会社での反省文の書き方と例文(テンプレート付き)

反省文と聞くと、学校で校則を破ったときに書くイメージがありますが、ビジネスシーンでも書く場面があります。会社に提出するものなので、正しい書き方を覚えておきましょう。反省文の意味やトラブルの対処法を交え紹介します。

そもそも反省文の意味とは？

反省文の意味を正しく理解して使えるようになりましょう。反省文は、ビジネスシーンだけでなく、学校生活で軽微なミスやトラブルを犯したときに、反省を促すものとして使われています。謝罪するだけではなく、今後の改善点を記載することが大切です。社会人として、ミスを犯してしまうときは誰でもあります。その時に、事実を認め、同じ過ちを繰り返さないように工夫することが大切です。その気持ちを、相手に伝わるような文にするとよいでしょう。

事実と謝罪を書く文章

反省文は、自分が行った行動に対し、事実と謝罪を書いて、今後の改善点を踏まえて報告する文章です。ビジネスシーンにおいて、ミスやトラブルが生じたときに、上司から反省文を書くように言われることがあります。

学校で提出を求められるとき

反省文は、学校で校則を破ったときに書く始末書として提出することがあります。自分のした行為について記載し、それについての謝罪や今後の改善点を記載します。

社会人となり提出を求められるとき

社会人となり反省文を提出するときは、遅刻や軽微な業務違反、お酒での失態などの業務に大きな支障をきたすほどのトラブルやミスが起きたときなどです。同じような反省を促すものとして、「始末書」や「顛末書」があります。その中でも反省文は最も軽いもので、教育の一環として提出を求められます。

反省文の類義語・言い換え表現

学生が反省の意味を込めて書くのが反省文ですが、社会人になると顛末書や始末書といった形で提出する場面があります。失態の程度により書くものが異なりますので、反省文との違いを覚えておきましょう。

顛末書

顛末書は、失態が社内の広範囲に影響を及ぼすレベルのときに、提出が求められます。具体例でいうと、社内作業が滞るようなシステムの不具合を出してしまったときや、経理上の手続きミス、社用車の運転中の事故などがあります。何が原因でそうなってしまったかを明確に記載することが必要なため、別名「理由書」と呼ばれます。反省文と違い、反省の意や謝罪の気持ちを記載することは求められません。

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始末書

始末書は、失態が社内だけでなく、外部企業など広く影響を及ぼす重大な失態のときに提出が求められます。具大例でいうと、判断・命令ミスで大きな経済的損失を生み出したとき、深刻なハラスメント、法令違反や契約違反などがあります。社内・社外の両方に向けて一部始終を報告し、反省の意や謝罪の気持ちを表す文です。懲戒免職や訓告、戒告などの処分を決めるときに提出が求められるケースもあります。

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反省文の書き方ポイント

反省文を記載するときのポイントを覚えましょう！

反省文の目的は、反省している気持ちを相手に伝えることと、今後同じようなミスやトラブルを起こさないようにすることです。反省文を促されている理由を把握し、記載できるようになりましょう。

嘘をつかないこと

反省文を記載するときのポイントは、嘘をつかずに事実を正直に記載することです。自分の犯したミスやトラブルについて隠すような表現や、言い訳をするような表現をしてしまうと、反省の気持ちが相手に伝わりません。反省文で大切なことは、反省の気持ちをきちんと相手に伝えることです。事実は隠さずに伝えましょう。

謝罪と改善点を述べる

ミスやトラブルの事実を記載した後には、謝罪を気持ちを込めて伝えることと、今後同じようなミスを犯さないように改善点を書くことが大切です。反省文の目的は、同じミスを繰り返さないようにすることなので、きちんと今後の対策や改善点を記載しましょう。

反省文の書き方の例文・テンプレート

反省文の書き方を、遅刻などの軽微な業務違反や、書類の遅延をしてしまったときなどのそれぞれの場面にわけて覚えておきましょう。ポイントは、事実を伝え謝罪すること、そして今後の改善点を記載することです。

遅刻などの軽微な業務違反

ビジネスシーンにおいて、遅刻などの軽微な業務違反で、反省文を促されることが多いので、書き方を覚えておきましょう。例文を紹介します。

遅刻などの軽微な業務違反の反省文のテンプレートはこちらです。

書類の遅延

ビジネスシーンにおいて、重要な文書や社外に影響を及ぼす書類の提出の遅延は、反省文が必要になる場面があります。謝罪の気持ちがしっかりと伝わる文にしましょう。例文を紹介します。

書類の遅延に関する反省文のテンプレートはこちらです。

「反省文」の書き方マナー・注意点

反省文の書き方のマナーや、促すときの注意点を把握しておきましょう。反省文は、書く側だけでなく、促す側にも注意する点があります。強要しすぎると、促す側が訴えられることがあるので注意が必要です。それぞれの注意点を覚えておきましょう！

強要はパワハラ

上司が部下に指導をしたり、指示を出したりするのは業務遂行のために必要とされる範囲はパワハラにはなりません。しかし、反省文を促すときに、提出に正当な理由がないと、個人的な恨みなどが理由で強要したときはパワハラになります。促すときには、必ず正当な理由を持ち、相手に伝えましょう。

拒否しても懲戒処分はない

反省文を上司から書くように命じられて、書くのを忘れたり、納得がいかなく書くのを拒否しても懲戒処分のような厳罰にはなりません。すべての労働者は、憲法により内心の自由が保障されていて、書く必要のない反省文は書かなくても懲戒処分のような厳罰にはなりません。ただし、反省文の提出が業務範囲と考えられる範囲で指導があったときには、提出した方が労働環境に悪影響が出ないので、書いた方がよいでしょう。

英語での反省文の書き方

海外の業者などと英語で取引をする場面があるので、ミスしたときに英語で反省文を書いたり、謝罪の気持ちを伝えられるようにしておきましょう。日本だけでなく、海外でも自分のミスやトラブルにより相手に迷惑をかけたときに、謝罪の気持ちを伝えたり、改善点を伝えたりすることは大切です。ビジネスマナーとして、英語での反省文の書き方を覚えておきましょう！

ポイントは簡潔に書く

英語で反省文を書く時には、日本語同様に、ミスやトラブルを明確に記載し、謝罪して今後の改善点を簡潔にまとめて記載しましょう。自分のミスを認めて、同じようなことが起きないように改善点を相手に伝える姿勢は、欧米でも通用する習慣です。

反省の気持ちと改善点を伝える

会社に提出する反省文は、自分のミスやトラブルを明確に記載し、反省の気持ちと改善点を伝える文書です。会社に迷惑をかけたことを認めて、次に同じ失態と犯さないようにすることが大切です。社会人として、ミスを犯すことはだれでもあることで、そのあとの行動が大切です。相手に気持ちが伝わるように、マナーを守り提出をしましょう。

まとめ

ビジネスシーンにおいて、ミスを犯すことは誰にでもあります。その時に、軽微な業務違反であれば、反省文を提出するように求められます。反省文の目的は、事実を認め。謝罪をし、同じ過ちを繰り返さないように改善点を考え、相手に伝えることです。反省の気持ちが相手に伝わるような文の構成にしていきましょう！