「アジェンダ」は、「予定表」「行動計画」といった意味を持ちますが、日本の会社においては、会議の「議事日程」「進行表」を指すことが多い言葉です。「アジェンダ」の意味や使い方、類語、「アジェンダ」の書き方、「レジュメ」との違いを解説します。
「アジェンダ」の意味とは？
「アジェンダ」とは、もともと「予定表」「行動計画」を意味する言葉ですが、日本の会社では会議の「議事日程」「進行表」のことをいいます。外資企業を中心に「アジェンダ」は広まりましたが、一般企業でも年々浸透してきた言葉です。会議における「アジェンダ」があることで、事前に会議の目的やゴールを共有して目線を合わせた状態で議事が進められるので、生産性の高い質の良い会議が開けるようになります。
「アジェンダ」の意味は「予定表」や「行動計画」
「アジェンダ」とは、元来「予定表」や「行動計画」を意味する言葉です。英語の「agenda」をカタカナ語にしたもので、国際機関や政党などが実施するべき具体的な行動計画や政策を明示した選挙公約のことを「アジェンダ」といっています。「アジェンダ」がよく知られるようになったのは、1992年の「国連環境開発会議（地球サミット）」で、21世紀に向けて取り組むべき課題を「アジェンダ21」と呼んだことから、広く使われるようになりました。ほかにも「スケジュール」や「備忘録」「教会の礼拝定式」といった意味もあります。
会議では「議事日程」「進行表」のこと
ビジネスの分野で「アジェンダ」といえば、会議における「議事日程」「進行表」「協議事項」のことを指します。「アジェンダ」は、行われる会議で話し合うべき議題や進行をすべてまとめたものであり、会議の流れを把握するために用いられます。会議の日時はもちろん、参加者や会議の目的、討議すべき課題が書かれた文書となります。
「アジェンダ」で会議の生産性を高められる
「アジェンダ」を利用することで、会議の生産性を高めることが可能になります。「アジェンダ」を作成しておけば、立場が異なる出席者であっても、共通認識を持って会議に臨めるようになります。また事前に会議の流れや議題、議論すべき事柄を共有しておくと、発言したい内容を考えておけるので、意見交換がしやすくなるメリットがあります。
「アジェンダ」の使い方と例文集
「アジェンダ」は、ビジネスシーンで頻出する言葉ですが、正しい意味や使い方を理解できていない人も多いのではないでしょうか。実際「アジェンダ」は、会議の場や事前に関係者全員に配布され、会議の始めに進行役が口頭で説明したり、プロジェクターに投写して全員が見られるようにしたりして、会議は進められます。「今度のアジェンダはよろしく！」「アジェンダ作成できた？」のような使い方をします。
アジェンダを作成する
「アジェンダ」を使った表現に、「アジェンダを作成する」があります。「アジェンダを作成する」は、会議やミーティングで使う「アジェンダ」の作成を依頼ときに用いるフレーズです。「アジェンダ」を作成しておけば、会議の目的や話し合うべき事柄が明確になり、決定事項の抜け漏れを防ぐことに繋がります。
・来週の会議で使うアジェンダを作成して、参加者に配布しておいてください。
会議などで「本日のアジェンダは」
会議の冒頭で「本日のアジェンダは」のような使い方をした際には、話し合うべき検討課題、協議事項のことを指します。「この会議のアジェンダは」「会議のためのアジェンダは」といった場合には、議事日程や予定表を指すこともあります。
・本日のアジェンダは、新製品のプロモーション施策についてです。
アジェンダの共有
「アジェンダの共有」とは、会議の前にあらかじめ議題や議論する内容を共有しておくことをいいます。事前にアジェンダを共有しておくことで、議論にスピード感が生まれ、会議を効率的に進められます。
・今日の会議に出席できない人にもアジェンダを共有しておくように。
・プロジェクトの成功のカギはアジェンダの共有にある。
「アジェンダ」と「レジュメ」の違い
