ビジネスメールの宛名の書き方｜基本的な宛名のマナーや注意点を解説

「宛名」をビジネスメールで書く際の順番や敬称のルール、BCCやCCなどの知識をお伝えします。また、相手の氏名や会社名を万が一間違えてしまった際のお詫びメールの書き方や、英文のビジネスメールの書き方を紹介しましょう。

「宛名」のビジネスメールにおける基本の書き方

「宛名」のビジネスメールにおける基本の書き方は、次のとおりです。
会社名　部署名
役職　フルネーム敬称

会社名は、相手が略称でメールを送ってくる場合もあります。しかし、こちらからのメールは正式名称を書きましょう。「宛名」の間違いは大変な失礼にあたりますので、株式会社〇〇なのか、〇〇株式会社なのか、きちんと調べて間違わないようにします。よくやってしまう間違いが、役職名の後に敬称をつけてしまうことです。敬称はフルネームの後につけるのが基本です。具体例を見てみましょう。スペースも、例のように空けます。

次に、敬称や「BCC」・「CC」について見ていきましょう。

「宛名」をビジネスメールで書く際の敬称とは？

「宛名」をビジネスメールで書く際の敬称とは、会社や団体宛であれば「御中」、個人宛であれば「様」のことです。敬称はたくさんつければよいというものではなく、ひとつの「宛名」にひとつの敬称と覚えましょう。たとえば先ほどの「宛名」例では、次のようにふたつ敬称をつけるのは間違いです。

「宛名」をビジネスメールで書く際の「BCC」・「CC」とは？

「宛名」の「BCC」とは、「ブラインドカーボンコピー」のことです。すなわち、そのメールの用件を知っておいてほしいが、その人にも送っていることを他の受信者には知られたくない人をメールの「宛名」のBCC欄に入れます。「CC」は、「カーボンコピー」のことです。こちらは、BCCと同じくそのメールの用件を知っておいてほしい人で、その人にも送っていることを他の受信者に知ってもらいたい人を、メールの「宛名」のCC欄に入れます。
これは、たとえばメールを一斉送信する場合に、CC欄に入れたメールアドレスは他の受信者に見えてしまいます。一斉送信しながらも、メールアドレスという個人情報を他者に公開しない方法が、「宛名」をBCC欄に入れることです。

「宛名」をビジネスメールで複数書く際の書き方

「宛名」をビジネスメールで複数書く際の書き方は、メールの送信者が頭を悩ませるところです。「宛名」の順番や表記についてお伝えします。

「宛名」をビジネスメールで複数書く際の順番とは？

「宛名」をビジネスメールで複数書く際の順番は、役職が上位の人を先に書きます。例を見てみましょう。

【例】
株式会社〇〇　田中部長、佐藤課長

また、複数の会社に送る場合は、その案件への関わりが深い順に書きます。例を見てみましょう。
【例】
株式会社〇〇　田中部長、佐藤課長
△△株式会社　森下部長

なお、「宛名」をCCにも入れる場合は、次のようになります。
【例】
株式会社〇〇　佐藤課長
（CC：田中部長）

「宛名」が複数人の際の「各位」・「皆様」とは？

「宛名」が部全体や課全体などになる場合や、書ききれないほど多くの人にビジネスメールを送る際は、「各位」・「皆様」を使います。例を見てみましょう。
【例1】
総務部　各位
【例2】
お客様　各位
【例3】
〇〇プロジェクトチームの皆様

「各位」は敬称にあたりますので、「各位様」は間違いです。敬称を二重につけないように気をつけましょう。

「宛名」をビジネスメールで書く際の注意点

「宛名」をビジネスメールで書く際に、いくつか注意点がありますので紹介します。

「宛名」を書く際の注意点【1】会社名は略さず正式名称で

先ほども少し述べたように会社名は、相手が略称を書いてきてもこちらからは正式名称で送ります。個人の場合でもそうですが、名称を大切に扱うと、自社のことを大切にしてくれているというよい印象を相手に与えます。逆に会社名が間違っていたり、他社の名称を誤って「宛名」に入れてしまったりすると、自社をぞんざいに扱っているという悪い印象を相手に与えてしまいます。

「宛名」を書く際の注意点【2】敬称は「様」が一般的

「宛名」は敬称にも注意します。敬称は「様」が一般的ですが、役職に様をつけるのは間違いです。様をつけたい場合は、次の例のように書きます。
【例】
山川株式会社　営業部
部長　田中一郎様

