「下記」の意味と正しい使い方とは?「以下」との違いや英語表現・例文を紹介

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    「下記のとおり」「下記のような」などの使い方でよく目にする「下記」という言葉。何となく使っていませんか?実は使い方にいくつかの決まりがあります。ここでは「下記」の使い方、「以下」との違いや英語でどのように表現するのか紹介します。

    目次

    「下記」の意味とは?

    「下記」の意味とは?

    ビジネス文書で「下記」という言葉を見たり使ったりしたことはありませんか?詳細をまとめて述べるときによく使われます。「下」は文字通り「ここから下」という意味ですが、「記」の意味、そして「下記」の意味を正しく理解していますか?

    「下記」は「カキ」と読む

    「下記」は「カキ」と読みます。「シモキ」「シタキ」や「ゲキ」とは読みませんのでご注意ください。

    「記」は書かれていること

    「記」は「しる(す)」と読みます。意味は「書きしるす、書きつける、書き留める」などで、名詞の「しるし」とすると書きしるされた文章そのものを表します。ビジネス文書や公文書において「記」は「ここから重要な情報が始まりますよ」という意味も持ちます。つまり、「下記」とは「下に書きしるされていること」「下に重要なことが書かれていますよ」という意味になります。

    「下記」の正しい使い方・例文

    「下記」の正しい使い方・例文

    「下記」はビジネス文書や役所などが出す公文書には欠かせない言葉です。公文書では必要に応じて「下記」とあわせて使われる「記書き」を使用することが決められているほどです。ではなぜ「下記」や記書きが多用されるのでしょうか。ここでは、「下記」が使われる理由と正しい使い方や注意点について解説します。

    なぜ「下記」を使うのか?

    「下記」や記書きを使う理由は「読み手にわかりやすく情報を伝えるため」です。ビジネスでは挨拶の形式や文書の型がありますが、この「記」を使った形もビジネス文書のルールの1つです。人によって伝え方が異なる文書を読む場合、読み手はまず書き手の型を理解し、どこが重要な情報かを探さなければなりません。しかし、ルールを設けその型にそった文書を読む場合は、すぐに内容の確認に入れるため、早く正しく理解できます。書き手としても型にそって書くことで、早く漏れなく文書を作成できます。

    また、挨拶からずっと文章が続くと何が重要な情報なのか理解するのに時間がかかりますが、「記」を使って箇条書きにすることで読み手が早く理解できる文章になります。読み返すときも、文章を追いかけなおして必要な情報を拾っていくよりも、記書きに重要事項が記載されているほうが、早く確認できます。

    ビジネスにおいてスピードと正確さは重要ですので、「下記」と記書きを使った文書が多く使われるのです。

    「下記」の使い方

    ビジネス文書での「下記」の使い方を解説します。「下記」を使う際は「記書き」が必須です。記書きとは「記」と「以上」を使って情報を箇条書きで記載したものです。

    書き方は、まず挨拶をしてからおおまかな要件を書きます。文末に「下記ご参照ください」など、後述する例文のような一文を添えます。その後「記」と記載して、箇条書きで詳細を書き、最後の行右端に「以上」を書きます。この形式で書くことによって、読み手は「詳しいこと、重要なことは『記』と『以上』の間に書かれている、と理解します。

    「下記」を使用するときの注意点

    「下記」を使う時の注意点は2つです。
    ・記書きを使う。
    ・1枚で終える文書に使う。

    さらに記書きの書き方にも3つの注意点があります。
    ・「記」は中央寄せ、「以上」は右寄せで記載する。
    ・「記」と「以上」は一緒に使う。
    ・記書きの後は原則追記しない

    ただし、ビジネスメールの場合、中央寄せや右寄せはしません。必ずしも記書きが必要ではなく、記の内容を線で区切るなど、メールで見やすい体裁に整えることが必要となります。また、ビジネスメールの場合、文末を「以上」だけにするとそっけなく感じられることもあるため、「以上、よろしくお願いいたします」など「以上」の後に一言付け加えて使用します。

