ビジネスシーンでは社内外の人と毎日たくさんのメールをやりとりします。自分が送ったメールを確実に読んでもらうためにはメールの用件がわかる件名を付けることが重要です。シーン毎の「ビジネスメールの件名」の付け方、NGマナーや英語表現を紹介します。
「ビジネスメールの件名」の基本的なマナー
メールを受信すると最初に目に留まり、開封の決め手となるのが件名です。そのため、メールの件名で重視すべきは、「用件を簡潔に伝えること」です。
丁寧にしようと「いつもお世話になっています」「ご連絡ありがとうございます」など件名にお礼や挨拶を入れる人もいますが、用件がわかりにくいため不適切です。特に、1日に数十件以上のメールを処理するビジネスシーンでは、件名があいまいなままでは開封してもらえない可能性もあります。ですから、できるだけ簡潔にメールの内容を伝える件名を付けることは最低限のマナーといえるでしょう。
メールの件名は「内容を簡潔に、具体的に書く」
メールの件名は「内容を簡潔に、具体的に書く」ことが大事です。
件名にはまず用件、そして日付や氏名などを適宜添えましょう。用件と名前が書かれていると「何のための連絡」「どこの誰から」というのが把握しやすく印象UPにつながるでしょう。名前は同じ会社内でのやりとりでは必要ありませんが、外部とのメールでは名前・会社名・所属名を入れておくとより親切です。
返信時の件名は「Re:」で返すのが一般的
返信時の件名は「Re:」で返すのが一般的です。
日程調整の依頼や質問の場合、やり取りが長くなるケースがあります。その場合同じタイトルでまとめておけば、後から読み返す際に話がつながりやすいのが利点です。
やり取りを繰り返している間は同じ件名で返信するのがマナーとはいえ、返信が続くと「Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:面談日程変更のご相談」など肝心の用件が消えてしまうことも。その際は適度に「Re:」を減らしましょう。ただし先述した通り、「Re:」をすべて消すと返信か新規のメールかどうか判別できないため、やりとりが続いている間は数個の「Re:」は残しておくようにしましょう。
「ビジネスメールの件名」をつけるときの3つのポイント
「ビジネスメールの件名」について、3つのポイントを紹介します。
忙しいビジネスシーンではメールの件名は、メールの本文に目を通してもらう上で非常に重要です。メールの開封率・返信率を上げるために、まずは以下の3つの基本を押さえておきましょう。
期日があるメールは件名に「日付」を入れて強調する
「〇月〇日の打ち合わせの件」「〇月〇日の会議資料の作成依頼」など、件名を見ただけで内容がわかるようにしておくと、相手に用件が伝わりやすく親切です。
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重要なメールは【 】などで件名を目立たせる
【】などの記号を用いると、メールの重要度や緊急性が伝わりやすくなります。
例を挙げると【お願い】【至急】【緊急】【要確認】【重要】などの使い方があります。ただし、【要回答】や【締切厳守】などの言葉は状況や関係性によってはキツイ印象を与えかねません。その場合、本文にクッション言葉である「お忙しいとは存じますが」「恐れ入りますが」「お手数ですが」を添えるとよいでしょう。
メールの件名は話題が変わったら変更する
メールの件名は話題が変わったら、それに応じて変更します。
件名と内容を常に一致させておくことはメール伝達の基本で、また内容の検索や整理にも役立ちます。
メールのやりとりを続けているうちに主題が変わることはよくあります。たとえば、「商品発送のお知らせ」から始まったメールが「商品内容についての質問」や「商品についてクレーム」に変われば、件名と本文の内容が一致しなくなります。その場合は、内容が変わった時点で件名を付け直しましょう。
NGな「ビジネスメールの件名」
NGマナーとされる「ビジネスメールの件名」とはどのようなものでしょうか？ビジネスメールのルールやマナーを知らないと、知らず知らずのうちに相手に悪印象を与えている可能性もあります。お互い気持ちよく仕事を進められるように、正しいマナーを身に付けておくことが大切です。
ビジネスメールの「件名なし」はマナー違反
ビジネスシーンのメールに関しては、「件名なし」「無題」で送るのはマナー違反です。
