「添付」の意味と使い方とは?類語「別添・送付・貼付」との違いやビジネス例文も紹介

添付

メールや書類を使う場面でよく登場する「添付」。「添付」の意味と「添付」に似た言葉の解説、ビジネスで使える例文を紹介します。メールで「添付」を使うときの注意点も解説しているので、「添付」を使い慣れない若手必見です。

目次

「添付」の読み方と意味

「添付」の読み方と意味

今回は「添付について紹介していきます。はじめに、「添付」の読み方と意味について解説します。

「添付」の読み方は「てんぷ」

「添付」は「てんぷ」と読みます。「そうふ」と読み間違いされることがありますが、漢字の「添」は「てん」と読みます。「そう」と読むことはできませんので気をつけましょう。

「添付」の意味は「付け添えること」

「添付」の意味は「付け添えること」です。メインとは別に、付属情報として何かを付け加えることを指します。ビジネスシーンではよくメールに「添付」をすることがあり、「添付ファイル」や「添付画像」といった単語が使用されます。メインとなるメール本文に付属情報として「ファイルを付け添える」「画像を付け添える」という意味になります。

「添付」と類語「別添」「貼付」「送付」の違い

「添付」と類語「別添」「貼付」「送付」の違い

「添付」には類語がいくつかあります。その中でも使い方に悩むことの多い「別添」「貼付」「送付」について解説します。

「別添」の読み方と意味の違い

「別添」は「べってん」と読み、「別に添えること」を意味します。「添付」と意味は似ていますが、言葉の使われ方に違いがあります。「別添」は添付と同様に本来は動詞ですが、動詞形式で使用されることは少ないです。「別添する」という言葉は聞き慣れないのではないでしょうか。「別添」は動詞ではなく、「別添参照」「別添された書類」といった名詞形式でよく使用されます。「添付」は、「資料を添付する」のように動詞形式でも日常的に使用されます。

「貼付」の読み方と意味の違い

「貼付」は「ちょうふ」と読み、「貼り付けること」を意味します。慣用読みで「てんぷ」と読まれることもありますが、正しい読み方は「ちょうふ」です。例えば、荷物を宅配に出すときに送り状を段ボールに貼り付けることは「貼付」です。ビジネスシーンでは「証明書に写真を貼付する」「画像を印刷して書類に貼付する」経験をした人は多いでしょう。このように、何らかの対象物に物を貼り付けるときに使用します。

「送付」の読み方と意味の違い

「送付」は「そうふ」と読み、「送り届けること」を意味します。
・資料を送付しました。
・資料を添付しました。
一見すると同じような文章に見えますが、どのような違いがあるのでしょうか?

・資料を送付しました。 = 資料を送り届けた。
資料をある場所に送り届けたことを指します。

・資料を添付しました。 = 資料を付け添えた。
資料をメインの物に付け添えたことを指します。

「送付」は物に付属情報を付け加えることではなく、物自体をある場所に送り届けることを意味します。

ビジネスでの「添付」の使い方と使用例

ビジネスでの「添付」の使い方と使用例

実際のビジネスシーンでは「添付」はどのように使用されるのでしょうか?メールで使う例、紙の資料で使う例の2つに分けて紹介します。

メールで「添付」を使う例

社内外にメールを送信するとき、「添付」を使用する場面がよくあります。

メールに資料を付け添えていることを伝えたいとき
・会議で使用した参考資料を添付しております。
・商品カタログを添付ファイルにてお送りいたします。

メールに付け添えた資料を確認してほしいとき
・〇〇について、詳細は当メールの添付ファイルをご覧ください。
・打合せ資料を添付させていただきます。ご確認よろしくお願いいたします。

資料で「添付」を使う例

紙の書類にも付属情報として資料を「添付」する場面があります。

・旅費精算のため、申請書類に領収書のコピーを添付する。
・上司から会議資料に参考資料を添付するよう依頼される。
・打合せ資料に前回議事録を添付する。

ビジネスメールで「添付」を使うときの注意点

ビジネスメールで「添付」を使うときの注意点

ビジネスメールで「添付」を使うときはどんなことに気をつければよいのでしょうか?若手が見落としがちな注意点に気を付けて、「添付」ファイルを受信する相手に失礼のないようにしましょう。

