「稟議」の意味と使い方とは?通る稟議書の書き方や、類語を解説

稟議

会社や官公庁などで度々必要となる稟議書。ですがこの稟議書の正しい使い方はご存知でしょうか。初めて稟議書を書くとなると困惑してしまう人もいるでしょう。この記事では、稟議書の正しい書き方や、英語、類語などを解説します。ぜひ参考にしてみてください。

目次

「稟議」の意味とは

「稟議」の意味とは

多くの企業や官公庁で取り入れられている「稟議」。新入社員の方にとっては聞き慣れない言葉の一つであるため、迷ってしまう方も多くいることでしょう。そこでこの記事では、「稟議」について解説していきます。読めば明日から実践できる内容も紹介しますので、ぜひ日々の業務に活用してください。

「稟議」の読み方

「稟議」は「りんぎ」と読みます。しかし、本来の読みは「ひんぎ」です。音読みの場合「稟」は「りん」とも読むため、誤読である「りんぎ」が広く定着し、今では「りんぎ」が正しい読みとして扱われています。

「稟議」の意味

多くの企業や官公庁などで取り入れられている「稟議」は、会議や合議を経て提案や申請を承認するといった流れを簡略化したものです。わざわざ出席者全員の時間を調整したりなどせずとも、書面上のやりとりのみで済ますことが可能なのが最大の特徴です。この「稟議」をさらに効率化するシステムのことをワークフローシステムなどとも呼びます。

「稟議」を英語でいうと

「稟議」を英語にすると以下のような言葉になります。

・request for decision
・internal memo

「request for decision」「internal memo」が「稟議」に該当する英語ですが、そもそもこのシステム自体が日本企業特有のものであり、外国人にはあまり馴染みがありません。いずれにせよ、外国人の方には別途説明する必要があります。

「稟議」の基礎知識

「稟議」の基礎知識

概要を説明しただけではいまいち理解しづらい「稟議」ですが、ほかのシステムとどう違うのでしょうか。また必要となる場面はどういった時なのでしょうか。順番に解説していきましょう。

「稟議」と「決裁」の違い

「稟議」とは、上層部や他部署の関係者複数人に、順に承認を得る方法です。わざわざ会議を開くまででもないが、高額な費用が発生する提案や商品を導入する際に勝手に判断することはできず、必ず承認が必要となります。その際に使用されるのが「稟議」になります。

一方で「決裁」は、権限を持っている役職者一人に直接お伺いを立て承認を得る方法です。「決裁」は企業として非常に重要な事項を決める際に行われる方法です。

基本的に「稟議」や「決裁」の違いは大まかに上記の通りですが、企業毎に運用方法が違うのが実情です。企業風土によってその体系はさまざまであり、中には「稟議」が存在せず「決裁」のみで運用しているケースもあります。また、大規模な企業であれば「稟議」と「決裁」を同時に行うこともあります。

「稟議」を必要とする場面

一般的に「稟議」を必要とする場面は以下のようなケースです。

・パソコンや高額商品の購入
・外部との契約締結
・広告枠の購入
・派遣社員などの人材の採用
・出張の可否
・金融機関などの融資の確認

このように、一定以上の金額が発生する場合に「稟議」で承認を得るのが通常の運用方法になります。たとえば、少額の備品程度の金額であれば承認などなくとも発注することはできますが、費用が高額になる場合発注してもいいかお伺いを立てる必要があります。とはいえ、それだけのために関係者複数人の時間を調整してまで会議を開くのも多大な労力が発生します。そこで「稟議書」を作成して、書面を通して内容を把握してもらうようにすることで、無駄な労力をかけずとも申請できるようになります。

「稟議」の類義語・言い換え表現

「稟議」の類義語・言い換え表現

「稟議」の類義語や言い換え表現は以下のような言葉になります。

・決裁書
・起案書
・立案書
・伺い書
・回議書

企業によっては「稟議」ではなく、別の言葉で表しているケースも多々あります。また「稟議書」のフォーマットは企業独自に作成されているものがほとんどで、そのフォーマットにならって必要事項を記入し申請するような流れとなります。

「稟議」のメリット・デメリット

「稟議」のメリット・デメリット

「稟議」は業務上の多様な事案に柔軟に対応するため取り入れられたシステムです。ですが「稟議」にもさまざまなメリット・デメリットが存在します。では、どういったものがあるのでしょうか。順番に紹介しましょう。

