ご担当者様の使い方｜御中・各位との違いや社内メールでの使い方・英語も

2021 12/11

2021年12月11日

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「ご担当者様」の正しい使い方を知っていますか？ビジネスマンとしてはお客様との連絡、社内での連絡等で使うことが多い「ご担当者様」。ここでは「ご担当者様」の使い方や英語について解説します。社会人として使えて当たり前ですので、覚えておきましょう。

「ご担当者様」の読み方

「ご担当者様」の読み方を知っていますか？多くのひとは知っているでしょうが、間違って覚えていたら大問題です。ここでは「ご担当者様」の読み方を解説します。ビジネスシーンで頻繁に見られる言葉であり、自分自身で使うことも多くなる言葉です。確実に押さえておきましょう。

「ご担当者様（ごたんとうしゃさま）」と読む

「ご担当者様」は「ごたんとうしゃさま」と読みます。ビジネスシーンにおいてよく目にする言葉ですので、確実に覚えておきましょう。

「御担当者様」と書く場合も

「ご担当者様」は「御担当者様」と表記する場合もあります。ですが、基本的には「ご担当者様」と表記するのが一般的。相手方から送られてきたものに「御担当者様」と書いてあっても「ご担当者様」と一緒ですので、特段気にしないようにしましょう。

「ご担当者様」の意味とは？

「ご担当者様」とは「特定の事柄を受け持っているひと」を丁寧に表現したものです。相手の名前を知らない、または相手の名前の漢字が定かではないときに使います。主にメールや手紙などの書き言葉として使われ、ビジネスシーンでは頻繁に目にする言葉です。もちろん、電話などで話し言葉として使っても問題ありません。

「ご担当者様」は目上の人にも使える？

「ご担当者様」は目上のひとにも問題なく使えます。なぜなら「担当者」という言葉に尊敬を表す接頭語の「ご」と尊敬を表す接尾語の「様」がついているから。社内の上司にも、取引先にも使える表現なので使えるシチュエーションでは積極的に使いましょう。

「ご担当者様」と間違いやすい言葉

「ご担当者様」を間違って使っていませんか？「ご担当者様」を間違ったまま使ってしまうと相手に非常に不快な思いをさせてしまいます。ここでは「ご担当者様」と間違えやすい言葉について解説します。ビジネスマンとしては確実に頭に入れておきたい知識です。確実に「ご担当者様」と間違えやすい言葉は押さえておきましょう。

「ご担当者様御中」は正しい使い方？

「ご担当者様御中」は間違った表現です。なぜなら「ご担当者様」とは特定の人物に対して使う言葉にもかかわらず、後ろについている「御中」は「会社や団体などに使う言葉」だから。さらに「御中」自体に「様」という意味が含まれているため、「ご担当者様」とかぶってしまって二重表現となってしまいます。間違っても「ご担当者様御中」は使わないようにしましょう。

「ご担当者様各位」は正しい使い方？

「ご担当者様各位」も間違った表現です。なぜなら「各位」にも「御中」と同じように「様」の意味が込められていて、「ご担当者様」とかぶってしまうから。「各位」は「そこにいる全員」という意味を尊敬をもって表現したものですので、相手方が複数である場合に使います。担当者が複数人いる場合には「ご担当各位」「ご担当者各位」「関係者各位」などと言い換えましょう。

「ご担当者様」と「ご担当様」「御中」「各位」の違い

「ご担当者様」と「ご担当様」「御中」「各位」との違いは以下のとおりです。

・ご担当者様：担当者を尊敬して表現している
・ご担当様：「ご担当者様」と同じように使ってよい
・各位：「ご担当者様」とは違って複数人のひとりひとりを尊敬して表す
・御中：「ご担当者様」とは違って会社や団体などの宛名の下に書き添える

「ご担当者様」の使い方と例文集

「ご担当者様」の意味や違いを知っていたとしても、使い方や使う場面を知らなくてはまったく意味がありません。ここでは「ご担当者様」の使い方、使うときの注意点、例文を紹介します。「ご担当者様」の使い方を間違ったままにしていると非常に失礼にあたってしまいます。特に注意点には気をつけて「ご担当者様」を使いましょう。

「ご担当者様」の使い方1「担当者の名前がわからないとき」

「ご担当者様」の使い方1つ目は「担当者の名前がわからないとき」です。担当者の名前がわかるときには担当者の名前を使いますが、名前がわからない場合には「ご担当者様」を使います。たとえば「不良品の問合せ」「初めての取引」などです。担当者の名前がわからない場合には「ご担当者様」を使うようにしましょう。