「アジェンダ」と間違いやすい言葉に「レジュメ」がありますが、「レジュメ」には、「要約」「概要」といった意味があります。「レジュメ」とは、フランス語の「résumé」の発音から来ている言葉で、英語圏では転職活動で作成する履歴書や職務経歴書を意味します。また研究報告や論文などを発表する講演やビジネスにおいては、要点をまとめた資料を指します。
「アジェンダ」の類義語・言い換え
「アジェンダ」と似たニュアンスを持つ類義語・言い換え表現はたくさんありますが、近しい意味になる言葉に、「スケジュール」「予定表」「イシュー」「検討課題」「プログラム」「日程表」などがあります。「アジェンダ」は「議事日程」や「進行表」を意味しますが、必要に応じてわかりやすく類語や言い換え表現を使うとよいでしょう。
スケジュール・予定表
「アジェンダ」の類義語・言い換え表現に、「スケジュール」や「予定表」があります。「スケジュール」とは、今後について具体的に立てた計画、日程のこと、またはそれらを記した予定表、日程表を指します。「予定表」も「スケジュール」と同じ意味になりますが、予定を書き表わしたものになります。
イシュー・検討課題
「アジェンダ」を別の表現で表すと、「イシュー」「検討課題」と言い換えることも可能です。「イシュー」とは英語の「issue」からできたカタカナ語で、議論の対象となるべき課題といった意味があります。短期的な課題や差し迫った問題というより、長期的な課題といったニュアンスがある言葉です。「検討課題」とは、よく考えて解決すべき問題のことをいいます。
プログラム・日程表
「アジェンダ」は、「プログラム」や「日程表」とも似た表現になります。「プログラム」とは、物事の進行状況がわかる計画や予定表のことを指し、「日程表」は、何かを行うためにあらかじめ決められた一日の予定表、日程が書かれた表のこと。「アジェンダ」と近しい意味となりますが、議題や目的が含まれているとは限りません。
「アジェンダ」の書き方と注意点
「アジェンダ」は、話し合う予定の議題をまとめたものなので、会議の流れをわかりやすくして、効率的に進めるのが目的です。「アジェンダ」の作成には手間や労力がかかりますが、誰が見てもわかるように、既定のテンプレートを使った作成をおすすめします。会社によってテンプレートは異なりますが、オリジナルの項目がある場合は、カスタマイズして使うと、効率的に作成できます。「アジェンダ」の書き方と作成する際の注意点を見ていきましょう。
「アジェンダ」は必要項目を抑えて書く
「アジェンダ」は会議の効率化を高める目的で作成するものなので、必要な情報を明確に記載する必要があります。「アジェンダ」には、開催日時、開催場所、参加者、目的、議題と時間配分を書くのが一般的です。ほかにも進行役や配布資料に関する内容、次回の開催についてなど記載しておくと、よりわかりやすくなります。
議題を詰め込み過ぎないように作成する
「アジェンダ」は、議題を詰め込み過ぎないように、余裕を持ったスケジュールにすることが望ましいです。話し合うべき議題の数が多すぎると、議論の時間が不足して、結局納得のいく結論が得られない可能性も出てきます。中途半端な会議にならないためにも、議題の数は多くても5つ程度に留めておきましょう。
質疑応答の時間も加味した会議の構成を考える
「アジェンダ」は、作成の段階で会議の進め方や質疑応答の時間を意識して構成を考えておくことが大事です。「アジェンダ」に沿って議事は進められるので、会議のシナリオのような役割を担っているわけです。予定より早く結論がまとまれば、質疑応答の時間も十分に確保できます。効率だけを考えたアジェンダだと、担当者だけが発言するに留まり、参加者全員の疑問や課題を解消できない場合があります。報告だけで終わってしまわないように、全員が有意義な時間をもてる「アジェンダ」が必要になります。
まとめ
「アジェンダ」とは、「予定表」「行動計画」または、会議の「議事日程」「進行表」を指す言葉です。「アジェンダ」を会議で活用することで、話し合うべき議題や目的が明確になり、より合理的に会議を進行できるようになります。「アジェンダ」とともに、ビジネスシーンで頻出する「レジュメ」との違いや、アジェンダの重要性を理解し、生産性の向上を図りましょう。