「稟議」のメリット

「稟議」のメリットは主に以下の4つになります。

・会議の時間を削減できる
複数人の時間を調整してまで場をセッティングする手間を必要としません。

・申請内容を検討しやすい
「稟議書」に記載してある必要情報を見るだけで、内容を把握・検討しやすくなります。

・時間効率化
各々のタイミングで目を通すことが可能になるため、会議をするより時間効率化を図れます。

・決定事項に対して速やかに対応できる
一度「稟議」を通して承認得たものであれば、その範囲内であれば自己裁量で業務を行えます。また、その後申請内容について再度説明を求められた時でも「稟議書」があればそのときの記録を見せることで説明できます。

「稟議」は、上記に挙げている通り、業務の効率化を図れるのが最大のメリットです。各々の時間を拘束しないため、不要な会議の時間を減らせます。

「稟議」のデメリット

一方で、「稟議」にも3つのデメリットがあります。

・「稟議書」の作成に手間と時間がかかる
複数の人間に承認を得るといった都合上、中には申請内容に至るまでの経緯や背景知識に乏しい人がいる場合があります。専門的な知識を説明する要する内容であった場合、詳細を書き込む手間も増え、書類作成そのものに時間がかかってしまうことがあります。

・承認を得るまでに時間がかかる
会議のように複数人の時間を拘束するようなことがない一方、承認されるまでに時間がかかるケースがあります。中には半年以上待たされることもあり、遅々として対応が進まないこともあります。

・責任の所在が曖昧になる
複数人の承認を得る「稟議」の場合、個々の責任が薄れ、いざ問題が起きたときに責任の所在が曖昧になってしまう懸念があります。

上記のようなケースの場合、そもそも「稟議」のメリットでもある業務の効率化、時間の削減がまともに機能せず、かえって手間と時間を無駄に増やしてしまうこともあります。ベンチャーなど比較的風通しのよい企業風土であれば改善の余地もありますが、そうでない場合、誰もが不便で煩わしいと感じつつも全く改善がなされないといった実態が多々あります。

「稟議」の使い方・例文

「稟議」の使い方・例文

「稟議」をビジネス上で使う場合、以下のような言い回しがあります。

・「稟議」にかける
かけるとは、物事を行うことや、行動を起こすことを表します。

・「稟議」に回す
回すとは、回覧することを表します。

・「稟議」を通す
通すは、物事を通過するといった意味があります。

・「稟議」が下りる
下りるとは、許可されるといった意味があります。

基本的にどれも同じような意味なため、適宜使用を変えても問題ないでしょう。

「稟議書」の必要性

「稟議書」の必要性

「稟議」の概要をはじめ、メリット・デメリットなど紹介しましたが、そもそも「稟議」は本当に必要なシステムなのでしょうか。根本に立ち返って考えてみましょう。

「稟議」制度を一から理解すること

前述した通り「稟議」とは、会議や合議を経ずに承認を得るための簡略化した方法の一つです。自分自身が決定権を持っているわけではないが、会議をするほどではない内容に対して承認を得たいときに「稟議」にかけることになります。申請後ははじめに権限の低い人から承認を受けることになり、高い人に向けて順々に回していくのが一般的です。

多くの企業で考えなければならない「稟議」について

本来「稟議」は、手間や時間をかけることなく業務効率化を目的とした手段です。しかし実際は、書類作成に無駄に手間や時間がかかってしまう、承認を得るまでにも多大な時間がかかってしまうといった本末転倒なことも起こり得ます。また責任所在がはっきりしないことから、トラブルになったときに問題になることも少なくありません。

こうした現状を踏まえると、スピード感が求められる今の時代にはマッチしないシステムになりつつある側面があり、ベンチャー企業や小規模な企業では稟議を行わないところもあります。

とはいえ、すべてが駄目なわけではもちろんありません。「稟議」にかけることで多くの関係者の意見を聞けますし、それによってよりよい改善方法を見つけ出せることもあります。特に大きな組織における意思決定の場において、会議を経ずに多くの意見を聞けるのは非常に有益なことでしょう。