「ご担当者様」の使い方2「メール等で担当者の漢字がわからないとき」

「ご担当者様」の使い方2つ目は「メール等で担当者の名前の漢字がわからないとき」です。名前の漢字を間違えることは非常に失礼な行為にあたります。しかしながら、口頭のみで自己紹介をされたときや電話で自己紹介をされたときには漢字を把握できません。そんなときには無理せずに「ご担当者様」を使い、名前の漢字を聞いたのちに個人名を使うようにしましょう。

「ご担当者様」の使い方3「社内で他部署の担当者に連絡するとき」

「ご担当者様」の使い方3つ目は「社内で他部署の担当者に連絡するとき」です。「営業部御中」としてしまうと「営業部の誰でもいいから見てください」という意味になりますが、「営業部ご担当者様」とすると「営業部で本案件を担当しているひとが見てください」と伝えられます。また、社内の人間に対して「様」を使うことに抵抗があるかもしれませんが、しっかりと「様」はつけるべきです。

「ご担当者様」を使用するときの注意点1「二重敬語」

「ご担当者様」を使用するときの注意点1つ目は「二重敬語」です。「二重敬語」とは「同じ種類の敬語を重ねて使うこと」を指していて、日本語として誤っているとされます。たとえば「ご担当者様各位」や「ご担当者様御中」が二重敬語にあたります。日本語として間違っている表現なので使わないようにしましょう。

「ご担当者様」を使用するときの注意点2「できれば個人名で」

「ご担当者様」を使用するときの注意点2つ目は「できれば個人名を使うこと」です。「ご担当者様」としてもいいのですが、個人名がはっきりとわかっている場合には個人名を使いましょう。また、個人名がわかっているが漢字などの表記が曖昧である場合には「ご担当者様」を使ったほうがいいです。

「ご担当者様」を使用するときの注意点3「返信用封筒の宛は様に変更する」

「ご担当者様」を使用するときの注意点3つ目は「返信用封筒の宛は様に変更する」です。相手方から送られてきたもののなかには「返信用封筒」が入っている可能性があります。そこには「〇〇宛」と書いてありますが、そのまま返信するのはマナー違反。「宛」を二重線で消して、「様」に変えてから返信するようにしましょう。

「ご担当者様」の例文

「ご担当者様」を使った例文は以下のとおりです。

例文

〇〇案件のご担当者様はいらっしゃいますか？
ご担当者様へお取次ぎ願えますか？
株式会社〇〇　人事部　採用ご担当者様

「ご担当者様」の英語表現

「ご担当者様」を英語でいえますか？グローバル化が進んでいくなかで海外のクライアントなどで英語を使う機会は増えていきます。ここでは「ご担当者様」の英語でのいいかたを紹介。英語で「ご担当者様」を使えるとビジネスマンとしてレベルアップできます。ワンランク上の社会人になるためにも、覚えておきましょう。

「ご担当者様」の英語表現1「Dear 〇〇,」

「ご担当者様」の英語表現1つ目は「Dear 〇〇,」です。「〇〇」には役職名を入れたり、部署名を入れたりしましょう。また語尾にカンマが必要ですので、決して忘れないように注意が必要です。

「ご担当者様」の英語表現2「To whom it may concern,」

「ご担当者様」の英語表現2つ目は「To whom it may concern,」です。相手を特定することなく使える便利な表現です。しかしながら、便利な表現として浸透しているからこその問題があります。それが「メールが読まれにくい」というもの。「To whom it may concern,」を件名にしてしまうと、「自分に送られてきた」と思わないため後回しにされたり、最悪読まれなかったりします。

「ご担当者様」の英語表現3「Dear Sir or Madam,」

「ご担当者様」の英語表現3つ目は「Dear Sir or Madam,」です。非常にフォーマルな言い回しであり、「To whom it may concern,」と同じように相手を特定しなくていい便利な表現です。しかしながら、ビジネスメールであまり使われなくなってきたこと、アメリカではジェンダーへの配慮の観点から性を区別する単語である「Sir」「Madam」を使うべきではないとの声もあります。

まとめ

「ご担当者様」は「あるものごとを担当しているひと」を表し、接頭語と接尾語によって丁寧さを表している表現です。ビジネスシーンではよく使われる表現であり、ビジネスマンとしては使い方を覚えてなくてはならないもの。また、よくある表現として「ご担当者様各位」や「ご担当者様御中」は二重敬語であり間違った表現です。必須の知識であるからこそ、確実に間違いなく使えるようになりましょう。