ビジネスメールで「添付」を使うときの基本事項

まずは「添付」を使うときの基本事項を3点おさえましょう。

基本事項1.資料を添付していることを本文に明記する。
→送り主が添付資料に気づかないことを防ぎます。

基本事項2.添付資料の内容を簡潔に本文に明記する。
相手にわかりやすいだけでなく、自分への確認にもなるので添付資料の送付ミスを防げます。

基本事項3.宛先に間違いがないか送信前に再確認する。
もし宛先を間違えた場合、重大な情報漏洩につながる可能性があります。急いでいるときは特に確認を怠りがちですので注意しましょう。

注意点1.「添付」ファイルサイズに注意

送信前に「添付」ファイルのサイズを確認しましょう。添付ファイルが大きすぎて開かなかったら、相手の時間を無駄にしてしまいますよね。

3MB以上になるファイルはZIP形式に圧縮することをおすすめします。ファイルが複数に分かれる場合は、1つのフォルダにまとめて、フォルダごと圧縮するといいでしょう。圧縮してもファイルの容量が大きい場合は、相手先のメールシステムが受信できない可能性もあります。事前に問題ないかどうか確認しましょう。このように、資料を受信する相手の負担を減らす工夫をすることもビジネスマナーの1つです。

注意点2.「添付」ファイル名はわかりやすく

「添付」ファイルの名前はわかりやすいものになっていますか?例えば、「20210401.pdf」「xxxyyz.xls」といった日付だけのファイル名、意味のわからない文字列のファイル名は一目見てファイルの内容がわかりません。

議事録であれば「第1回〇〇打合せ議事録_20210401.pdf」、見積書であれば「御見積書_××株式会社_202104」のように、内容と日付をファイル名に入れるとわかりやすくなります。受信者がファイルをダウンロードしたときに管理しやすい名前を付けましょう。

注意点3.「添付」ファイルのセキュリティは万全に

昨今、「添付」ファイルを開いてウイルスに感染し、個人情報が漏洩する事故が多発しています。「添付」ファイルを送信する際に気をつけたいことは、送信元が不明な添付ファイルを送信しないことです。例えば、他社から受信した送信元が不明な「添付」ファイルをそのまま別の会社に送信することは非常に危険です。

またIPA(情報処理推進機構)は、メール本文でまかなえる内容であれば添付ファイルを使用しないことを推奨しています。むやみに「添付」ファイルを使用しないことで、ウイルスに感染するリスクを避けましょう。

ビジネス英語での「添付」使用例

ビジネス英語での「添付」使用例

ビジネスでは英語で「添付」を使用する場面も出てきます。最後に、ビジネス英語での「添付」使用例を紹介します。

「添付」を表す英語

「添付」という名詞は英語で「attachment」です。「添付する」という動詞は「attach」といいます。

「添付」を使った単語は、「添えられた」という意味の形容詞である「attached」を用いて表現します。
・添付文書=attached document
・添付ファイル=attached file
・添付データ=attached data
・添付の見積書=attached quotation
・添付の請求書=attached invoice
・添付の注文書=attached purchase

「添付」の英語使用例

ビジネスシーンでよく使用される英語例文を紹介します。

「添付ファイルをご確認ください。」
Please find the atached file.
「find」の他に、ビジネスでは「見る」という意味の単語の「see」もよく使用されます。

「添付書類を参照してください。」
Please refer to the atached document.

「本メールにファイルを添付しました。」
I have attached a file to this e-mail.

「4月分の請求書を添付ファイルとして送っています。」
I’m sending the invoice for April as an attached file.

メールの場合は、添付資料が開かない場合を想定して、メールの最後に以下の文章を添えると丁寧ですね。
「ファイルが開かない場合はご連絡ください。」
Please contact us if the file does not open.

まとめ

「添付」は「てんぷ」と読み、資料や書類に別途補足情報を「付け添える」ときに使います。「添付」と似た言葉もいくつかありますので、ビジネスでは意味を正しく理解して使いたいですね。また、メールにファイルを添付するときは、相手にわかりやすい工夫をするだけでなく、セキュリティにも細心の注意を払いましょう。

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