「記 以上」の意味と使い方|読み方や位置、使うときの注意点も例文解説

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    ビジネス文書でよく見る「記 以上」の表現ですが、この書式で文書を頼むときに何と言いますか?そう言えばこの書き方の呼び名もよく知らないなあ、という方は、その使い方や注意点などの基本的なルールもぜひこの機会に確かめてください。

    目次

    「記 以上」の意味とは?

    「記 以上」の意味とは?

    ビジネスの文書によく使われる書式に「記 以上」があります。一見事務的でそっけないような気もしますが、日常多くの文書に用いられるのには、この表現の持つよさがあるからです。まず、その基本的なことを見ておきましょう。

    簡潔に伝える時の書式

    ビジネス文書では、伝えたい内容自体はごく限定的な場合がよくあります。会合の日時や場所を連絡したり、通達事項を周知したりすることが目的の場合です。しかし、これを手紙のように文章化すると、この重要なことが文面に埋もれて伝わりにくくなったり、不要な挨拶文などで冗長になったりしかねません。「記 以上」の書式は、伝えたいことの要点を簡潔にまとめるために定型化したものです。伝えたい内容を確実に伝達する書式として重宝されるのは、長くなりがちな文書をすっきりとまとめられるという利点があるからです。

    読み方は「きがき」

    「記 以上」の書式のことを「記書き(きがき)」といいます。「この文書、記書きで作っておいて」と言われたら「記 以上」を用いた書式で文書を作成しなければならないわけです。

    「記 以上」の使い方と例文集

    「記 以上」の使い方と例文集

    大事なことを確実に伝える書式なら、文書は全部これでいいんじゃないの?と考える人もいるかもしれません。たしかに公的な文書の多くは「記書き」が用いられており、その汎用性は高いものです。しかし、例えばお見舞いの手紙だったらとか、お祝いの文書だったらと考えれば、それがオールマイティーなものでないことはわかりますね。「記 以上」の書式が使える文書、使うべき文書は自ずから決まっています。使用例を見ていきましょう。

    「記 以上」を使うべき文書は?

    「記 以上」を使うべき文書は、簡潔に言えば事務的で情報量の多すぎない内容のものです。ぜひ使いたい文書は、伝えたい内容が端的にまとめられる内容のものです。見る人が一目でとらえられる情報量のものには最適です。A4判一枚以内に収まらないものには「記 以上」は使えません。また、事務的という観点で言えば、公文書は基本的に「記 以上」の書式を用いるべきです。公文書で扱われる情報は、端的に、確実に伝えられるべきものばかりだからです。

    文字の大きさ

    「記 以上」の文字は、他の字に比べて大きな文字を使うことが基本です。同じ大きさの字を使うのは間違いではありません。ただ、「記書き」の本来の目的から言えば、この部分が一番大事なんだな、と一目で視認できることは重要です。ワープロなどでは、一回り大きなポイント数を用いるようにするとよいでしょう。

    文字の位置

    「記 以上」の文字の配置は、書式として定められています。まず「記」は行の中央に配置し、同じ行の左右には何も書き入れません。そして下に1行空けて、必要な情報を箇条書きで記載します。「以上」は箇条書きの最後で改行し、右端ぞろえで記入します。Wordなどのワープロソフトでは、「記」と入力すると、この書式に沿って「以上」まで自動入力される機能が備わっていますね。

    「下記のとおり」の使い方

    いかにビジネス文書とはいえ、いきなり「記」から始まることはありません。あて名やタイトル、日付や差出人などの基本情報に加え、前文が入ることが通常です。この前文の中で、大切なことは「記」以下にありますよ、と知らせる表現が「下記のとおり」です。通常は前文の最後に添えて「詳細は下記のとおりです」のように用います。ちなみに縦書き文書では「左記のとおり」となります。

    ビジネス文書の例文

    日常的な連絡文書では、連絡内容がもれなく、正確に記載されるよう定型的な「記書き」を用います。
    ・記(中央ぞろえ)
     議題:来月の販売目標について
     日時:令和〇年〇月〇日(〇曜日) 〇〇:〇〇~
     場所:本店 第〇会議室
     以上(右端ぞろえ)

    送付書の例文

    文書や物品等を発送する際に、内容を確認できるように添付する送付書は、内容が明確に示せる「記書き」が最適です。
    ・お届けした文書は下記のとおりです。
     記(中央ぞろえ)
     ・見積書 1通
     ・施工確認書 1通
     ・お問い合わせ用はがき 1枚
     以上(右端ぞろえ)