こういったことから、「稟議」における承認方法も、より簡便かつ柔軟なスタイルを採用していくことがこれからの時代に求められることではないでしょうか。

承認される「稟議書」の書き方・コツ

承認される「稟議書」の書き方・コツ

「稟議書」を作成する際、多くの企業では、独自に作成したフォーマットに沿って項目を記入していく流れになりますが、書き方にもいくつかコツがあります。順番に解説していきましょう。

「稟議書」で必要な項目

一般的に「稟議書」の項目は、以下のような内容で構成されています。

・決裁区分
可決・否決・条件付き認可・保留・差し戻しなど、最終判断内容がわかる項目です。

・決裁日、申請日

・決裁番号や起案部門
企業によっては、この項目はないこともあります。大規模な企業の場合、決裁番号や起案部門の項目がないと、取引先から問い合わせの連絡があった場合、担当部門がわからないなどの事態が発生することがあるため、記録することが大切です。

・件名
何についての稟議かわかるように簡潔に記載しましょう。

・承認欄
承認者がサインできる欄です。

・決裁者のコメント欄
内容に何らかの不備があった場合、この欄にその旨についてコメントが添えられます。

・発注先、契約先
購入先の会社名、仕様、購入時期などの情報を書き込みましょう。

・稟議事項
申請理由やその経緯を記入します。

・金額
支払い条件などを記載します。

・効果
想定されるリスクやデメリットを記入します。

上記のような項目で構成されているのが一般的な「稟議書」になります。企業規模によってはいくつかの項目がない場合があります。

「稟議書」のコツはこれだ!

「稟議書」を作成するにあたり、承認を得やすくする書き方のコツを紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

・稟議内容は結論から書く
誰が見てもわかりやすい文章を作成することが大切です。ビジネス文章のフォーマットに「PREP法」があります。「PREP法」とは「結論(要点)→理由→具体例→結論(要点)」の順番に書くフォーマットのことです。この方法を使うことで相手にわかりやすく説明できるようになります。また、説明すべき点が複数ある場合は箇条書きに書くのもよいでしょう。

・添付資料
見積書をはじめ、カタログ、工事明細書、写真、図面、イラストなど、必要に応じて資料を添付し、正確に情報を伝えるようにしましょう。また、できるならばほかの対比材料と比べて、購入商品が優れている点を説明できたらなおよいでしょう。

・マイナス要素を補完できる内容を記入する
「稟議書」を書く際にメリット・デメリットを記入する必要がありますが、デメリットを書く場合、必ずそれをカバーできる内容を書きましょう。そうすることでこの「稟議」を承認しても大丈夫だろうといった安心感や納得感を与えられます。

・事前に根回しをする
通したい案件がある場合、折に触れ話をしておいた方が理解を深めてもらいやすいでしょう。その際「お客様の都合もあるため、なるべく早めに承認していただけたら幸いです。」のように伝えておくと、対応を早くしてもらえるかもしれません。

上記のような点に気をつけて、稟議書の作成にあたってみてください。特にマイナス要素の補完は重要です。対策がいくつもあることで承認者からの信用がぐっと増し、稟議書のとおる可能性が高くなります。ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。

稟議書の管理方法について

「稟議書」は企業ごとに管理の仕方がさまざまですが、以下のようなことに気をつけることで、業務を円滑に進められることでしょう。ぜひ参考にしてみてください。

・保管期限を設定する
さすがに保管期限を10〜20年のような長期間に設定する必要はありませんが、通常3〜5年程度に設定することで、「稟議書」の管理も楽になるでしょう。

・ファイリングする
種類別または年度ごとに区別してファイリングしておくと、探す手間をかけずに見つけられます。

・サーバー上に保管
現在では、「稟議書」をクラウド上に保存して管理している企業もあります。共有のクラウドサーバーなどで管理して社内の人間なら誰でも閲覧できるようにしておけば、わざわざ書類を保存しておく必要もなくなり、スペースも有効活用できるようになります。

企業によっては、クラウド上での保管を行っていない企業もあります。クラウドサーバーの利用を取り入れることで、煩雑な作業の手間を減らして業務効率化が期待できるでしょう。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

日本企業特有のシステムである「稟議」ですが、今では企業ごとにさまざまな形に変化して取り入れられています。一長一短ある特徴を理解した上で上手に活用していきましょう。

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