就活・ビジネスで「質問メール」の送り方|例文や締めの書き方、お礼の返し方も解説

質問メール
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「質問メール」の書き方

「質問メール」の書き方

就活中の学生や新社会人の方は、何か聞きたいことができても「どういう風に聞けばいいかな」と戸惑ったり、そもそも「こんな質問をしてもいいか」と思ったりして、なかなかメールを作成できなかった経験をした方も多いかもしれません。

しかし、いくつかの注意点をきちんと押さえておけばもう恐れることはありません!ここでは「質問メール」を作成するときに注意すべきポイントを説明します。

要件は必ず「件名」に入れる

ビジネスにおいて相手を配慮する、相手の時間を多く取らないことはとても大事なことです。メール本文を読む前にタイトルを読んだだけで要件がわかるように、必ず「件名」の中に要件を簡潔に書きましょう。

導入のあいさつ、締めのあいさつを忘れない

簡潔に文書を書くことに気を取られて、あいさつを忘れてしまう場合もあるでしょう。冒頭では「初めまして」、締めには「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」など、あいさつを忘れないようにしましょう。ちなみに冒頭のあいさつでよく使う「お世話になっております」は、初めて連絡を取り合う相手向けには適していないので気を付けてください。

質問項目が多い場合は箇条書きで

文章を簡潔にするコツの1つとして、質問項目を箇条書きにすることがあります。番号や・を付けて箇条書きすると、質問内容が一目でわかりやすくなるので、ぜひ活用してほしいコツです。

期日など、日付は明確に表記する

「質問メール」の中には、一定の期日を過ぎてしまうと有効性を失う情報もあります。自分がいつまでこの情報がほしいか、明確に表記しておきましょう。必要な場合は太字で表記してもよいですね。

攻撃的なニュアンスの言葉は使わない

「質問メール」の中には、期日の催促など、相手側に早くアクションを起こしてほしいときに書くメールもよくあります。しかし、自分の目的を優先して相手の気分を損ねる表現を使うと、相手からの返信が遅れたり途絶えたりしてしまい、余計に仕事に支障がでる場合もあるので、気を付けましょう。

相手の肩書が入った「宛名」、自分の連絡先が入った「署名」を入れる

学生の場合は学校や学部、社会人の場合は社名や部署を含め、個人にコンタクトできる連絡先をメールの「署名」に必ず入れましょう。事前に設定画面で、すべてのメールの最後に自動的に署名が入るようにしておけば便利です。

「質問メール」の作成例文

「質問メール」の作成例文

上記の注意点を踏まえ、みなさんがよりイメージしやすいように例文を紹介します。

社内の人へメールを送る場合

(件名) 3/5出張の領収書の件

(本文)
経理部 田中様

お疲れ様です。
営業部の林です。

先日ご指摘いただいた出張の領収書について、下記2点質問させてください。

・領収書が漏れているのは交通費でしょうか、交際費でしょうか。
・宿泊費が社内規定を超えていますが、超えた分は個人負担でしょうか。

以上、本日の16時までにご回答いただけると幸いです。
よろしくお願いします。

(署名)営業部 林 s.hayashi@email.com

(件名) 見積書のお問い合わせ(株式会社 〇〇)

(本文)
株式会社 △△
商品開発部 田中様

いつもお世話になっております。
(株)〇〇営業部の林でございます。

先日は電話でのお問い合わせにご対応いただき、ありがとうございました。
さて、表題の件について下記2点にご回答いただけますでしょうか。

・見積書は3/5までご送付いただけますでしょうか。
・今回ご作成中の見積書はいつまで有効でしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、2/25(木)までにご回答いただけると幸いに存じます。
何卒よろしくお願いいたします。

(署名)
(株)〇〇 営業部 林真太郎
電話:06‐000‐0000(内線1234)
email:s.hayashi@email.com
大阪府大阪市◯◯1‐2

「質問メール」への回答の書き方

「質問メール」への回答の書き方

「質問メール」を作成するときと大きく変わりませんが、回答するときに特に注意すべきポイントを紹介します。

メールに対する感謝を述べる

まずは時間をかけて問い合わせしてくださった相手に対する感謝を述べます。「お問い合わせ頂きありがとうございます」などが無難でしょう。

回答は簡潔に

相手がわかりやすいよう、内容を簡潔にまとめます。必要によって箇条書きを使ったり、わかりやすくまとめられたデータを添付したりするのもよいでしょう。

すぐ回答できない場合は、その旨をまず連絡する

案件によっては回答に時間がかかる場合もあるはずです。そういうときは返信を先延ばしせずにまずはメールを確認したことと、いつ頃まで回答ができるかを連絡するのがマナーです。

「質問メール」への回答例文

「質問メール」への回答例文

「質問メール」への回答例文を1つ紹介します。

例文1

(件名) Re: 見積書のお問い合わせ(株式会社 〇〇)

(本文)
株式会社 〇〇
営業部 林様

いつもお世話になっております。
(株)△△商品開発部の田中でございます。

下記の件、お問い合わせいただきありがとうございます。

誠に申し訳ございませんが、原材料供給の遅れにより、3/5までのお見積書作成が厳しい状況でございます。

度々申し訳ございませんが、2月中には原材料供給日程および原価が定められる予定です。
回答までもうしばらくお待ちいただけると幸いに存じます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

「質問メール」の回答へのお礼メールの書き方

「質問メール」の回答へのお礼メールの書き方

回答を受けたら内容だけ確認して終わりにせず、回答に対するお礼を伝えるのがビジネスマナーです。メールを確認した旨を含め、お礼のメールを作成してみましょう。

「質問メール」の回答へのお礼メールの例文

「質問メール」の回答へのお礼メールの例文

(件名) Re:Re: 見積書のお問い合わせ(株式会社 〇〇)

(本文)
株式会社 △△
商品開発部 田中様

いつもお世話になっております。
(株)〇〇営業部の林でございます。

下記の件、さっそくご回答いただきありがとうございます。

原材料供給の遅れにより、スケジュールが後ろ倒しになるとのこと、承知いたしました。
弊社内でも検討のうえ、何か変更点がありましたらすぐに連絡差し上げます。

今後ともよろしくお願いいたします。

(署名)

英語で「質問メール」を送る場合

英語で「質問メール」を送る場合

会社や部署によっては海外の取引先との連絡が必要な場合もあります。英語で「質問メール」を送るときに注意点を覚えて、海外の取引先とのやり取りに活用してみるのはいかがでしょうか。

英語でビジネスメールを作成するときの注意点

日本語と違い、英語のビジネスメールではあまり飾りの言葉やあいさつの言葉を使いません。とにかく簡潔に内容を伝えることがベストです。日本語表現を直訳せずに、よく使われる英語表現を事前に押さえてテンプレートを作っておくと便利です。初めての連絡で担当者名がわからない場合は「Dear Sir or Madam(ご担当者様)」という表現が使えます。

例文

(件名)Additional product information

(本文)

Dear Sir or Madam,

I am Shintaro Hayashi, with ○○ company, headquartered in Japan.

I have some questions about your product #20305 on your latest brochure.

-Is #20305 available in Japan?
-The minimun order for the product.
-How heavy is it?

I look forword to hearing from you soon.

Best Regards,
Shintaro Hayashi

まとめ

「質問メール」作成・回答の注意点や例文を覚えて、初めてのビジネスメールだと物怖じすることなくご活用ください。相手を配慮する気持ちと最後の誤字、脱字のチェックもあれば、より完璧になるはずです。

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