    「記 以上」の英語表現

    「記 以上」の英語表現

    ビジネス文書における表現なので、欧米においても同様の表現はあるように思いますね。しかし実際には「記 以上」に当たるような定型的な英語表現はありません。「記 以上」に近い意味の表現を紹介します。

    Notice

    「記」にあたる英語はNotice(通知)があります。また、ここからが大事です、という意味で注意を促す意味ならNote(注意)という表記も考えられますね。いずれにせよ、続く部分をしっかり読んでください、という意図は伝わります。

    End of document

    「以上」にあたる英語はEnd of document(文書の終わり)という表現があります。文書の内容はここで終わりです、という意味になるので、「以上」のニュアンスを伝えられます。

    「記 以上」を使うときの注意点

    「記 以上」を使うときの注意点

    「記 以上」は定型化した表現なので、その使い方には当然のルールがあります。このルールに従わないで「記書き」を使うことは失礼にもあたりますし、ビジネスマンとしての常識を疑われることにもなりかねません。大事なルールを紹介します。

    「以上」は省略できない

    「記」で始まったのに「以上」でしめられていない文書をときどき見かけます。「記書き」の内容が本当にすべて示されているのか不安になりますね。「記」で始まった箇条書きは必ず「以上」でしめなければなりません。例えば拝啓と書き始めた手紙は敬具でしめくくる必要がありますね。「記書き」も文書の書式である以上、頭語と結語としてセットで使用されなければならないのです。

    複数枚の文書では使えない

    情報量が多すぎて、箇条書きが1枚で収まりきらず、複数枚にまたがってしまっているものはどうでしょう?そもそも「記」に対応する「以上」が見つかりにくいという点で読みにくいですし、簡潔にまとめるという「記書き」の原則からも外れてしまいます。情報量が多く、1枚に収まらない場合には「記 以上」は用いることができません。そのような場合は「別紙のとおり」や「添付資料のとおり」として、伝えたい情報を別な文書として作成するようにします。

    追記や付記をしてよい場合

    以上の後にさらに記述してもよいのでしょうか?公式な文書においては、答えはNoです。「記 以上」を使う以上は、その中に重要な情報はすべて盛り込まれているべきで、追記するようなら書き直すのがマナーだからです。例外的に、会社名や役職、氏名などの署名欄を「以上」の下、文書右隅に記載することのみ許されます。

    日常的な連絡文書や個人的な内容のものに限り、「追記」や「付記」として付け足すことは可能です。しかし、せっかく簡潔に収めるための書式なので、できれば避けた方がよいでしょう。

    「記 以上」のメールでの使い方

    「記 以上」のメールでの使い方

    最近はメールで文書をやり取りすることが増えました。簡潔を旨とするメールですので「記書き」を用いるのは自然なことですね。メールで「記 以上」を用いるには通常の文書とは少し違う所があります。3点覚えておきましょう。

    位置

    メールは基本的に画面上で確認します。相手方がどのような画面で見ているかわかりませんので、中央ぞろえや右端ぞろえは書き手の意図通り表示されるとは限りません。したがってメールにおいては「記 以上」は他の表記と同じく左端ぞろえとなります。こうなると「記 以上」の視認性は損なわれてしまいますので、メールではあえて「記 以上」という表記を使用しない考え方もありますね。

    仕切り線

    メールにおいては「記 以上」が必ずしも重要な部分を目立たせることにはなりません。そこで、ーや◇などの記号を並べて線上にした仕切り線で、「記書き」部分を視認しやすくします。仕切り線で区切ることで、読む人にポイントをとらえやすくするわけです。

    「以上」で終わらない

    「記 以上」では「以上」の後には何も書かないのが基本です。しかしメールでは「以上」が行の左端に来てしまうせいもあり、いかにも事務的な印象が強くなりすぎます。メールにおいては「以上よろしくお願いします」や「以上、不明な点は〇〇までお問い合わせください」のように、一言添えることで、より丁寧な印象を与えられます。

    まとめ

    「記 以上」は文書を簡潔にするための書式として有効なものです。こうした定型的な文書でこそ、その書き方などでビジネスマンとしての素養を試されていると考えたいものです。決まりきった文書だから、誰が書いても同じだ、ではありません。字の大きさや位置、箇条書きの仕方など、読み手によりわかりやすい表記を工夫することで、ビジネスシーンでの心配りの細やかさを示せるのです。

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