は、自分で用意する場合と、相手から送られてくる場合があります。それぞれの立場に分けて、正しい取り扱い方について説明します。
返信用封筒で使う封筒は、基本的にはどんなものでも構いません。ただし、企業や官公庁宛、目上の人に宛てた手紙などのあらたまったシーンでは、無難な白や薄茶などの一般的な無地の封筒を使いましょう。たとえば、B5サイズの書類を横三つ折りにするなら長形4号（長4封筒）、A4サイズの横三つ折りなら長形3号（長3封筒）で入ります。原稿用紙などの作品の返送には、折り曲げずに入る大きめの封筒を入れるとよいでしょう。
封筒サイズの目安は、原稿がB5で厚みがあれば角形3号（角3封筒）、A4なら角形2号（角2封筒）がちょうど収まります。大きめサイズの封筒で白が見つからないときは、薄いグレーや薄いブルーなど淡い色が無難です。
返信用封筒の表面の書き方
返信用封筒の表面は、通常の郵便物と同様の配置で、郵便番号と住所、中央に氏名を記入します。この場合、自分の名前に「様」などの敬称はつけず、代わりにやや小さめに「行」か「宛」と書いておきます。ビジネス文書で取引先に返信用封筒を添える場合は、会社の部署あてに返信がほしい場合は、会社名、部署名を記入したあとに「行」「宛」のいずれかを小さめの文字で書き添えます。部署あてではなく自分の元に間違いなく返信がほしいときは、会社名、部署・部課名のあとに、自分の名前を入れます。この場合は、名前の下だけに「行」か「宛」を小さめに書きます。
返信用封筒の裏面の書き方
返信用封筒を同封する場合、相手の手間を軽減しようとして封筒の裏面に相手の住所と会社名、氏名などを書き入れたほうがいいのか悩む人もいるでしょう。しかし、そこまでする必要はありません。本人に代わって、勝手に氏名を使ったり、氏名の漢字を間違えていたりすればかえって失礼になりますので、裏面は無記入のままで構いません。
返信用封筒の折り方・入れ方
自分が送るときの封筒より小さいサイズの返信用封筒を入れる場合は問題なく入りますが、郵送する封筒と返信用封筒が同じサイズの場合、折らないと入りません。封筒を折るのはいくつかの方法がありますが、会社の決まりがあれば従いましょう。
一般的に多い折り方は、封筒の長い辺を三つ折りにする方法です。こうすると、送る封筒の横幅に収まります。角封筒なら二つ折りでもいいのです。折るときは、宛名面が外側に向くように折りましょう。そのままの向きで封筒に入れれば、開封した相手に返信の必要な郵便物であると判断してもらえます。
返信用封筒には、返送書類の内容に見合った郵送料金分の郵便切手をあらかじめ貼っておきましょう。剥がれないようにしっかりと貼り付ける必要があります。アンケートの回収などで100通以上大量に送る場合は、郵便局で手続きをして料金受取人払郵便にする方法もあります。これなら、1通あたりの手数料はかかるものの、返信がない分の切手代が無駄になりません。
「返信用封筒」を作るとき、同封するときの注意点
当然ながら、返信用封筒に記入する住所を間違わないことが基本です。自分の字に自信がない人は、直接封筒に宛名印刷するかラベル印刷して貼り付けてもいいでしょう。返信用封筒が大量に必要な場合はおすすめです。
万が一、住所が違っていて第三者の手に渡ってしまった場合は、相手の個人情報が流出しないとも限りません。返信用封筒を同封するときは、かさばらないように、かつ、最小限の折り目で済むよう丁寧に折りましょう。
封筒を同封して通常の郵便物よりも重くなるため、料金不足で返送されたり、受け取った相手に不足分を負担させたりしないよう、必ず郵便料金を確かめることを心がけましょう。
「返信用封筒」の返送方法とマナー
ここでは、送られてきた返信用封筒を使って返送するときのマナーについて紹介します。特に、宛名の敬称を間違えるケースが多いので注意してください。
返信用封筒の自分の氏名の後の「様」に二重線を引く
返信用封筒の表面の書き方で説明したとおり、宛名の下には「行」や「宛」が既に記入されていることが一般的です。「行」や「宛」をそのままにして送り返さず、必ず「行」や「宛」の上から二重線で消します。修正テープや修正ペンなどで消す必要はありません。縦書きなら縦の二重線、横書きなら横の二重線で、2本の線の長さを揃えて丁寧に線を引きましょう。黒や青のペンを使ってください。赤のペンや訂正印は使いません。