    「下記」の例文

    「下記」の例文は以下の通りです。
    ・下記の通りご案内いたします。
    ・下記、ご参照くださいませ。
    ・下記の通りです。

    「下記」の類義語・言い換え表現

    「下記」の類義語・言い換え表現

    「下記」の類義語としてよく見られるのは「以下」です。さらに、「下部」「下文」の意味もあわせて解説します。

    「以下」

    「以下」は「イカ」と読みます。「ここよりも下」という意味です。「下記」とほとんど同じ意味ですが、「以下」はそれが指す部分が具体的ではなく、記書きも不要です。1枚に収める必要もありませんが、延々と文章を書くと読みづらいので、「以下」を使うときも箇条書きを有効に使えると読み手が理解しやすくなります。

    「下部」

    「下部」は「カブ」と読みます。「文書やページの下の部分」という意味です。

    「下文」

    「下文」は「クダシブミ」と読みます。「上位者が下位者にあてて送る文書」のことです。「下記」同様、「下」の字を使いますが、意味は全く異なります。

    「下記」の対義語

    「下記」の対義語

    「下記」の反対といえば「上記」がすぐに思い浮かぶのではないでしょうか。記書きが上にあり、それに対しての「上記」なのか、意味が異なるのか、解説します。あわせて「上記」と似た意味の「前述」も確認しましょう。

    「上記」

    「上記」は「ジョウキ」と読みます。「ここよりも上に記されていること」という意味です。「下記」が記書きを必須とするのと異なり、「上記」はどこの部分を指すのか具体的な指定はありません。なお、「下記」、「上記」ともに「記す」という字が使われていることから、原則書き言葉として使用し、口語では使用しません。

    「前述」

    「前述」は「ゼンジュツ」と読みます。「前に述べたこと」という意味です。これは文書でも口頭でも使用できます。これまで述べてきたことを元に話を展開する場合、同じ話を繰り返すのではなく「前述のとおり」とすることで、冗長な表現を避けられます。

    「下記」の英語表現

    「下記」の英語表現

    「下記」の英語表現は「follow」と「below」があります。それぞれの意味と2つの違いを解説します。

    「follow」

    「follow」は動詞で「ついていく、次にくる」という意味があります。ここから「following」が名詞、形容詞として文章では「下記の」という意味を持ちます。例えば「The following has been discussed.」(下記が議論されました。)や「Please check the following questions.」(下記の質問を確認してください。)のように使います。

    また、「as following」という表現もあります。「次のとおり」という意味で、同様に使えます。

    「below」

    「below」は副詞で「下の」という意味です。こちらも「下記」として使われることが多い単語です。例えば「Please see below for more information.」(さらなる情報は下記をご覧ください。)のように使います。

    「follow」と「below」の違い

    「follow」も「below」も「下記」を表す単語であり、どちらもビジネス文書で使って問題ないものです。2つの違いは主に品詞の違いです。「follow」は動詞、「following」は名刺、形容詞です。それに対して「below」は副詞となります。形容詞としての「following」は名詞の前につきます。「below」は名詞や動詞の後につきます。

    なお、記書きの「記」、「以上」の厳密な英語訳はなく、英語の文書では記載しません。しいていえば「記」は「Notice」「Details」などがありますが、記書きとしては記載しないほうが自然です。

    まとめ

    「下記」とはビジネス文書にて「下に書かれていること」を意味し、「下記ご参照ください」のように使います。これは「記す」とあるとおり書き言葉のため口頭では使いません。また、記書きを使うこと、1枚に収めることなど使い方が決まっています。とはいえ、難しいルールはなく、「下記」と記書きを使うことで、伝えたいことを読み手にわかりやすく伝えられるようになります。型を理解して上手に活用していきましょう。

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