「宛名」を書く際の注意点【3】二重敬語はNG

「宛名」の敬称は二重にならないよう注意しましょう。丁寧に書こうという気持ちは伝わりますが、「宛名」のような重要な部分で間違う担当者は、業務のほうもきちんと行えるのか心配されてしまいます。次のような例は間違いです。

「宛名」をビジネスメールで書く際の特殊例

「宛名」の敬称として一般的な「御中」や「様」を使わない特殊な例を紹介しましょう。

医師や弁護士など専門職の「宛名」

医師や弁護士などは、会話の中で「先生」と呼ばれることに慣れています。ビジネスメールの「宛名」の敬称も、「先生」にしましょう。例をあげてみます。

【例】
〇〇大学◯◯学部
佐藤三郎先生

宛先に同じ役職者が複数いる場合の「宛名」

宛先に同じ役職者が複数いる場合の「宛名」は、順番に悩んでしまいます。その業務に関わりの深い順にするという考え方もありますし、複数人の中の目上の人を先に書くという考え方もあります。入社してまだ日の浅い社員ではわかりかねる部分もありますので、上司に相談するとよいでしょう。

「宛名」間違いのお詫びメールの書き方・例文

「宛名」を間違えるのは、大変失礼なことです。気がついた際にすぐにお詫びのメールを送りましょう。お詫びメールの書き方と例文を紹介します。

「宛名」間違いのお詫びメールの書き方

「宛名」を間違えた際のお詫びメールは、まず素直に間違いを認めてお詫びし誠意を示しましょう。お詫びメールの件名は、「誤記のお詫び」など簡潔にわかりやすくします。相手先の重要度によっては電話でのお詫びも必要ですので、上司に相談します。相手先から指摘されてしまう前に、迅速に対応しましょう。

「宛名」間違いのお詫びメールの例文

「宛名」間違いのお詫びメールの例文を紹介します。

【例文】
件名：誤記のお詫び

〇〇株式会社　人事部
部長　山田太郎様

株式会社□□の谷口です。

先ほどお送りしたメールにおきまして、山田様のお名前を間違えて記載してしまいました。
私の確認不足でございます。
山田様には不快な思いをさせてしまい、大変失礼いたしました。

今後はこのようなことがないよう確認を徹底いたします。
なにとぞご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。
このたびは、まことに申し訳ございませんでした。

「宛名」を英語のビジネスメールで書く際の基本の書き方

「宛名」を英語のビジネスメールで書く際の基本の書き方を紹介します。国が違うと文化が違いますので、日本語で書くビジネスメールをそのまま直訳するのはNGです。「宛名」の敬称や順番を見ていきましょう。

「宛名」を英語のビジネスメールで書く際の敬称は？

「宛名」を英語のビジネスメールで書く際の敬称は、日本語のビジネスメールとまったく違います。英語のビジネスメールでは、まず「宛名」自体に会社名や部署名を書く習慣がありません。「宛名」には、相手の名前だけを書きましょう。その際の敬称は、男性は「Mr.」、女性は「Ms.」となります。例を見てみましょう。

【例】
・Dear Mr.Brown,
・Dear Ms.Brown,

日本人の感覚からすると「Dear」は親しい人に送る感じがしてしまいますが、「Dear」は必ず入れます。名前はラストネームを書きます。

「宛名」を英語のビジネスメールで複数書く際の順番は？

「宛名」を英語のビジネスメールで複数書く際の順番は、日本と同様に役職が上位の人が先になります。書き方は、2人であれば次のように「and」でつないで書きます。
【例】
・Dear Mr. Brown and Ms. Johnson,

「宛名」が3人以上の際は、次のように1人目と2人目はカンマでつなぎ、2人目と3人目は「and」でつないで書きます。
【例】
・Dear Mr. Williams, Ms. Johnson, and Ms. Brown,

まとめ

「宛名」は、ビジネスメールでは非常に重要な部分です。敬称や順番など基本的なマナーを守って書きましょう。また、ビジネスメールを専門職の人に送る場合の「宛名」や複数の人に送る場合の「宛名」は一般的な「様」とは違いますので、覚えておきましょう。社会人になると、業務上のやりとりをメールですることが多くなります。正しいビジネスメールを送れるようにしましょう。