携帯電話のメールやSMS（ショートメッセージサービス）では、件名を付けずにメッセージを送る人も多いでしょう。LINEなどのチャット形式で連絡を取っている人は件名を付けることに慣れていないかもしれません。
ですが仕事上のメールで「件名なし」のまま送信すると、受け取り側は迷惑メールフォルダに分類したり、メールの受信に気が付かなかったりする恐れがあります。もし誤って「件名なし」で送ってしまった場合は、件名に【再送】と表記してもう一度送信しましょう。そして、本文に「先般のメールを件名を記入せず送信してしまい、大変失礼いたしました。以下の通り再送させていただきます」などと一言添えるとよいでしょう。
機種依存文字は使用しない
ビジネスメールでは件名、本文ともに機種依存文字の使用を避けるのが一般的です。
機種依存文字は環境依存文字とも言い、文字コードによって表示できない可能性がある文字のことです。また「半角カタカナ」も文字化けの可能性が高いため、さまざまな環境下での閲覧が想定されるビジネスメールでは使用しないようにしましょう。
「ビジネスメールの件名」のシーン別の使い方
「ビジネスメールの件名」について、シーン別の使い方をみていきましょう。
初めての相手へのメールする場合の件名
初めての相手にメールを送る時は、件名に自分の名前や会社名など固有名詞を記します。「はじめまして」や「お世話になります」といった挨拶など用件が曖昧な件名は不適切です。一目でメールの内容がわからないと、迷惑メールだと判断されて開封されないこともあります。
着任のご挨拶【会社名・部署名・氏名】
株式会社〇〇より【見積書ご送付のお願い】
〇〇案件の提案資料【会社名・氏名】
お礼を伝える場合のメールの件名
お礼を伝える場合のメールの件名は、「忘年会のお礼」や「〇月〇日面接のお礼」などと具体的かつ簡潔に記すことが基本です。「先日はありがとうございました」や「お世話になりました」と記された件名を見かけることがありますが、こうした件名では相手に用件が伝わりません。
セミナー参加のお礼【会社名・名前】
打ち合わせのお礼【会社名・名前】
お願いをする場合のメールの件名
お願いをする場合のメールの件名は、依頼の趣旨や理由を明確にしましょう。そして、本文に「お手隙のときで結構です」「ご多用中にお手数をおかけしますが」などというような相手に配慮した一言を添えると丁寧な印象になるでしょう。
請求書送付の依頼について【会社名・名前】
システム不具合の調査依頼【会社名・名前】
お詫びを伝える場合のメールの件名
お詫びを伝える場合の件名は、メールの内容が謝罪であることを明らかにしましょう。また、謝罪のメールで重要なのは「できる限り早く対応する」ことです。不手際を放置しておくと後からいくら丁寧に謝罪しても気持ちが伝わりづらくなるため、なるべく早くミスに対する謝罪をする必要があります。
〇〇に関するお詫び【会社名・名前】
金額間違いに関するお詫びと返金について【会社名・名前】
質問・問い合わせをする場合のメールの件名
質問・問い合わせをする場合のメールの件名は、用件を具体的に書きましょう。何についての質問や問い合わせなのかを明記することで相手の理解も早くなり、返信する優先順位も付けやすくなるからです。
貴社製品〇〇に関するご照会【会社名・名前】
〇〇の日程について確認のお願い【会社名・名前】
就活の場合のメールの件名
就活の場合は質問や面接の日程変更のお願いなどに関してメールを送る機会が多いため、メールの件名は用件とともに大学名・氏名を明記しましょう。
学生のうちから正しい敬語やマナーを使うことはハードルが高いですが、まずは「相手に配慮する」ことを意識すれば少しずつ身につけていくことが可能です。敬語やマナーに少しでも慣れておくと、今後社会で働く際にも大きなプラスになるはずです。
会社説明会・希望日時の件【大学名・名前】
一次面接日程変更のお願い【大学名・名前】
【英語】英文メールの件名によく使うフレーズ集
英語でメールのやりとりする機会がある時に便利なフレーズを紹介します。
依頼をするときの件名 「Request for ～」
問い合わせをするときの件名 「Inquiry about ～」
お知らせがある場合の件名 「Notification of ～」
謝罪をする際の件名 「Apology for ～」
まとめ
メールの件名は、内容に合わせたものを選択し、内容が変われば件名も変える必要があります。内容が不明確であると、相手に不信感を抱かせたり、不快な思いをさせることがあります。メールを送る際は社会人としてのマナーを押さえ、相手に内容が簡潔に伝えられる件名を付けるようにしましょう。