宛名の敬称を「様」か「御中」に書き直す
宛名が人名なら、消した線の下に「様」、会社名や部署名なら「御中」と書き添えましょう。下に十分な空きスペースがない場合は、縦書きなら左横に「様」や「御中」を書きます。横書きなら、段を揃えて書くか、書けない場合は二重線の下辺りに「様」か「御中」を書きます。
気を付けたいのは、「御中」と「様」を同時には使わないことです。名前があるときは必ず「様」だけを書きます。会社や部署が書かれていて名前が書かれていない場合は、「御中」を書きます。部署のあとに名字の印鑑が押されている場合は、前後に「行」や「宛」が書いてあれば二重線で消して、印鑑に続けて「様」と書きましょう。
裏面に自分の氏名を書く
返信用封筒の裏面には、差出人の住所と会社名や氏名を記入しましょう。受け取った相手が、誰からの返信かすぐに確認できます。また、万一移転や宛先不明などで相手先に届けられなくても、差出人の住所と氏名があれば自分の手元に戻ってくるため、重要書類や個人情報が第三者の手に渡ることを防げます。
返信用封筒に手紙や書類を入れたら、簡単に剥がれないように糊や両面テープなどで封をします。相手の手元に届けられるまでに第三者の手で開封がされないように、厳封しなければなりません。会社などでは「緘」のスタンプを封じ目に押すことが多いでしょう。ない場合は「〆」の字を書きます。「〆」は「締」の略字でありバツ印ではないため、書き方に注意が必要です。
返信用封筒の切手料金はいくら？
切手料金は、封筒の大きさ、厚み、重さで決まります。正しく計量をして料金不足にならないように気をつけてください。
郵便局では縦23.5cm×横12cm×厚さ1cm以内なら定形郵便物に分類されます。B5の三つ折りが入る長形4号封筒（一般的な白の二重封筒と同じサイズ）、A4三つ折りが入る細長い長形3号封筒は定形封筒です。郵便料金は25g以内なら84円、50g以内なら94円です。
定形郵便より大きく、長い辺が60cm以内、縦、横、厚さ三辺の合計が90cm以内なら定形外郵便に分類されます。B5が折らずに入る角形3号、A4が折らずに入る角形2号などは定形外封筒になり、定形外郵便物の規格内として取り扱われます。郵便料金は、50g以内が120円、100g以内が140円、150g以内が210円、250g以内が250円、500g以内が390円、1kg以内が580円です。
よく使われる敬称の種類
賞状などで、名前のあとに「殿」を付けるケースがあります。殿様のイメージで、「様」よりも格式の高い敬称と勘違いされることもあるようです。しかし、これは誤りで、古くは目上の人が格下か同格の相手に対して付けていたもので、「殿」は社外の人に向けた郵便物の敬称に付けるべきものではありません。
また、ビジネス文書で使われる敬称に「各位」があります。会員各位、関係者各位などで使われますが、「各位」には皆様、皆々様、皆様方という意味があり、複数の相手に対して使う敬称です。保護者各位様、担当者各位様などのように、後ろに様を付ける必要はありません。
「返信用封筒」の書き方のルールは簡単！「宛名」も迷わず正しく書ける！
いかがでしたでしょうか？今回は返信用封筒 宛名について解説しました。
返信用封筒には書き方のマナーがあり、社会人なら基礎的な知識を身につける必要があります。簡単に覚えられることばかりですので、ぜひ覚えておきましょう。ビジネス文書だけでなく、結婚式の招待状の返送などにも応用できる知識です。
最後に「返信用封筒 宛名」のまとめです。
- 返信用封筒は、手紙を郵送する際に中に入れる封筒のことで、手紙の送り先の相手に確実に返送してもらいたいときに使う封筒を指す言葉です。
- 返信用封筒の正しい取り扱い方について、白や薄茶などの一般的な無地の封筒を使いましょう。「返信用封筒」を作るときは、必ず郵便料金を確かめることを心がけましょう。
- 「返信用封筒」を作るときは、必ず郵便料金を確かめることを心がけましょう。
- 返信用封筒の返送方法とマナーについて、宛名の敬称を間違えるケースが多いので注意してください。
- 切手料金は、封筒の大きさ、厚み、重さで決まります。正しく計量をして料金不足にならないように気をつけてください。
